На работе потеряли больничный лист, что делать?

В бухгалтерии потерялся больничный лист работника: корректировки в бухучете и отчетности

Листок нетрудоспособности служит оправданием отсутствия сотрудника на работе, основанием для начисления пособия и возмещения части его суммы из ФСС РФ. Разберемся, как быть бухгалтеру, если больничный лист потерян по вине компании.

Два способа получить дубликат больничного

Работник принес правильно оформленный больничный лист. Ему начислили и выплатили пособие по временной нетрудоспособности. Однако потом этот лист был утерян по вине работников администрации.

В такой ситуации нужно попробовать получить дубликат листка нетрудоспособности. Тогда никаких исправлений не потребуется.

Дубликат получает сам работник

Если к моменту выявления утраты работник еще трудится в вашей компании, попросите его принести из поликлиники дубликат документа.

При этом имейте в виду, что работник должен принести дубликат больничного листа лишь в том случае, если он сам потерял этот документ. Если же сотрудник своевременно принес правильно оформленный листок нетрудоспособности, который впоследствии был утерян по вине администрации работодателя, обращаться в медучреждение за дубликатом он не обязан.

Если за дубликатом обращается компания

Предположим, что работник отказался идти в поликлинику за дубликатом или уже уволился. В таких случаях компания сама может попробовать обратиться в территориальное отделение ФСС РФ и поликлинику с заявлением о выдаче дубликата листка нетрудоспособности.

Не исключено, что получить дубликат не удастся. Дело в том, что потеря больничного работодателем – не основание оформлять дубликат. Дубликат больничного листа выдается только самому работнику и только в двух случаях:

  • работник потерял больничный лист;
  • больничный лист испорчен (врач допустил ошибку).

Такие выводы следуют из п. п. 56 и 57 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, и Письма ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761.

Других оснований оформить дубликат листка нетрудоспособности в законодательстве нет. Поэтому поликлиника может и отказать компании в выдаче дубликата.

Дубликат получить не удалось

Позиция ФСС РФ. Если компании не удастся получить дубликат потерянного больничного, то ФСС РФ не примет расходы по выплате пособия к возмещению (Письмо ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761).

Позиция судей. По мнению некоторых судей, расходы на выплату пособий можно подтвердить не только больничным листом (дубликатом), но и иными документами (Постановление ФАС Уральского округа от 28.06.2013 N Ф09-6578/13):

  • справками и письмами из медучреждений, в которых есть сведения о выданных больничных листах;
  • расчетами пособий по временной нетрудоспособности;
  • копиями корешков листков временной нетрудоспособности.

Аналогичные выводы следуют и из Определения Верховного Суда РФ от 12.12.2014 N 309-КГ14-5016.

Вместе с тем есть примеры судебных решений с противоположными выводами (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2006 N А43-2151/2006-40-80, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.03.2012 N 17АП-1262/2012-АК).

Пересчет взносов и корректировка отчетности

Если вам не удалось получить дубликат больничного листа и вы не готовы судиться с ФСС РФ, нужно:

  • исключить сумму пособия из состава выплат, подлежащих зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС РФ;
  • доначислить страховые взносы;
  • исключить сумму пособия из состава расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль.

НДФЛ, удержанный из суммы пособия, не подтвержденного больничным листом

При выплате пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер правомерно удержал НДФЛ. Поскольку сотрудник не обязан вернуть сумму полученного пособия, эта сумма так и остается его доходом. Нового дохода у работника (бывшего работника) также не возникает. Поэтому дополнительно рассчитывать налог либо возвращать ранее удержанный не нужно.

Страховые взносы

В отсутствие больничного листа у компании образуется недоимка по страховым взносам, которая состоит из двух частей.

Первая – это сама сумма пособия, ранее зачтенная в счет уплаты взносов в ФСС РФ. После утраты больничного листа сумма расходов, принимаемых к вычету, оказалась завышена. А значит, возникает задолженность перед фондом по страховым взносам.

READ
Политика конфиденциальности персональных данных

Вторая – страховые взносы (на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование), доначисленные на сумму этого пособия.

Обратите внимание: правомерно назначенные пособия не облагаются обязательными страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Однако, если пособие выплачено с нарушениями или неправомерно, оно, по сути, больше не считается пособием. Его сумма становится иной выплатой, начисленной в рамках трудовых отношений. Она облагается страховыми взносами на общих основаниях (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19).

Пропажа больничного выявлена в следующем квартале – сдайте “уточненку”

Если начисление пособия и момент обнаружения утраты больничного листа приходятся на разные отчетные периоды (кварталы), придется:

  • рассчитать и уплатить пени на сумму недоимки;
  • подать уточненные расчеты по формам 4 – ФСС и РСВ-1 ПФР.

С одной стороны, получив от работника правильно оформленный больничный лист, организация начислила пособие правомерно. И поэтому не должна подавать уточненные расчеты, а все доначисления бухгалтер отразит в отчетности текущего периода.

С другой стороны, если фонд при проверке обнаружит отсутствие больничного листа, доказать, что такой лист вообще был в наличии у компании, будет практически невозможно. Соответственно, проверяющие будут считать, что недоимка возникла именно в том периоде, в котором ему было начислено пособие.

В примере на с. 98 даны пояснения, какие показатели изменятся в уточненном расчете по сравнению с первоначальным.

Исправления в бухучете

Итак, мы выяснили, что пособие, не подтвержденное больничным листом, по сути, пособием больше не является. А раз так, компания должна отнести его за счет собственных средств в дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”. Причем это касается обеих частей пособия, выплачиваемых за счет:

  • работодателя (дебет 20);
  • средств ФСС РФ (дебет 69).

По общему правилу корректировку ошибок, в частности сумм пособий, не подтвержденных больничным листом, следует проводить с учетом положений ПБУ 22/2010, а именно:

  • учитывать момент выявления ошибки;
  • уровень ее существенности;
  • факт утверждения или неутверждения прошлогодней отчетности.

Потеря больничного листа обнаружена в текущем году

В месяце обнаружения утраты больничного листа нужно внести исправления в бухучет. Обратите внимание: в данном случае существенность ошибки значения не имеет, поскольку годовая отчетность еще не утверждена (п. 5 ПБУ 22/2010).

Первое, что нужно сделать в бухучете, – исправительные проводки, отменяющие начисление пособия по утерянному больничному листу.

Покажем их на примере.

Пример. Корректировки в бухучете и отчетности по страховым взносам

Менеджер ООО “Пион” А.И. Иванов болел с 1 по 5 июня 2015 г. Он вышел на работу 8 июня и предъявил правильно оформленный больничный лист. Бухгалтер начислил пособие 9 июня.

Страховой стаж А.И. Иванова превышает восемь лет. Он имеет право на пособие в размере 100% среднего заработка.

Средний дневной заработок работника для целей расчета пособий – 500 руб. в день. Сумма пособия сложилась из двух частей:

  • 1500 руб. (500 руб. x 3 календ. дн.) – за счет средств работодателя;
  • 1000 руб. (500 руб. x 2 календ. дн.) – за счет средств ФСС РФ.

НДФЛ с суммы пособия составил 325 руб. [(1500 руб. + 1000 руб.) x 13%].

На руки работник получил 2175 руб. (1500 руб. + 1000 руб. – 325 руб.).

В августе 2015 г. А.И. Иванов уволился.

В сентябре бухгалтер обнаружил, что больничный лист работника потерян.

Что должен сделать бухгалтер в сентябре 2015 г., выявив пропажу оплаченного больничного листа?

READ
Куда звонить, если умер человек дома. Какие действия?

ООО “Пион” применяет общий тариф страховых взносов во внебюджетные фонды, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний уплачивает по тарифу 1%.

Решение. Проводки в бухучете

В сентябре 2015 г. после выявления пропажи больничного листа бухгалтер ООО “Пион” сделал в бухгалтерском учете следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70

Дебет 69, субсчет “Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование”, Кредит 70

Дебет 76 Кредит 70

  • 2500 руб. – отражена сумма выплаченного пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденная больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 76

  • 2500 руб. – отнесена на прочие расходы организации сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная по пропавшему больничному листу;

Дебет 91-2 Кредит 69, субсчет “Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии”,

  • 550 руб. (2500 руб. x 22%) – начислены взносы в ПФР на сумму пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69, субсчет “Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование”,

  • 72,5 руб. (2500 руб. x 2,9%) – начислены взносы в ФСС РФ на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69, субсчет “Расчеты с ФФОМС”,

  • 127,5 руб. (2500 руб. x 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом;

Дебет 91-2 Кредит 69, субсчет “Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний”,

  • 25 руб. (2500 руб. x 1%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным листом.

Корректировка формы 4 – ФСС за I полугодие

По сравнению с первоначально сданным отчетом в уточненном расчете изменились следующие показатели:

  • увеличилась облагаемая база по двум видам взносов – взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний – на 2500 руб.;
  • уменьшилась сумма расходов за счет средств ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности на 1000 руб.;
  • увеличилась задолженность компании по взносам в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на 1072,5 руб. (1000 руб. + 72,5 руб.);
  • увеличилась задолженность компании по взносам в ФСС РФ на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний – на 25 руб.

Корректировка формы РСВ-1 ПФР за I полугодие

Отразить изменение суммы страховых взносов в форме РСВ-1 ПФР можно двумя способами:

  • подать уточненный расчет за отчетный период, в котором была допущена ошибка;
  • отразить изменения в отчете за текущий отчетный период в строке 120 разд. 1 и разд. 4.

Бухгалтер ООО “Пион” решил подать в сентябре 2015 г. уточненную форму РСВ-1 ПФР за I полугодие 2015 г.

По сравнению с первоначально сданным расчетом в уточненном расчете изменились показатели:

  • увеличилась облагаемая база по двум видам обязательных взносов – пенсионным взносам и медицинским взносам в ФФОМС – на 2500 руб.;
  • увеличилась задолженность по взносам: на обязательное медицинское страхование – на 127,5 руб., на обязательное пенсионное страхование – на 550 руб.

Примечание. О заполнении уточненной формы РСВ-1 ПФР читайте на с. 18.

Потеря больничного листа обнаружена в следующем году

Порядок исправления в бухгалтерском учете ошибок прошлых лет в первую очередь зависит от того, признается такая ошибка существенной или нет.

В принципе существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи бухгалтерской отчетности. При этом ошибка может считаться существенной, если она способна повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основании бухгалтерской отчетности (п. 3 ПБУ 22/2010).

READ
Возврат Акционного Товара

По мнению автора, сумму пособия по утраченному больничному листу вряд ли можно считать существенной ошибкой – на экономические решения пользователей она, скорее всего, не повлияет.

Значит, такую сумму можно признать несущественной ошибкой. Соответственно, исправлять ее надо по правилам, которые установлены в п. 14 ПБУ 22/2010. А именно корректировки сделать в том периоде, в котором ошибка была выявлена (то есть в нашем случае – когда обнаружена пропажа больничного листа). Сумму пособия по утерянному листку нетрудоспособности следует отнести на счет 91. Вносить изменения в бухгалтерскую отчетность не требуется.

Исправляем занижение налога на прибыль

При корректировке облагаемой базы по налогу на прибыль разобраться нужно как с самой суммой пособия, выплаченного по утерянному больничному листу, так и со страховыми взносами с этой суммы.

Облагаемая база и сумма пособия

Пособие за первые три дня нетрудоспособности компания выплачивает за счет своих средств. Эта сумма уменьшает базу по налогу на прибыль (пп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поскольку больничный лист утерян, пособие нужно исключить из состава расходов. Так как при отсутствии листка нетрудоспособности эти суммы не относятся к экономически оправданным и документально подтвержденным расходам (п. 1 ст. 252 и п. 16 ст. 270 НК РФ).

Причем так поступить придется даже в том случае, если на основании трудового или коллективного договора сотрудникам предоставляется право болеть определенный период времени без предъявления больничного листа. Ведь такие затраты не соответствуют критериям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса. Они не являются документально подтвержденными в связи с отсутствием листка нетрудоспособности. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 21.05.2010 N 03-03-06/1/340.

Облагаемая база и доначисленные страховые взносы

Компания вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму доначисленных страховых взносов. Их можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом неважно, что выплаты, на которые взносы начисляли, не уменьшают облагаемую базу по налогу прибыль (Письмо Минфина России от 15.07.2013 N 03-03-06/1/27562).

В случае если исправительные операции проведены в следующем отчетном периоде, у компании может возникнуть обязанность подать уточненную декларацию. Но только в том случае, если сумма корректировки пособия за первые три дня болезни работника будет превышать сумму доначисленных страховых взносов.

В противном случае компания вправе подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, но не обязана этого делать.

Примечание. Как выявить фальшивый больничный лист

Читайте в электронном журнале “Зарплата” (e.zarp.ru, 2013, N 12).

Эксперт по бухучету и налогообложению

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. –> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Если работодатель потерял больничный – что делать?

Что делать – если работодатель потерял больничный? Можно ли получить возмещение без этого документа? Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, не очень добросовестно относящиеся к хранению первички. В статье рассматриваются варианты решения проблемы.

Как восстановить больничный лист при утере?

Если работодатель потерял больничный лист, то, к сожалению, медицинское учреждение не выпишет дубликат по запросу организации. Действующее законодательство предусматривает выдачу листка нетрудоспособности только застрахованному лицу. То есть если работодатель потерял больничный, нужно попросить работника обратиться в больницу, где был оформлен первичный бюллютень, за дубликатом.

Напомним, с 2021 года на территории всей РФ действует пилотный проект ФСС «Прямые выплаты», согласно которому работодатель оплачвает только первые 3 дня болезни из собственных средств. Пособие за последующие дни болезни оплачивает Фонд напрямую сотруднику на карту на основании представленных работодателем документов.

READ
Взять Ребенка Из Детского Дома База Данных Екатеринбург

Минимизировать риск утери больничных листов можно подключившись к информационной системе ФСС РФ – ЕИИС «Соцстрах». В этой системе больничный заводится врачом в электронном формате. Работодатель заполняет данные для оплаты и отправляет их в ФСС. А Фонд в свою очередь осуществляет оплату.

Как организовать работу с электронными больничными, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, оформите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Почитайте о том, как правильно сделать начисление пособия в статье «Начисление больничного листа — пример».

Если же вы обнаружили, что больничный отсутствует во время проверки ФСС, например, при возмещении средств за предыдуще годы, Фонд откажет в возврате выплаченной вами суммы. Если сотрудник уже не работает, отправить его за дубликатом не выйдет. Что делать в этом случае, расскажем в следующем разделе.

Как получить дубликат больничного, если он утерян?

Работодатель потерял больничный – что делать в такой ситуации? В определении Верховного суда РФ от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521 снова подтверждается позиция о том, что дубликат утерянного больничного организации не выдается, но при этом есть документы, которыми допустимо подтвердить правомерность начисления пособия.

Такими документами могут быть:

  • письма медучреждения со всеми реквизитами бланка утраченного больничного, а также данными физлица и информацией о болезни;
  • копии корешков выписанных листков нетрудоспособности.

Многочисленные судебные решения показывают, что возмещение выплаченных пособий возможно не только на основании больничного листа. Например, к подобым выводам приходил ФАС Уральского округа в постановлении от 28.06.2013 № Ф09-6578/13 по делу № А60-40210/2012.

АС Московского округа в постановлении от 03.08.2017 по делу № А40-22485/2017 установил, что у страхователя отсутствовал больничный лист работника, была только справка МВД об утрате данного документа главбухом, но в медучреждении была получена справка, подтверждающая выдачу листа нетрудоспособности и фиксирующая его содержание. Суд пришел к выводу, что закон «Об обязательном соцстраховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ не ставит в зависимость право страхователя на возмещение соцвыплат от непредставления тех или иных копий документов. По мнению судей, в данном случае работодатель подтвердил другим документом право на возмещение средств, выплаченных по листку нетрудоспособности.

Прочитайте о том, как оформить расчет пособия, в материале «Образец справки-расчета к больничному листу».

Итоги

Если работодатель потерял листок нетрудоспособности, то рекомендуется отправить работника за дубликатом. По запросу работодателя дубликат не оформят. Если сотрудник уже не работает, а бюллютень нужен для возмещения затрат, по расходам до 2021 года, рекомендуем получить справку или иной подтверждающий право на соцпособие документ в медучреждении.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выдача дубликата больничного листа в случае утери

Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача дубликата больничного листа в случае утери (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Выдача дубликата больничного листа в случае утери

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2019 N 14АП-2265/2019 по делу N А13-5384/2018
Требование: О признании частично недействительными решений камеральной проверки.
Решение: Требование удовлетворено в части. При этом не является безусловным основанием для отмены обжалуемого решения вывод суда о том, что действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен утраченных, тогда как из буквального толкования положений абзаца третьего пункта 57 следует возможность оформления застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии дубликата листка нетрудоспособности в связи с порчей или утерей листка нетрудоспособности, поскольку такой вывод не причел к принятию неправильного судебного акта.

READ
Закон о продаже алкоголя несовершеннолетним лицам

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Выдача дубликата больничного листа в случае утери

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как должен быть оформлен дубликат больничного листа
(КонсультантПлюс, 2021) Внимание: есть мнение, что дубликат может быть выдан, только если работник потерял первичный бумажный больничный. Но это не так. Дубликат больничного листа выдается независимо от того, кто потерял или испортил первичный бумажный больничный – ограничения на этот счет не установлены нормативно. Поэтому, если вы потеряли больничный лист или испортили его, например поставив неверную печать, попросите работника обратиться за дубликатом в медицинскую организацию, которая выдала первичный больничный, но только при условии, что работнику еще не выплачено пособие по временной нетрудоспособности по такому больничному.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Комментарий к Письму ГУ МРО ФСС РФ от 16.09.2020 N 14-15/7710-3972л
(Чимидова Е.)
(“Нормативные акты для бухгалтера”, 2020, N 20) Если в электронном больничном выявлены ошибки, а пособие еще не было выплачено, поликлиника направляет информацию в ФСС для формирования дубликата. Дубликат также может выдаваться в случае потери больничного до момента выплаты пособия. Способ оформления дубликата не зависит от того, как был изначально оформлен первоначальный лист нетрудоспособности.

Нормативные акты: Выдача дубликата больничного листа в случае утери

Приказ Минздрава России от 23.11.2021 N 1089н
“Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации”
(Зарегистрировано в Минюсте России 29.11.2021 N 66067) При наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности либо в связи с его порчей или утерей (до дня выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам), а также в случаях изменения причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии взамен ранее выданного листка нетрудоспособности оформляется дубликат листка нетрудоспособности.

