Адаптация персонала: цели, методы, способы
Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет следующих факторов:
1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
- Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
- Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей
2. Сокращение уровня текучести кадров:
- Снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок
- Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы
Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации являются:
- Получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
- Снижение уровня неопределенности и беспокойства;
- Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
- Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
- Выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
- Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока;
Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:
- Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
- Выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
- Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
- Обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
- Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.
Аспекты адаптации
1. Корпоративная адаптация
Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
- Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
- Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
- Кто является ключевыми клиентами? Кто основными конкурентами?
- Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
- Какова структура компании? Где какие подразделения расположены?
- Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
- Какие действуют процедуры, регламенты?
- Кто и в каком порядке подписывает документы?
- и т.д.
2. Социальная адаптация
Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами.
На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:
- Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
- Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
- Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
- С кем обедать? С кем курить?
- У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
- Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
- К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?
- и т.д.
3. Организационная адаптация.
Обычно мы проводим на работе большую часть светового дня. Разумеется, это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с которыми предстоит разобраться новичку в первые дни / месяцы работы. Например:
- Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
- Где можно разместить свои вещи?
- Как оформить постоянный пропуск?
- Кто настроит компьютер?
- Когда и где выдают зарплату?
- Как здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
- Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
- Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?
- К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
- Где взять положенный корпоративный мобильный? Мед.страховку?
- Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
- Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
- Когда будет отпуск?
- и т.д.
4. Техническая (технологическая) адаптация
В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:
- Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
- Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
- Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
- Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
- Освоить специфическое программное обеспечение (БД).
- и т.д.
5. Профессиональная адаптация
Данный аспект адаптации связан непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений и навыков или требуется дообучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы интересуют менеджеров по персоналу и руководителя подразделения. А самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:
- Используемые в компании технологии и техники;
- Стандарты работы; Документация;
- Нормы, нормативы, технические требования;
- Перспективы профессионального и карьерного роста;
- Возможности обучения, повышения квалификации;
- Параметры оценки качества работы;
- и т.д.
6. Психофизиологическая адаптация
Данный аспект в первую очередь включает приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:
- Сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.
- График работы сдвинут. В некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других – с 11:00 до 20:00. Резко переключиться с одного режима работы на другой нередко бывает довольно сложно.
- Ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.
- Длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом.
- Проектная работа. В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.
Программа адаптации
Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.
Мы предлагаем вам описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации. Вам остается только выполнить все эти действия, предварительно определив исполнителей и сроки.
- Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
- Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
- Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
- Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
- Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
- Разработайте программу первого дня сотрудника.
- Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
- Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
- Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
Миссия компании, история компании;
Положение о персонале, внутрифирменные отношения;
Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
Технологии работы, техника безопасности;
Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
Не правда ли, довольно внушительный список действий. Но как бы ни было тяжело, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании.
Как устроена адаптация на новом месте работы
После поиска работы процесс привыкания к новой компании, команде и задачам — второй по уровню стресса. Чтобы облегчить его, современные работодатели используют специальные программы адаптации. Они призваны познакомить вас с целями компании, организационной структурой, командой, внутренними процессами и мягко погрузить в рабочие задачи.
Программы адаптации (или онбординга, как ее еще называют) особенно характерны для IT-сферы, но постепенно получают всё большее распространение и в других современных компаниях, которые серьезно относятся к подбору и найму сотрудников. Разработкой таких программ занимается департамент HR, а в их осуществлении участвуют руководители всех подразделений и некоторые опытные коллеги, которые помогают новичкам адаптироваться на новом месте.
Так что, если вы заинтересованы в выборе комфортного места работы, поинтересуйтесь на собеседовании, есть ли в компании онбординг. Если есть — это признак хорошего работодателя. Вместо прямого вопроса можно задать наводящие вопросы:
- Как обычно проходит первый рабочий день у новеньких?
- Будет ли наставник, к которому можно обращаться с вопросами? Как часто у новичков проходят встречи с ментором?
- Какие цели и задачи будут на период испытательного срока?
По ответам вы поймете, как организован процесс адаптации новичков в компании.
