Образец заполнения графика отпусков формы Т-7

Как составить график отпусков на 2022 год

График отпусков — документ, обязательный для работодателя. Его готовят и согласовывают заранее, учитывая и интересы персонала, и производственные нужды. Чтобы избежать штрафа, утвердить документ следует не позже чем за 2 недели до конца текущего года.

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, на будущий, 2022, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2021. Это последний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Образец пустой таблицы графика отпусков на 2022 год (бланк):

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2022 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

«13» декабря 2022 года

Об утверждении графика отпусков

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации , с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2022 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2022 год.

2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2022 года:

2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков.

2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

С приказом ознакомлены:

начальник отдела кадров

13 декабря 2022 года

Готовить приказ об утверждении графика отпусков не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2022-ом, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2022 год после оформления всех полей.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2022 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Нормативная база

• Светлана Черных (Кузнецова)

Если мы в столбце количество календарных дней поставили сотруднику 28 дней, а он потом решил взять по 14 дней, как тогда отразить это в графике?

Его никто не отменял, в ТК написано что надо уведомить, как уведомить не написано, каждый решает этот вопрос по своему

Есть графы фактическая и примечание, туда и пишите даты фактического отпуска, а в примечание сделайте пометку о переносе

Если мы добавляем в форму 2 дополнительных столбика, в дальнейшем в правом верхнем углу мы сможем также писать Т-7 . как на изначальной форме?
Или придется писать форма утверждена приказом №. ?

Как заполнить график отпусков на 2022 год

График отпусков — это документ, содержащий перечень работников и периодов их отдыха: планируемых и фактических. Этот локальный акт утверждают не позднее чем за 2 недели до конца года.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ, документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 18 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 17.12.2022 (18.12.2022 — суббота).

Существует унифицированная форма Т-7 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму графика отпусков, — составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите его в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».

В Трудовом кодексе РФ появилась статья 262.2 . В соответствии с ней, у работников с тремя и более детьми до 12 лет есть приоритетные права на выбор времени отдыха. Поэтому прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, поинтересуйтесь, когда планирует отдыхать эта категория работников.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации: у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 — 1 день ежегодно и предпенсионеров — 2 дня ежегодно (ст. 185.1 ТК РФ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 13.03.2019 № 124н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения».

Заполняем форму пошагово

Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.

Заполняем столбцы 1-6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

• названия структурных подразделений;
• наименование должности;
• Ф.И.О. (полностью);
• длительность отдыха в календарных днях;
• дата начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.

Закон не требует, чтобы работники были ознакомлены с графиком отпусков, но и не запрещает этого. Если решили ознакомить работников с документом, то подтверждением этого является личная подпись каждого работника либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в самом документе. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.

Столбцы 7-10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний. Как пример — указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Актуальный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2022 год.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) ранее хранился в отделе кадров в течение 12 месяцев. Но Приказ 25.08.2010 № 558 утратил свою силу после опубликования Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Им установлен новый срок хранения документа — 3 года.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2022 хранится до 31.12.2025 включительно.

За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков — это обязательный документ, который определяет, кто и когда отдыхает в течение года. Он утверждается приказом руководителя на календарный год максимум за две недели до начала нового отчетного периода.

Когда оформить график отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления: на 2022 год — до 17.12.2021. Унифицированный шаблон таблицы графика отпусков выглядит так:

Как его составить

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. До конца 2012 года форма была обязательная для применения. А теперь у работодателей есть возможность построить график отпусков в excel с календарем на 2022 год в произвольной форме или применять унифицированный вариант.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите Ф.И.О. и должность руководителя организации.

Шаг 4. В таблице заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О. и табельный номер.

Шаг 5. Заполните отпускные периоды. Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с плановой, если сотрудник отдыхает, как и первоначально планировал.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата.

Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, согласованный работодателем на 2022 год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить график отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как утвердить

Для утверждения необходимо издать приказ по организации. Он составляется в свободной форме. Обязательно укажите:

• полное наименование организации;
• реквизиты приказа (название, номер и дата);
• какой документ и на какой период утверждает;
• Ф.И.О. руководителя и ответственных за исполнение сотрудников.

Как вносить изменения

Запланированные даты отдыха часто не совпадают с фактическими, поэтому в течение года в график вносят изменения. Для корректировки сведений необходимо получить от работника письменное заявление, в котором он указывает дату начала нового периода и причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами корректировки оформляют таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае от работника потребуется заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Оба заявления составляются в свободной форме.

Отдых вне плана

Сотрудник вправе просить об отдыхе вне плана, для этого он пишет заявление в свободной форме. Работодатель принимает решение, согласиться или отказать. Согласие является правом, а не обязанностью нанимателя. Существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Работник вправе попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель вправе отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли вызвать сотрудника на работу

Работника по инициативе работодателя разрешается отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие — нельзя), но только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

По правилам, работодатель сначала предлагает работнику прервать отдых в связи с производственной необходимостью.

Унифицированная форма № Т-7 – график отпусков

Унифицированная форма Т-7 – график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. В статье мы расскажем об особенностях составления этого документа и приведем образец графика отпусков.

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков – бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

• заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
• найти замену уходящему в отпуск работнику;
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков – бланк и образец заполнения на 2022 год».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

• ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
• дополнительные отпуска;
• сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте в статье «Приказ об утверждении графика отпусков – образец (2022 – 2022)».

Внести изменения в график отпусков вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

• в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
• в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
• в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
• в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
• в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
• в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
• в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

• в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
• в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
• в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

График отпусков: образец заполнения в Word и Excel

Чтобы получить представлении о том, как заполняется документ, график отпусков скачать можно на нашем сайте по ссылке ниже:

График отпусков на 2022 год в Excel скачать можно здесь:

Знакомить ли с графиком персонал

Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Как и для чего это нужно делать, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, оформите пробный демо-доступ бесплатно.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение нормативно установленных сроков. С 18.02.2022 срок его хранения в архиве фирмы увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, на который издавался график (это следует из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Так, график отпусков на 2022 год, утвержденный в декабре 2022 года, заканчивает свое действие 31.12.2022, следовательно, сохранять его необходимо в течение 2023-2025 годов.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Итоги

График отпусков – документ, обязательный для составления и утверждения работодателем перед началом каждого очередного календарного года. При его оформлении может быть использована унифицированная форма Т-7, утвержденная Госкомстатом. В графике допускаются уточнения и дополнения. Его наличие не требует от работника подачи заявления на отпуск. Отсутствие графика приведет к административному наказанию в виде штрафа.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как составить график отпусков

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2022 год.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2022 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2022 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2022 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2022 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2022 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

• нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2022 № 14-2/ООГ-17850);
• должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2022 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2022 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2022 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Т-7 График отпусков: образец заполнения

График помогает решить сразу несколько задач:

1. Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
2. Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
3. Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
4. Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

График отпусков: пошаговая инструкция

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

• визирование непосредственно в шапке документа;
• создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

• специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
• бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

• наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
• появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
• сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
• потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

• отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
• планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

доктора наук — 48 рабочих дней;

кандидаты наук — 36 рабочих дней

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работающим ненормированный день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы: