Приказ о составлении графика отпусков

2022 год: график отпусков

Какую информацию он содержит и по какой форме должен быть составлен?

Должен ли работодатель учитывать мнение профсоюза?

В какой срок график должен быть составлен?

Какие штрафы грозят за несоблюдение срока составления графика отпусков?

График отпусков как документ

Что такое график отпусков и какую информацию он содержит

График отпусков составляется и оформляется в соответствии со ст. 123 ТК РФ менеджером по персоналу. В ТК РФ сказано, что график должен быть составлен как для работников, так и для работодателя.

В графике содержится основная информация о лицах, которым предоставляется график: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, количество дней и запланированные даты отпуска.

Кто составляет график и кто его утверждает

Заполнять график отпусков должны менеджер по персоналу. Информацию предоставляют руководители структурных подразделений на основе пожеланий работников и приоритетности. Утверждает документ работодатель.

Унифицированная или самостоятельно разработанная форма

Унифицированная форма N Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ 2004 г. № 1.

На базе формы N Т-7 может быть разработана индивидуальная форма. Она должна включать в себя основные графы:

сведения о сотрудниках;

информация о запланированных отпусках и о фактических датах отпуска;

информация о переносе отпуска с указанием документа-основания;

поле для подписи руководителя.

В график отпусков могут быть добавлены графы с дополнительной информацией, но это должно быть обязательно задокументировано.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза

Да, мнение профсоюзной организации должно учитываться. В графике отпусков для этого есть специальная графа «Мнение выборного профсоюзного органа». В ней нужно указать дату и номер согласования.

Должны ли индивидуальные предприниматели составлять график отпусков

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график отпусков. Работник и работодатель самостоятельно договариваются как о режиме работы, так и о порядке предоставления отпусков.

Если же сотрудников у индивидуального предпринимателя несколько, график отпусков всё же лучше составлять, чтобы избежать путаницы. Оговорённый и составленный график позволит выявить приоритетность при возникновении ситуации, когда в одно время в отпуск хотят выйти несколько человек.

Срок составления графика отпусков

График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.

Кто должен быть включён в график отпусков

Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.

Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.

Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.

План составления графика отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:

1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.

2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.

Выявление привилегий сотрудников. На этом этапе должны быть определена очерёдность предоставлений отпусков на основе приоритетов. Отдельным категориям граждан оплачиваемый отпуск может быть выдан в любое время. Такие, например, прописаны в ст. 262.1 и 262.2 ТК РФ.

Составление графика отпусков. На основе информации о пожеланиях сотрудников и приоритетности HR-менеджер заполняет график отпусков.

В график отпусков можно внести изменения. Причиной для изменений может служить, например, болезнь сотрудника, из-за которой он захочет перенести часть отпуска. По этой причине графу «фактическая дата отпуска» лучше заполнять после того, как сотрудник вышел на работу.

Внести изменения можно даже после того, как «фактическая дата отпуска» была заполнена. Если сотрудник вышел в отпуск не по графику отпусков, то запись нужно зачеркнуть. После этого нужно внести новую запись с пометкой «исправленному верить», указав должность и оставив подпись.

Штрафы

График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:

на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.

Приказ об утверждении графика отпусков – образец (2022 – 2022)

Приказ об утверждении графика отпусков – образец можно бесплатно скачать далее – составлять необязательно, однако он применяется многими работодателями. Рассмотрим особенности его оформления.

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ. На 2022 год нужно утвердить график не позднее 17.12.2022 года.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Способ утвердить график отпусков без издания соответствующего приказа вы увидите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Образец приказа на график отпусков для 2022 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Бланк и образец приказа об утверждении графика отпусков можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Итоги

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Образец и бланк документа актуален для 2022 и 2022 годов.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Как составить график отпусков на 2022 год. 10 ситуаций

Декабрь — время, когда необходимо составить график отпусков на будущий рабочий год. Предлагаем вам подборку самых интересных вопросов по этой теме от слушателей Контур.Школы. Отвечает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Мария Финатова

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки в Контур.Школе:

1. Отказ от унифицированной формы графика отпусков

Вопрос: решили отказаться от унифицированной формы графика отпусков. Необходимо ли утверждать отдельным приказом эту форму или достаточно того, что она будет приложением к приказу об утверждении графика отпусков?