Приказ Минздрава России от 01.09.2020 N 925н
“Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа”
(Зарегистрировано в Минюсте России 14.09.2020 N 59812) При наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности на бумажном носителе либо в связи с его порчей или утерей (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам), а также в случаях изменения причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии взамен ранее выданного листка нетрудоспособности на бумажном носителе оформляется дубликат листка нетрудоспособности на бумажном носителе, либо формируется дубликат листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Если бухгалтерия потеряла больничный лист работника

Судьи готовы поддержать предприятие при его обращении в лечебное учреждение за дубликатом листка о временной нетрудоспособности. Но при этом нужно учитывать особенности, ограничивающие, по мнению чиновников, применение такого документа. Об этом – в статье.

Применение дубликата возможно

Листок нетрудоспособности выдается медицинской организацией в день обращения либо в день закрытия больничного (п. 6 Порядка. утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Право на получение пособия по нему сохраняется в течение шести месяцев после выздоровления. Такой срок установлен также и при окончании периода освобождения от работы при уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании, долечивании (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Поэтому при утере листка нетрудоспособности еще до того, как он будет передан в бухгалтерию хозяйства, работник может обратиться в медицинское учреждение за дубликатом. Он оформляется лечащим врачом и председателем врачебной комиссии. При этом в новом больничном в строке «дубликат» проставляется отметка «V», а в строке «Дата выдачи» указывается дата его выписки (п. 57 Порядка № 624н, письмо ФСС России от 23 декабря 2011 г. № 14-03-11/15-16055).

READ
Оформление дачного участка по дачной амнистии порядок

Когда откажут в возмещении расходов

Если хозяйство выплатило работнику пособие, а затем потеряло листок нетрудоспособности, то ФСС России откажет в возмещении пособия. Позиция чиновников изложена в письме ФСС России от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761. Она заключается в следующем. Компенсация расходов возможна на основании оригинала или дубликата больничного листа. Другие документы ФСС России не примет.

Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.

Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения- утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.

Кроме того, в ФСС России считают, что для предотвращения необоснованной выдачи дубликатов листков нетрудоспособности их позиция должна быть доведена до соответствующих должностных лиц в медучреждениях (письмо № 15-03-11/12-7761).

Однако судьи в своих оценках не так категоричны. В постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 марта 2012 г. № 17АП-1262/2012 -АК арбитры поддержали предприятие. Поводом для спора с ФСС России послужило как раз представление при проверке дубликата, а не оригинала документа. По мнению судей, повторно оформленные листы с приложенными к ним расчетами сумм пособий представляют собой доказательство наступления страховых случаев и подтверждают фактическую выдачу работникам больничных, а также позволяют определить периоды временной нетрудоспособности.

При этом арбитры отвергли довод чиновников о непринятии дубликатов на том основании, что оригинал мог быть оформлен с нарушениями. Было принято во внимание и то, что со стороны работников больничные передавались своевременно. Также судьи посчитали, что в случае потери оригинала больничного законодательство не запрещает работодателю для возмещения понесенных им расходов обратиться в медучреждение за получением дубликата.

Как подтвердить утрату документов

Напомним: первичку нужно хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В случае пропажи первичных документов руководитель должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин происшедшего. Отметим: комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. Например, если они уничтожены во время пожара, то это должно подтверждаться справкой органов пожарного надзора.

В случае стихийного бедствия (наводнения, урагана или какой-либо другой чрезвычайной ситуации) подтверждение нужно получить у службы МЧС России. Такую аварию, как, например, затопление помещения, подтверждают соответствующие коммунальные службы, а факт кражи – органы внутренних дел. Поэтому в необходимых случаях в состав созданной комиссии входят не только собственные сотрудники хозяйства (представители администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности), но и представители милиции, государственного пожарного надзора, МЧС России, коммунальных служб. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем.

После чего нужно направить запросы в медицинские учреждения о выдаче дубликатов. Вполне вероятно, что у проверяющих чиновников ФСС России будут возражения против зачета расходов по социальному страхованию. Поэтому решение об обращении в суд хозяйство должно принять самостоятельно.

READ
Что делать, если в соц сети нас обманули?

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.

Вопросы-ответы Утерян больничный лист: как поступить

Лист нетрудоспособности – подтверждение того, что работник отсутствовал по месту своего трудоустройства по оправданной причине. Он также является документом для расчёта и начисления денежных средств за пропущенные дни. Каждый человек должен знать, какие действия ему предпринимать, если потерял больничный лист, что делать в таких обстоятельствах.