Зачем компаниям программы адаптации
«Да ну, это показуха! Работодателям всё равно, как мы себя чувствуем, лишь бы пахали», — скажут скептики. И будут неправы. Всё зависит от уровня работодателя. Иной раз после оформления в отделе кадров вас просто проводят к рабочему месту, а дальше во всем приходится разбираться самостоятельно или с помощью самых сердобольных коллег. А где-то в первый же день будет видно, что к вашему выходу готовились и рады вам.
Современные процессы управления персоналом строятся на понимании того, что людям должно быть комфортно и интересно работать в компании. Это экономически выгодно: если людям комфортно и интересно, они остаются в компании на долгие годы, а значит, рабочие процессы не будут страдать из-за частых увольнений и не придется тратить много средств на подбор новых сотрудников, поскольку поиск персонала для компаний — затратный процесс.
Поэтому продвинутые работодатели воспринимают первые месяцы работы новичка не только как испытательный срок, но и как задачу по адаптации. Потому что именно дискомфорт — наиболее частая причина увольнений в первые месяцы после устройства.
Не случайно программы адаптации особенно распространены в IT-сфере. Не секрет, что здесь идет настоящая война за таланты дефицитных IT-специалистов. С трудом заполучив профессионала, компания очень заинтересована в том, чтобы он не ушел с испытательного срока из-за сложностей и стресса, а быстро встроился в процесс и почувствовал себя комфортно.
Из чего складывается процесс адаптации
Адаптация или онбординг — процесс, который складывается из многих составляющих. Вот что рассказали про них Светлана Хомко, директор по персоналу компании AppFollow, и Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru.
1. Первый день
Важна забота о том, чтобы вы не растерялись и не чувствовали себя напряженно, выйдя на работу: вас встречают, провожают на рабочее место, где всё заранее подготовлено и настроено. Например, если это работа в офисе, то на вашем компьютере установлены программы и доступы к внутренним ресурсам, которые вам понадобятся, на столе разложены канцелярские предметы и ждет приятный сюрприз. Проводят первичный инструктаж и представляют коллегам.
Для вас уже составлен план занятий на первый день, а также план целей и задач на испытательный срок. Словом, вы не чувствуете себя брошенным и у вас возникает ощущение, что вас ждали.
«Наша команда всегда работает на удалёнке, с момента основания компании и по сей день, — рассказывает Светлана Хомко. — Мы автоматизировали этот процесс с помощью HR-платформы, к которой будущий сотрудник получает доступ ориентировочно за неделю до выхода в компанию. Там его ждет информация с подробным и структурным описанием того, что ему нужно подготовить к первому дню. Один из первых этапов знакомства с командой происходит в видео, где нового сотрудника приветствует команда. Ребята представляются, рассказывают, чем они занимаются в компании, по каким вопросам к ним можно обращаться, и выражают готовность помочь по возникающим вопросам. Обычно на одного новичка 7–9 сотрудников делают короткие видеоприветствия. Это производит благоприятное впечатление на новоприбывшего, и он чувствует себя нужным».
«В hh.ru целый ритуал приветствия новых сотрудников. Наш оффер — это целая презентация всех бизнес-направлений компании и преимуществ работы у нас. Начиная от приветственного видео с CEO и заканчивая подробным описанием бенефитов и видения бренда. В первый день новичок знакомится с командой, получает клевый welcome-pack и проходит экскурсию по офису».
2. Погружение в культуру, продукт, процессы и команду
В первые дни вас знакомят с основными внутренними правилами и традициями компании, ее устройством, объясняют ваши задачи. При правильной организации процесса это происходит не сумбурно, а системно: для вас уже подготовлены памятки и понятные наглядные инструкции.
«У нас на этом этапе новый сотрудник знакомится на онлайн-платформе с интерактивной информацией, где, помимо сухих справочных сведений, есть видеорассказ от основателей компании о том, как появился AppFollow, как развивалась компания, — объясняет Светлана. — Он изучает внутренние политики и описание корпоративной культуры, а также проходит тренинг по нашему продукту. На этом же этапе происходит личное знакомство с командой (в Zoom), с рабочими процессами».
«Мы создали рабочую среду на базе Teams, — говорит Ксения Степанова, — где можем эффективно взаимодействовать как удаленно, так и из офиса. Это гибридное рабочее пространство для создания инновационной коммуникации. Именно здесь новичок погружается в атмосферу компании благодаря другой разработке от Microsoft — New Employee Onboarding Hub». В ней отражено всё самое важное, с чем знакомится каждый новый сотрудник, чтобы понять цели компании и наши главные ценности».
3. Погружение в должность (роль)
Постепенно вас всё глубже погружают в задачи и рабочие процессы, объясняют всё, что непонятно. С вами регулярно встречается ваш руководитель, а иногда и наставник из числа коллег и HR-менеджер. При этом вам не только дают информацию и задания, но и интересуются вашими впечатлениями, с готовностью отвечают на ваши вопросы. Во многих компаниях для новичков разработаны готовые тренинги и программы обучения.
«Тут очень важен ментор, который отвечает за погружение, обычно это или тимлид, или кто-то другой из членов команды, — говорит Светлана. — В каких-то вещах новичку нужно будет разбираться и самому. Это осознанная часть нашего онбординга: важно, чтобы новые сотрудники проявляли инициативу и вовлекались во многие процессы самостоятельно и со своим свежим взглядом помогали нам вместе улучшать наши продукты, процессы, культуру».
«Новый коллега переходит в надежные руки ментора, с которым он будет плотно взаимодействовать в течение недели и чекать свои результаты на протяжении всего испытательного срока. По окончании трех месяцев ментор и команда отметят ключевые точки роста, предоставят результаты эффективности выполненных задач и дадут обратную связь».
Что делать, если вы оказались не в сказке
Не всем везет устроиться в компанию, где все описанные выше процессы уже выстроены. Как быть, если в компании новичков встречают по принципу «Вот твое рабочее место — дальше сам»? Придется взять ситуацию в свои руки.
В таком положении однажды оказалась Виктория, продакт-менеджер, когда присоединилась к команде IT-стартапа.
«В первый день мне рассказали про цели и задачи, показали структуру компании — и на этом всё. Но у меня уже был похожий неудачный опыт — когда я положилась на своего руководителя в вопросах адаптации, но за несколько месяцев так и не привыкла к новому месту. Поэтому я учла прошлые ошибки и составила себе план:
- Знакомство с руководителями и ЛПР;
- Структура, продукты, цели и миссия компании;
- Аудит проекта, который достался мне от предшественника.
Первую неделю я сама настойчиво назначала встречи, знакомилась, записывала пожелания и предложения. Уже на второй неделе я обсудила с руководителем свои первоочередные задачи на три месяца.
Через месяц с даты выхода я почувствовала себя достаточно спокойно и уверенно».
Мы надеемся, эта статья поможет вам при выборе правильного работодателя, адаптации на новом рабочем месте и подготовит вас к принятию будущих условий работы. Пусть ваша адаптация будет легкой, осознанной и принесет пользу вам и бизнесу.
Адаптация новых сотрудников: 3 подхода
Адаптация – это процесс приспособления сотрудника к работе в новой организации. Каждый человек, студент или опытный работник, испытывает стресс при смене работы. Людям свойственно переживать, справятся ли они, смогут ли наладить отношения с коллегами, как будет складываться взаимодействие с руководством. Мало кто может сразу включиться в работу, на привыкание к новому месту, согласно исследованию Superjob, требуется от одного до четырех месяцев.
Для работодателя важно, чтобы адаптация новых сотрудников была быстрой и безболезненной. Согласно исследованию, только 27% компаний организовывают пребординг новым сотрудникам ( процесс адаптации сотрудника к новым условиям ещё до его выхода на работу).
Большинство людей, уволившихся в первые 6 месяцев с начала работы, принимали решение об этом в первые 2-3 недели. Успешная адаптация персонала позволила бы избежать затрат на поиск и обучение сотрудников, взамен уволившихся.
Цели адаптации:
- Снижение издержек – чем быстрее сотрудник интегрируется в рабочую среду, тем быстрее станет работать эффективно.
- Сокращение текучки кадров: если новый сотрудник чувствует себя некомфортно на рабочем месте, он может начать искать новую работу. Если адаптация проходит успешно, новый сотрудник быстро вливается в коллектив и шанс того, что он задержится в компании минимум на три года увеличивается на 69%.
- Экономия времени непосредственного руководителя: адаптация по определенному алгоритму помогает разным отделам организации лучше взаимодействовать для погружения новичка в рабочую среду.
- Уменьшение уровня стресса у нового работника.
- Повышение уровня удовлетворенности работой у сотрудника.
Что влияет на адаптацию?
- Открытость компании к приходу новичков в коллектив.
- Размер организации: в маленькой организации адаптация новых сотрудников менее формализована.
- Корпоративная культура – насколько она открыта, логично выстроена, есть ли готовые алгоритмы интеграции.
- Психологический климат в коллективе, в доброжелательной обстановке адаптация проходит быстрее.
- Навыки управления, как у непосредственного начальника, так и у высшего руководства.
- Мотивация нового сотрудника – настроен ли он на краткосрочное сотрудничество или планирует работать как можно дольше.
- Должность – большая ответственность и внушительный объем работы предполагают длительный период приспособления.
- Личностные особенности новичка – эмоциональный интеллект, коммуникативные навыки, образование, квалификация.
- Соответствие навыков и профессиональных компетенций занимаемой должности.
Виды адаптации:
Адаптация может быть первичной, если сотрудник впервые в жизни приступает к работе, и вторичной, когда у него уже есть трудовой опыт. Однако, это деление не охватывает все направления, по которым проходит приспособление сотрудников к новой среде. Если рассмотреть этот процесс более детально, можно выделить следующие виды адаптации:
1. Социальная адаптация – знакомство с «атмосферой компании», интеграция в социальную среду, принятие норм поведения, активное взаимодействие с этой средой.
2. Производственная адаптация – включение сотрудника в процесс производства, изучение трудовых норм и производственных условий, сюда можно отнести привыкание к новой технике и программному обеспечению, изучение CRM-системы.
3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, необходимых на новом месте работы, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации.
4. Физиологическая адаптация – приспособление к новым условиям работы, графику, нагрузкам.
5. Психологическая адаптация – построение отношений с коллективом и руководством.
6. Организационная адаптация – изучение механизмов взаимодействия в организации: к кому можно обратиться с тем или иным вопросом, кто кому подчиняется. Ее итог – четкое понимание своего места в структуре компании.
7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к системе материального стимулирования, уровню оплаты.
Три подхода к адаптации
1. «Оптический» – «вы работайте, а мы на вас посмотрим»
Этот подход нельзя назвать удачным. Работодатели, выбирающие его, предпочитают обсуждать заработную плату и обязанности сотрудника после того, как посмотрят на него в деле. Обучения практически нет, новичок сразу приступает к работе. Если он не подойдет, нанимают другого. Для нового сотрудника это может обернуться разочарованием и ощущением ненужности.
2. «Армейский» – «тяжело в учении, легко в бою»
Испытательный срок становится настоящим экзаменом на выживание – новичку дают сложные и ответственные задачи, но не объясняют, как их выполнять. В этих условиях остаются только самые целеустремленные. С сотрудником, который не подошел, расстаются и нанимают нового. Этот способ имеет негативные последствия: после зачисления в штат, новый сотрудник расслабляется или начинает «мстить». К новичкам в таких организациях относятся враждебно или стараются не замечать – неизвестно долго ли он продержится. Так попытка нанять самые лучшие кадры оборачивается в долгосрочной перспективе плохим отношением к работе и конфликтами в коллективе.
3. «Партнерский» – «мы поможем»
Этот подход – результат эффективной кадровой политики. Работодатель осознает, что идеальных кандидатов не бывает, не затягивает поиск, а выбирает на должность самого подходящего человека. Вход в работу максимально плавный – сотрудника обучают, знакомят с организацией, прикрепляют наставника, чтобы он мог задать ему свои вопросы.
Владимир Трофименко, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ, Член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России:
«Наша система проектного менеджмента внедрялась естественным органическим путем и базировалась на желании достигнуть целей компании. У нас нет отдела, который мог бы заниматься адаптацией персонала. Вместо этого внедрена система «стартапов». Они формируются исходя из психофизиологических особенностей каждого участника и основаны на непрерывном обучении руководителей групп, которые следят за балансом, четким планированием и иерархией внутри команды. При таком подходе эффективность целого подразделения всегда больше, чем сумма способностей составляющих его сотрудников.