Ответ: необходимо утвердить форму графика отпусков отдельным приказом по основной деятельности об утверждении формы графика отпусков и сделать ее (форму графика) приложением к данному приказу. Такой приказ издается единожды, потом график отпусков ежегодно утверждается в общем порядке.

2. Вносить ли в график отпусков отпуск, отгулянный авансом

Вопрос: сколько дней отпуска включать в график отпусков, если работник полностью отгулял отпуск в 2022 году и взял авансом отпуск из 2022 года?

Ответ: в график отпусков на 2022 год необходимо включить положенные по закону работнику за этот год дни отпуска. Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.

Учитывая, что работнику уже предоставили отпуск авансом, необходимо вести учет дней отпуска, которые использует работник, чтобы у него не было еще большей задолженности по отпуску перед вами.

Так как работник уже перегулял отпуск, то пока он не отработает необходимый рабочий период, у него всегда будет «перегул» по дням отпуска. В этом нет ничего страшного, за исключением того, что если работник вдруг захочет уволиться, то дни отпуска, которые он использовал авансом (если они еще будут), придется удержать из его заработной платы, конечно, если вы захотите производить удержания. Это ваше право, а не обязанность.

3. Сколько дней отпуска отражать в графике отпусков, если есть задолженность за предыдущие периоды

Вопрос: если у сотрудника на 31.12.2022 года накоплено 20 дней неиспользованного отпуска за предыдущие периоды, нужно ли эти дни включать в график отпусков на 2022 год или в графике указываются только 28 календарных дней?

Ответ: эти дни желательно включить в график отпусков при планировании отпуска на 2022 год, так как работник их заработал. Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ.

Если вы готовы отпустить работника на 48 дней в 2022 году, то в графике отпусков можно указать это количество дней отпуска. Если нет, то лучше указать реальное количество дней отпуска, которые работник отгуляет, но должно быть не менее 28 календарных дней, включающих хотя бы часть остатков дней отпуска за предыдущие периоды.

4. Можно ли включить в график отпусков только 28 дней, если работник отработал больше года?

Вопрос: будет ли являться нарушением, если работник отработал 1 год и 4 месяца и его отправили в отпуск на 28 дней, а не на 37 дней с учетом остатков отпуска за уже истекший период?

Ответ: не будет, если работник за рабочий год использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, положенных ему по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ. Если работнику полагается большее количество дней отпуска, например еще 3 дня за ненормированный рабочий день, то это будет нарушением порядка предоставления отпуска.

Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике. Но это не означает, что работник их отгуляет полностью, так как сложно спрогнозировать это изначально (работник может взять не все дни, у работодателя могут возникнуть обстоятельства, которые не позволят уйти работнику в отпуск, и т.д.). Главное, чтобы был использован минимум дней отпуска за год по закону — 28 календарных дней.

5. Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части

Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7? Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?

Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.

Деление отпуска на части и его предоставление по частям возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.

Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление осуществлять уже после утверждения графика отпусков.

Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.

Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.

6. Как распределять отпуска в графике отпусков и нужно ли учитывать пожелания работников

Вопрос: в организации 85 человек и невозможно спросить каждого, когда ему удобно пойти в отпуск, летние месяцы перегружены. Правильно ли, что если сотрудник отработал 11 месяцев с даты устройства, то он идет в отпуск? А те, кто работают уже не первый год, им можно поставить отпуск в любое время?

Ответ: в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем, при этом закон не предполагает учитывать мнение работников о том, кто и когда хочет пойти в отпуск. Работодатель составляет график отпусков таким образом, чтобы это не сказалось негативно на работе организации в целом (нужные работники в нужное рабочее время должны быть на работе, а не в отпуске).

Право на отпуск у каждого работника возникает после того, как он отработал в организации
6 месяцев с даты приема на работу в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Но есть исключения, установленные нормами ТК РФ и других законодательных актов, в отношении работников, которые могут пойти в отпуск удобное для них время. Например, по желанию может уйти в отпуск муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ; женщина перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, в соответствии со ст. 122 и 260 ТК РФ, и т.д.