Лист временной нетрудоспособности: основные сведения

Бланк выдаётся только на дни болезни и реабилитации (в том числе для осуществления ухода за ребёнком, иным родственником, по беременности и родам) тем учреждением здравоохранения, в котором работающий человек получал необходимое лечение. Это важная официальная бумага, по ней выплачиваются деньги. Но, как любую другой документ, его можно потерять. Нужно иметь представление, как восстановить больничный лист в случае потери и сколько времени даётся на то, чтобы получить свои деньги полным объемом.

Дальнейшие действия зависят от того, кто является виновником данного происшествия. Не только сам сотрудник становится причиной утери документа, иногда это происходит по вине руководства. Медицинский работник может неправильно его заполнить, тогда бывший пациент не получит свои деньги за пропущенные дни. Трудящемуся необходимо чётко понимать, что делать, если утерян больничный лист (по его собственной вине или по халатности иного человека).

Существует определённый Порядок оформления больничных листков. Предприятия здравоохранения, имеющие соответствующее разрешение на заполнение бланков этого документа, обязаны придерживаться инструкции, прописанной в Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (ред. от 28.11.2017) «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее по тексту Порядок). Отступление от этих норм приводит к проблемам для трудящегося и его руководства. ФСС не примет документ для отчётности по выплаченным средствам.

Нужно чётко знать, что делать, если работодатель потерял больничный лист, и не хочет его оплачивать. Необходимо получить вторичный экземпляр. У него такие же законные полномочия, как и у оригинала.

Внимание! Руководство не имеет права отказывать в возмещении пропущенного по болезни периода, если в бухгалтерию будет принесен дубликат.

Утеря больничного: последствия

Факт утери документа не несёт правовых последствий. Но выплата пособия будет задержана ровно на такое количество дней, сколько времени потребуется на восстановление. Не играет роли, кто виноват в данном факте, необходимо обратиться в то медучреждение, в котором был изначально выдан первичный лист.

Пособие начисляется в течение 10 дней с той календарной даты, когда листок будет принесён в бухгалтерию. Выдача денежных средств производится в дни выплаты ближайшей зарплаты. Важно представлять себе, что делать, если потерян больничный лист, для того чтобы получить вовремя свою компенсацию за дни болезни.

Восстановление документа

Утрата закрытого листка нетрудоспособности не означает, что теперь работник не получит пособие. Необходимо заняться восстановлением и оформить новый бланк, который будет отмечен как дубликат. Все действия регламентированы.

Получение второго экземпляра больничного требуется тогда, если деньги работнику ещё не были перечислены. Если выплата уже произведена, то смысла в восстановлении нет.

Есть законные причины для отказа в выдаче вторичного документа. Основная из них такая: обратившийся не представил справку от своего руководства о том, что средства ему не были переведены. При предъявлении указанной бумаги бывшему пациенту не имеют права дать отказ. Нужно знать, что делать, если в медицинском учреждении не соглашаются выдавать повторный документ. Жаловаться в ФСС!

READ
КАСКО и ОСАГО: в чём разница, понятия, стоимость

Правовая база

Все шаги по восстановлению прописаны в Порядке, по которому производится первичная выдача. Неправильное оформление может привести к отказу в компенсации дней нетрудоспособности. Поэтому врач должен заполнить все поля верно.

Процедура выдачи дубликата

Необходимо обратиться в организацию здравоохранения, выдавшую первичный документ. Лучше посетить того же врача, у которого сотрудник получал лечение. Если сделать это по каким-либо причинам не представляет возможным, то идти нужно к уполномоченному врачу.

Внимание! Доктор имеет право потребовать от обратившегося справку от работодателя, подтверждающую отсутствие выплат за пропущенные дни. Руководство обязано предоставить её в течение 3-ёх дней с момента написания просьбы. На основании этого будет выдан дублирующий больничный лист.

Заполнять бланк нужно с учётом тех же рекомендаций, что и первоначальный документ. Только в графе «дубликат» придется поставить «галочку». У больничного будет другая серия и номер, но юридическая сила у него точно такая же, как и у основного листка.

Документ утерян работником

Виноват в произошедшем факте может быть как сотрудник, так и сам работодатель. Когда трудящийся утерял медицинскую справку, ему необходимо обратиться в ту организацию здравоохранения, в которой он получал лечение. При себе нужно иметь основной документ гражданина РФ и справку от руководства об отсутствии выплат по потерянному больничному.

К справке предъявляются определённые требования:

Человек заполняет справку

  • Выдаётся на бланке фирмы (при отсутствии такового, то на обычном листе) с указанием основных данных – полное и сокращённое название предприятия, ФИО руководителя, адрес места расположения.
  • Заверяется подписями руководства фирмы и бухгалтерии, а также двумя основными печатями.
  • Содержит указание на то, что средства не были отданы по причине утери бланка.