Каждый стартап набирается под определенный проект, и его длительность зависит от срока выполнения задачи. Как только один стартап закрывается, сразу же формируется новый, уже с другим составом сотрудников. Таким образом, новый сотрудник не проходит долгий процесс адаптации, а сразу приступает к своему делу и знакомится с коллегами по стартапу. Когда задача меняется, новичок начинает вникать в особенности работы другого стартапа и работает с другими коллегами.
Довольно сложно принять структуру, где нет инструкций для персонала, процента от продаж и штрафов. Но результаты говорят сами за себя: у нас в Mankiewicz средний срок работы сотрудников – 12 лет, нет той текучки кадров, которой страдают российские компании. Многие остаются с нами, придя впервые студентами на стажировку. А значит, система подтверждает свою эффективность»
Этапы адаптации нового сотрудника
1. Ознакомление
Обычно оно проходит в течение испытательного срока. Работник знакомится с целями и задачами компании, корпоративной культурой, коллективом. Он анализирует, совпадают ли его ожидания и карьерные цели с тем, что предлагает работодатель, и делает вывод – оставаться ли работать в организации.
Работодатель же оценивает потенциальные возможности и профессиональные компетенции, чтобы понять, подходит ли работник для этой должности. В зависимости от принятого решения, кадровая служба готовит документы о приеме нового сотрудника в штат или об увольнении.
2. Приспособление
Эта стадия длится от месяца до года. Ее продолжительность зависит от сложности работы, предполагаемого уровня ответственности, той помощи, которую оказывают сотруднику коллеги, подчиненные, руководство и кадровая служба. Быстрее всего адаптируются кладовщики (27 дней), у офис-менеджеров и секретарей этот процесс занимает 46-47 дней. Менеджеры по продажам, бухгалтеры и руководители привыкают к новому месту работы за 80-82 дня. Дольше всех адаптируются программисты (102 дня) и сотрудники кадровой службы (100 дней).
3. Ассимиляция
Работник принят коллективом и хорошо осознает свое место в команде. Его эффективность повышается. На этом этапе сотрудник может сам определять, какие задачи важные и приоритетные, а какие – рутинные.
Ранее сайт Job.ru (ныне hh.ru) проводил опрос ” Кто чаще помогает новичку быстрее вписаться в новый коллектив, освоить новые задачи” и вот его результат:
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Адаптация персонала на предприятии
Адаптация персонала есть не что иное, как один из этапов в управлении персоналом. Она не только включает в себя адаптацию новичков в коллективе, но и распространяется на сотрудников, которых повысили. Даже после очередного отпуска вновь вышедшие на работу сотрудники переживают некоторое время адаптационный период. Сам процесс происходит на профессиональном и психолого-социальном уровне, сюда входит также общение с коллегами в нерабочее время.
Адаптация персонала есть не что иное, как один из этапов в управлении персоналом
Изначально система адаптации персонала начинается с оценки профессиональной подготовки сотрудника, его опыта на аналогичной должности. Чем больше опыта, тем легче новичку будет адаптироваться к новому месту работы. Если сотрудника повысили, в этот период ему необходимо время, чтобы освоиться с новыми условиями деятельности.
Как только нового сотрудника взяли на работу, происходит знакомство с компанией, выстраиваются цели, расставляются приоритеты, идет оценка обстановки, а также выявление авторитетных людей, на которых можно опереться, попросить помочь. Именно в этот момент адаптация новых сотрудников в организации проходит на должном уровне, и человек преодолевает некоторые проблемы, которых не избежать на начальном этапе.
Существует два пути: сотрудник старается влиться в коллектив, принимает и перенимает все условия труда, или же полностью разочаровывается и не находит общего языка с коллегами, что приводит к отрицанию и впоследствии – к увольнению. Благодаря взвешенному подходу администрации процесс приспособления к условиям работы можно значительно ускорить и улучшить качественно.