Таким образом, при составлении графика отпусков необходимо включить всех работников в график в нужные вам как работодателю даты и периоды. Но следует иметь в виду, что категории работников, предусмотренных законом, могут пойти в отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков, и вы обязаны будете им этот отпуск предоставить.

7. Ознакомление с графиком отпусков на микропредприятии

Вопрос: на микропредприятии в штате семь человек. В целях упрощения учета и минимизации оформляемых документов не будет ли являться нарушением издание единого приказа на отпуска всех работников в начале года (в январе, в соответствии с графиком отпусков, в котором работники ставят свои подписи в декабре предыдущего года) с ознакомлением под подпись сотрудников в январе?

Ответ: в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель — некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

График отпусков не является локальным нормативным актом — он является графиком в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

В отношении микропредприятий отсутствует четкое правовое регулирование законодательством данного вопроса (можно ли график отпусков не утверждать в организации, которая является микропредприятием), поэтому лучше все-таки утвердить график отпусков, так как перечень, содержащийся в ст. 312.9 ТК РФ, полностью не конкретизирован.

При утверждении графика отпусков издание вами приказа не потребуется. Вы можете всех работников ознакомить с графиком отпусков.

8. Можно ли по желанию работника включить в график отпусков меньшее количество дней отпуска, нежели работник заработал в рабочем периоде

Вопрос: государственное казенное учреждение начало деятельность в январе 2022 года. Сотрудник принят 01.04.2022 и желает пойти в отпуск не до 01.04.2022, а в июле 2022 года за период 2022–2022 годов. А за период 2022–2023 годов он планирует пойти в отпуск в 2023 году. В график включили ему только отпуск за 2022–2022 годы. Не нарушит ли работодатель ТК РФ в предоставлении первого отпуска по истечении рабочего года, не включив в график на следующий год отпуск за период 2022–2023 годов?

Ответ: если работодатель в данной ситуации пойдет навстречу работнику, он нарушит порядок предоставления отпуска.

Право на отпуск у работника согласно ст. 122 ТК РФ возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Воспользоваться данным правом работник может сразу после 6 месяцев работы. Если же работник хочет использовать отпуск в июле 2022 года, т.е. уже после того, как пройдет больше года с даты его приема на работу, то работодатель нарушает порядок предоставления работнику отпуска.

Отпуск планирует работодатель. График отпусков является обязательным документом в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя. Работодатель не обязан (может, но не обязан) учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков.

В данной ситуации работнику необходимо предоставить отпуск, как только у него закончится первый рабочий год, т.е. после 01.04.2022, а не тогда, когда он хочет.

В график отпусков необходимо включать то количество дней, которое работник заработал за период работы, но не менее 28 календарных дней, так как это минимальная продолжительность по закону и меньше указывать нельзя.

9. Отражать ли в графике отпусков перерасход дней за прошлые периоды

Вопрос: если включить в график отпусков все положенные работнику дни, то он может тогда претендовать и в 2022 году на все положенные ему 80 дней отпуска (педагог в РКС) и тогда все время будет перерасход отпуска? По графику 2022 года остаток отпуска 4 дня, авансом работник брал в 2022 году 6 дней. Если ему не предоставлять сейчас отпуск, так как он его уже взял ранее, то у него останется 2 дня перерасхода отпуска. И в 2022 году можно ли вместо заложенных по графику отпусков на 2022 год предоставить 78 дней?

Ответ: график отпусков в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя является обязательным документом для исполнения. То есть дни, которые работодатель планирует в графике отпусков для работника, должны быть использованы работником в том году, на который составляется график отпусков. Соответственно, работник может претендовать на все 80 дней отпуска, если они запланированы для него в графике отпусков на 2022 год.

Остатки отпуска тоже желательно включать в график на следующий год, так как этот отпуск уже заработан работником, просто не полностью использован.

То, что у работника есть перерасход отпуска, не влияет на количество дней отпуска, которое ему положено в год по закону. И если это 80 дней в год, то в графике отпусков должно быть указано не менее 80 дней в год, несмотря на перерасход.