Если справка будет оформлена неверно, то её не примут. Следовательно, и компенсацию сотруднику не перечислят. После регистрации письменного обращения от бывшего больного о выдаче вторичного документа созывается врачебная комиссия, она и принимает положительное или отрицательное решение.

Для быстрого получения дубликата необходимо сообщить реквизиты утерянного документа. При их отсутствии процесс может затянуться на несколько дней. Комиссия принимает решение в пользу бывшего больного. Сведения о повторной выдаче заносятся в карту пациента и в единую базу.

Больничный утерян по вине работодателя

Все листы нетрудоспособности должны фиксироваться в фирме и обязаны храниться в течение 5 лет. Но, если обнаружится пропажа, для восстановления необходимо предпринять следующие действия:

  • Нужно собрать комиссию из тех, кто занимает руководящие должности – директор, главный бухгалтер, начальник кадровой службы.
  • Комиссия должна выяснить причины произошедшего.
  • Также нужно выявить винновое лицо. Есть два варианта – утеря по причине форс-мажорных обстоятельств или по вине одного из сотрудников. К чрезвычайным ситуациям относится пожар, наводнение, техногенная или иная катастрофа, прочие случаи.

Вне зависимости от причины утраты, необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая выдала первичный документ. Нужно предъявить акт о произошедшем, составленный на основании заседания комиссии. По нему медучреждение оформит дубликат больничного.

Все выплаты должны быть произведены в полном объёме. Если будет установлено, что в утере документа виноват конкретный сотрудник, то с него необходимо взыскать те затраты, которые понес работодатель для получения дубликата.

Если виноваты сотрудники медучреждения

В потере больничного могут быть виноваты и работники медучреждения. При наличии таких обстоятельств нужно написать заявление на выдачу дубликата и получить его у председателя врачебной комиссии. Если же лечащий врач испортил бланк при его заполнении, необходимо выдать новый. О порче сделать соответствующую запись. При оформлении нового документы соблюдаются следующие требования:

READ
Заявление об обжаловании действий - бланк 2022

Врач составляет больничный лист

  • Нельзя использовать шариковую ручку. Но можно перьевую, гелевую или капиллярную.
  • Можно использовать только чёрные чернила.
  • Все записи необходимо производить печатными буквами.
  • Выходить за пределы строк нельзя.

Если эти требования не соблюдены, больничный считается испорченным.

Если работодатель или сотрудники ФСС обнаружат, что документ был заполнен с нарушением, они должны обратиться в медучреждение для исправления ошибок. Работнику пособие выплачивается в полном размере и без задержек. Его вины в произошедшем нет!

Когда ничьей вины нет

Больничный может быть утерян по вине обстоятельств, которые никак не зависят от воли человека. Это такие случаи, как пожар, наводнение, и прочие природные катаклизмы. Если имело место подобное происшествие, то порядок выдачи дубликата следующий:

  • созыв комиссии на предприятии;
  • составление акта о произошедшем;
  • обращение в медучреждение с актом для выдач дубликата.

Важно знать! Если по утерянным больничным уже были выплачены пособия, то выдача вторичных документов не имеет смысла.

Бюллетень в электронном виде

Сейчас начинают использовать листки нетрудоспособности в электронном виде. Это минимизирует риски их потери. В ближайшем будущем, все медицинские учреждения страны перейдут на электронный документооборот. Но может произойти так, что цифровая версия больничного также будет утеряна.

Для её восстановления необходимо обратиться в отделение ФСС, за которым «закреплён» работодатель. Не нужно созывать дополнительные комиссии или идти в медицинское учреждение. Электронная версия документа будет выдана в таком же формате.

Как создать электронный лист нетрудоспособности

Для организации работодателя введение электронных листков несёт сплошные плюсы: не нужно заводить отдельный архив, регистрировать документы в специальном журнале. Потерять цифровой больничный практически невозможно. Это может произойти лишь по причине компьютерного сбоя на предприятии или при техногенной катастрофе. Но копия всегда есть в ФСС.
.

Электронный листок нетрудоспособности имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант. Если врач оформил именно такой документ и направил его по месту трудоустройства болеющего, начальство должно произвести выплаты в полном размере.

Заключение

Утеря больничного листа не является основанием в отказе получения компенсации за период болезни. Необходимо оформить дубликат и предъявить его в бухгалтерию по месту работы для оплаты. Все начисления будут произведены по этому документу в ближайшие дни выдачи денежных средств.

Потерял больничный лист

Потерял паспорт и больничный лист! Больничный еще не закрыл! Должен пойти к врачу 6.10.15 потерял его я сам! у меня один вопрос могу ли я получить дубликат больничного листа с военным билетом? Потому что паспорт надо долго ждать, а больничный надо будет закрывать!

