Оформление командировки в 2022 году пошаговая инструкция

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
• возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

• работник досрочно выполнил служебное поручение;
• работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
• возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину изменения срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

• невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
• выполнение работником дополнительного служебного поручения;
• временная нетрудоспособность работника в период командировки;
• вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
• невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину продления командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

• отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
• отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.

Командировки в 2022 году: шпаргалка для бухгалтера

Содержание

• Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку
• Шаг 2. Оформить приказ о командировке
• Шаг 3. Оплатите командировку
• Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
• Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника
• Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе

Отправляя сотрудника в командировку в 2022 году, важно правильно заполнить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.

Шаг 1. Проверьте, можно ли отправить сотрудника в командировку

Нельзя отправлять в командировку:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. д., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление их в командировку с их письменного согласия и при условии, что их медицинские рекомендации не запрещают этого ( ст. 259 ТК РФ ):

• женщины с детьми до 3 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи на основании медицинского заключения;
• матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без супруга (супруги), опекуны детей этого возраста;
• родитель с ребенком до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим ребенком 14 лет.

Эти работники должны быть проинформированы в письменной форме о своем праве на отказ от командировки.

Отдельно выделим работников-инвалидов. Также разрешается направлять их в командировки только с их письменного согласия и до тех пор, пока они не запрещают это по состоянию здоровья. Это установлено частью 2 статьи 167 ТК РФ (эта часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2022 года № 372-ФЗ ).

Шаг 2. Оформить приказ о командировке

Чтобы отправить сотрудника в командировку, издайте приказ. В приказе должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество работника;
• ваша профессия (должность);
• структурное подразделение;
• причина, время и место поездки.

Вы можете оформить приказ в утвержденной форме или оформить его в самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

Шаг 3. Оплатите командировку

Командировочные расходы в 2022 году:

• для командировок по России – 700 руб в сутки,
• для командировок за границу – 2500 руб в сутки.

Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).

Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:

• стоимость аренды жилья;
• командировочные расходы в командировку и обратно;
• иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.

Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.

Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени

Отметить день выезда в командировку в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06». Количество отработанных часов не требуется.

Шаг 5. Получите отчет о командировке сотрудника

Отчет о поездке содержит:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие командировочные расходы;
• документы, подтверждающие прочие расходы.

Шаг 6. Перерасчет командировочных расходов на основании отчета о проделанной работе

На основании подтверждающих документов, полученных от работника после его возвращения из командировки, работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с командировкой. То есть, если работник обоснованно израсходовал деньги в сумме, превышающей сумму, полученную по отчету, то ему возмещается сумма перерасхода. Подчиненный обязан вернуть неизрасходованные суммы на счет работодателя.

Оформление командировки в 2022 году пошаговая инструкция

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

Документы для командировки в 2022 году — это не только приказ и авансовый отчет. Собрать полный пакет документов и правильно их оформить вам поможет наш материал.

Документы для командировки в 2022 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

• Т-9, если командируете одного человека;
• Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

• При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
• При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
• Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
• Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

— договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
• Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

• По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
• При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2022 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Учет и оформление командировок (кадры)

Документы 1С для регистрации командировок

Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП 3 используется документ Командировка . Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме №Т-9.

Для оформления приказа на группу сотрудников (форма №Т-9а) используется документ Командировка группы . Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует, и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа. Предполагается, что сначала вводится групповой документ Командировка группы , а затем автоматически создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.

Ввести документы Командировка и Командировка группы в разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников .

Документ «Командировка»

Документ Командировка является кадрово-расчетным, т.е. если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Командировка вводит пользователь с профилем Кадровик , указывая в нем данные, необходимые для оформления приказа, а затем пользователь с профилем Расчетчик в этом же документе рассчитывает оплату за время командировки и утверждает документ. В этой публикации рассмотрим работу с документом Командировка от имени пользователя с профилем Кадровик.

Месяц и дата документа

В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.

В реквизите Дата — дата оформления приказа на командировку.

Например, 30 мая оформляется приказ на командировку сотрудника, которая начинается в июне. В этом случае, в реквизите Дата следует указать 30.05, а в поле Месяц — Июнь, т.к. оплата за командировку, начинающуюся в июне, должна быть начислена в июньскую зарплату:

Срок командировки

Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п. 4 Положения о командировках.

• Днем выезда в командировку считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из населенного пункта, в котором постоянно работает сотрудник. При этом учитывается время отправления: если отправление произошло до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Аналогично, днем приезда считается дата прибытия транспорта в место постоянной работы с учетом времени прибытия.
• Если место отправления транспорта (станция, пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то при определении времени выезда / приезда учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Например, работник едет в командировку на поезде. Согласно проездным документам, поезд отправляется в 23:59 5 июня, а в место командирования прибывает в 08:00 уже 6 июня. Дата начала командировки в этом случае – 5 июня.

Обратно из места командирования поезд отправляется в 16:05 8 июня, а прибывает в 00:01 9 июня. Дата окончания командировки – 9 июня:

Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае вместо периода командировки указываются дата и количество часов командировки:

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник. Подробно этот механизм рассматривается в публикации «Временное освобождение ставок штатного расписания».

Данные для печати

На вкладке Дополнительно указываются данные для формирования печатной формы приказа.

Например, сотрудник организации ООО «Барбарис» Пионов О.И. едет в командировку в организацию ООО «Лютики», расположенную в городе Рязани, с целью закупки оборудования. Командировка финансируется за счет собственных средств организации ООО «Барбарис».

В этом случае Данные для печати заполняются следующим образом:

Введенные данные будут отражены в печатной форме Приказа о направлении сотрудника в командировку :

Стаж ПФР

Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию. На вкладке Стаж ПФР можно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.

Подробно этот вопрос рассматривается в публикации «Учет стажа для персонифицированного учета ПФР».

Печатные формы документа

Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:

• Приказ о направлении в командировку (Т-9) – пример в PDF;
• Командировочное удостоверение (Т-10) – пример в PDF;
• Служебное задание (Т-10а) – пример в PDF.

Документ «Командировка группы»

Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.

Сначала в табличную часть документа вносятся сведения о сотрудниках, направляющихся в командировку:

Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.

В результате в табличной части надпись Оформить отсутствие меняется на Отсутствие учтено , по нажатию на которую можно открыть соответствующий документ Командировка .

Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а – пример в PDF.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени рабочие дни, приходящиеся на период командировки отражаются буквой К :

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую..Речь идет о ситуации, когда работодатель долгосрочно (11 мес.) снимает.

Карточка публикации

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (1)

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме “Задать вопрос” возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку “Задать вопрос”, я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Проактивная выплата пособий ФСС с 2022 года

Семинар «6-НДФЛ в 1С за 2022 год» от 03.02.2022 — ответы на вопросы из чата

Исправление ошибок в учете по НДФЛ

Очень благодарны за семинар! На все интересующие вопросы получили грамотные ответы. Все четко и понятно!

Оформление служебной командировки

Оформление командировочных документов — это обязанность отдела кадров и бухгалтерии, определенная Трудовым кодексом и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверная подготовка документации может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Командировки в 2022 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2022 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

• издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
• сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
• подготовить авансовый отчет;
• выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

• в шапке указывается полное наименование организации;
• вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
• точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
• определяются сроки служебной поездки;
• указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2022 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
   • наименование регистра;
   • наименование экономического субъекта, составившего документ;
   • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
   • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
   • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
   • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
   • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2022 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.