Для того чтобы избежать нарушений в графике отпусков, необходимо предусмотреть то количество дней отпуска, которые положены ему по закону ежегодно с включением дней отпуска, оставшихся за предыдущий период, то есть 80 дней + 4 дня, итого 84 дня.

10. Нужно ли в график отпусков вносить остатки отпуска с предыдущего года

Вопрос: сотрудник работает с 25.03.2020, отпуск 28 дней. Всего отпускных дней использовано
31 день, то есть остаток 18 дней. Правильно ли, что в график отпусков нужно внести остаток
18 дней и запланировать отпуск 28 дней?

Ответ: в данной ситуации вы можете поступить так: за период с 25.03.2022 по, например, 15.12.2022 (на текущую дату) работник заработал 48,72 дня (28 + 2,33 х 8 + 0,08 х 26) дня отпуска, из которых 31 он уже использовал, у него осталось 17,72 дня отпуска.

Таким образом, в графике отпусков вы можете предусмотреть 28 + 18 = итого 46 дней отпуска.

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

При участии Юлия Бусыгина

Работодатели должны ежегодно утверждать график отпусков. За отсутствие или неверное оформление этого документа госинспекция труда может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2022 год, а значит, избежать санкций.

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Оформить и дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. « Организация создана в 2022 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год ?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. « Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных »).

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит. Кроме того, следует включить в график и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. « Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда »).

Заказать электронную подпись для отправки отчета об «удалёнке» через mos.ru Получить через час

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если этот отпуск приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 — 119 ТК РФ). Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. « Как правильно делегировать право подписи гражданско ‑ правовых договоров и кадровых документов ».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2022 год — пятница, 17 декабря 2022 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника. В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Особенности графика отпусков в 2022 году

При составлении графика на 2022 год нужно учесть постановление Правительства РФ от 16.09.21 № 1564 «О переносе выходных дней в 2022 году». В нем установлено, что в 2022 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 1 января на вторник 3 мая; с воскресенья 2 января на вторник 10 мая и с субботы 5 марта на понедельник 7 марта. Также см. « Определен график переноса выходных в 2022 году ».

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 2 января являются нерабочими праздничными днями.

Поэтому если отпуск приходится на 1 или 2 января 2022 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 2 января остаются праздничными днями.

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом ежегодного повышения МРОТ Рассчитать бесплатно

Срок хранения графика отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

Как составить график отпусков

Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;
• доходы — до 120 млн рублей.

У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.

Сроки составления

График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.

График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2022 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.

Какие отпуска и каких работников включают в график

В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:

1. Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
2. Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.

В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.

График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.

У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:

• несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ );
• воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ );
• воспитывающие троих и более детей до 18 лет, если младшему ещё не исполнилось 14 лет ( ст. 262.2 ТК РФ );
• награждённых знаком «Почётный донор» ( п. 1 ч. 1 ст. 23 № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г. ).

Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.

Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ );
• усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев ( абз. 3 ст. 122 ТК РФ );
• мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам ( абз. 4 ст. 123 ТК РФ );
• жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями ( п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г. );
• работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ );
• внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы ( ч. 1 ст. 286 ТК РФ ).

Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.

В график не нужно включать:

• работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.

Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.

Как оформить график отпусков

Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.

Порядок оформления

Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.

На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.

При составлении нужно проанализировать:

• не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
• не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.

В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.

Форма документа

Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7 , утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.

Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.

Заполнение формы № Т-7

В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.

В табличной части указывают сведения по каждому работнику:

• графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
• графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
• графа 3 — его ФИО;
• графа 4 — табельный номер;
• графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
• графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.

Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.

Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.

Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.

Кто подписывает

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.

Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.

Как ознакомить работников с графиком отпусков

В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:

• сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
• в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
• вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.

Можно ли менять график в течение года

Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:

• отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
• работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
• отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.

При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:

• графу 8 «Основание (документ)»;
• графа 9 «Дата предполагаемого отпуска».

В графе «Примечание» вписывают причину переноса.

В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.

Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков

За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:

• штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
• штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.