Потерял паспорт и больничный лист! Больничный еще не закрыл! Должен пойти к врачу 6.10.15 потерял его я сам! у меня один вопрос могу ли я получить дубликат больничного листа с военным билетом? Потому что паспорт надо долго ждать.

Работодатель потерял больничный лист, выданный в ноябре 2015 года в связи с родами. ФСС требует предоставить копию больничного листа. Что делать?

Потеряла больничный лист. Какие документы нужны для восстановления больничного листа. Куда обоащаться я знаю. В мед учр-е!

Где можно получить дубликат больничного листа если он открыт в одном городе а закрыт в другом? На работе потеряли больничный лист.

Первому ребенку 11 месяцев, если я подам больничный лист с 06.08.2015 г. потеряю ли уход за первым ребенком? Какие документы мне нужно подать вместе с больничным листом?

Потерял бумажный больничный лист. Есть фото не четкое. Как быть.

Потерял паспорт говорят что незакроют больничный лист Что делать (

Я сейчас нахожусь на больничном в связи с переломом руки. Один мой больничный лист закончился, поэтому сразу же был выдан второй. Первый больничный лист я заверила печатью в травмпункте и сдала на работу. А второй больничный лист – поскольку плохо себя чувствовала и забыла, что больничных листов на зтот раз выдали два – потеряла. Скажите. Пожалуйста, какие негативные последствия это может иметь? Что мне делать?

READ
Как доказать, что наследник является недостойным?

Меня уволии с работы за прогулы, и без моего ведома забрали с поликлиники мой больничный лист который мною был потерян. Закрнно ли востанавливать и отдавать больничные без моего ведома.

Я студентка, потеряла больничный лист, что делать?

Потеряла не закрытый больничный лист куда обратиться.

Потеряла больничный лист, дубликат не дают, что делать?

Работодатель потерял больничный лист. В праве ли медучреждение выдать дубликат на данном основании?

Потерян больничный лист. Могут ли мне не выплатить деньги?

Что делать если бухгалтер потеряла больничный лист по декрету.

Как оплачивается больничный лист? За 10 дней больничного я потерял в зарплате 5000 руб.

Я случайно потерял больничный лист и хочу спросить, имею ли я право на выдачу дубликата?

Начальник потерял больничный лист и не передал его в бухгалтерию, что мне делать в такой ситуации?

Скажите как быть оформлял бумажный больничный лист корешок линия отреза отрезала с подписью больного оставила себе и потеряла что будет, а больничный лист отдала больному как положено.

Потеряла документы в том числе больничный лист. Не знаю что теперь делать.

В поликлинике потеряли карту, без неё невозможно закрыть больничный лист, что делать?

Мне выдан больничный лист по беременности и родам с 18 мая 2017 года по 04 октября 2017 года. Подскажите, пожалуйста, могу ли я выйти с больничного листа до его окончания (1 сентября), что я потеряю, если выйду раньше, и нужно ли переделывать больничный лист или достаточно будет письменного заявления? Заранее спасибо за ответ.

Мой работодатель продает ООО. Я в данный момент нахожусь на больничном с марта 2020 года и больничный лист мне пока закрывать не будут, т.к. у меня серьезное заболевание. Как меня правильно должны уволить, чтобы я не потерял в дальнейшем выплаты по больничным листам.

Пожалуйста как быть в такой ситуации только я с Украины. Моего мужа уволили 30 июнем, но с 24 июня по 2 июля он находился на больничном, больничный лист он сдал 2 июля старшему продавцу который и потерял больничный лист. В отделе кадров сдали что больничный лист оплачивается 25% а управляющий магазина говорит что ему больничный лист не оплатит, что делать в такой ситуации.

Семь месяцев была на больничном (Дисцикулярная энцефолопатия головного мозга 2-3 степени. Винвалидности отказали (предложили еще понаблюдаться у психиатра и невропатолога) В.Больнице где я прикреплена была утеряна моя медецинская карта и последний больничный лист. По состоянию здоровья мне пришлось уволиться. Бугалтерия не выдает мне компенсацию положенную при увольнении ссылаясь на то что несдан последний больничный лист. Скажите как мне правильно поступить? Одни потеряли больничный лист и не могут его восстановить потому что потеряли карту—другие не хотят выдавать расчет пото му что нет последнег больничного листа. Замкнутый круг.

У меня начальник не передал в бухгалтерию больничный лист. Можно сказать что он его потерял. Что мне делать?

Нахожусь в отпуске, попала в стационар, получила больничный лист о нетрудоспособности. После своего отпуска, ухожу в отпуск по беременности и родам. Стоит ли мне сдавать больниный лист? Ничего не потеряю?

Скажите, пожалуйста, что мне делать, если на работе потеряли мой больничный лист, сданный вовремя.

Ссылка на основную публикацию