Целенаправленная адаптация
Адаптация персонала – это порядок действий в любой компании, который приводит к ознакомлению нового сотрудника или переходящего на другую должность с условиями и организацией трудового процесса. От того, насколько налажен будет сам процесс, зависит комфорт работников, руководства и «новеньких». Как только отрегулируется весь порядок действий, становится возможным минимизировать период преодоления новичками неуверенности в себе, знакомство с коллегами будет проходить в дружественной форме, не будет текучки кадров. Адаптация содержит в себе:
- ознакомительный тренинг>
- материал для прочтения новым сотрудником истории компании (ее цели, задачи, а также организационные моменты и условия трудовой деятельности, правила техники безопасности)>
- программу обучения (если в компании это предусмотрено)>
- озвучивание времени испытательного срока, если он предусмотрен, и следующие действия при принятии на работу на постоянной основе.
Для того, что все эти этапы выполнялись, необходимо назначить ответственного человека и поручить ему установить срок на каждый пункт.
Как проходит адаптация
Поиск и наем сотрудника – долгий и трудоемкий процесс, который считается очень важным для того, чтобы адаптация персонала в организации прошла успешно. Для этого предпринимаются следующие шаги:
- В течение периода от 3 до 6 месяцев новый сотрудник должен влиться в коллектив, увидеть внутреннюю работу и все условия трудовой деятельности. На этом этапе должна быть оказана помощь, чтобы он приобрел все необходимые навыки и умения именно для этой компании, опираясь на ее требования.
- На протяжении первых 3 лет, когда новый сотрудник сможет полностью охватить весь организационный процесс, стать полноправным сотрудником предприятия, необходимо оказывать эпизодическую помощь, предоставляя больше возможностей для самостоятельного принятия решений.
- Проводится консультирование новых сотрудников, обеспечивается так называемое наставничество. Система адаптации персонала в организации при этом происходит на контроле, что приводит к налаженному порядку.
- Продумывание процесса развития человеческого потенциала на протяжении всей трудовой деятельности в данной организации.
Активная позиция самого работника при адаптационном периоде – залог успеха и легкого прохождения всех трудностей на начальном периоде.
Адаптации персонала, как правило происходит поэтапно
Самое главное, что все вышеперечисленные этапы адаптации персонала проходят вместе с социально-психологическим аспектом, который не менее важен, чем рабочий процесс. Приобретение накопленного опыта, который выявляется именно во время испытательного срока, закрепляет умения и навыки и придает новому сотруднику уверенность, целенаправленность. Постепенно появляется то, что нужно руководству – мотивация на результат не только собственный, но и коллектива в целом, то есть позиционирование себя членом команды.
Виды адаптации
Виды адаптации персонала в организации в профессиональной литературе выделяют следующие:
- организационная адаптация – ознакомление и введение на предприятие>
- социально-психологическая адаптация, которая включает в себя знакомство и последующее взаимодействие с коллективом>
- профессиональная адаптация – внедрение в сам трудовой процесс, введение в профессию>
- психофизиологическая адаптация – реакция на смену обстановки и рабочего времени.
Организационная адаптация
Это самый сложный вид адаптации, ведь он включает в себя осознание структуры всего процесса деятельности данного предприятия. Не имея никаких прописанных и четко установленных правил и требований, новичку очень сложно самостоятельно разбираться во всех тонкостях трудовой деятельности.
Привыкание в этой сфере пройдет быстрее, если сотрудник имеет подробную и понятную должностную инструкцию. Это необходимо, поскольку проанализировать и получить в большом объеме информацию о рабочих моментах за такой короткий срок представляется практически невозможным.
Социально-психологическая
Такая адаптация сотрудников в организации содержит в себе аспекты общения и социального взаимодействия с окружающими людьми. В лучших компаниях, которые заботятся о корпоративной культуре и рабочей атмосфере, часто организовывают тренинги, корпоративы, совещания, на которых сотрудники могут пообщаться иногда в неформальной обстановке.
Социально-психологическая адаптация нужна на любом предприятии, так как взаимоотношения людей – один из важнейших аспектов в трудовой деятельности. Понятие человеческого фактора остается всегда, в самом формализованном сообществе.
Профессиональная адаптация
Изначально система адаптации персонала начинается с оценки подготовки сотрудника
Происходит в первый год-полтора, когда новый сотрудник, имея предыдущий опыт, может приобрести новые знания, навыки и умения. Профессиональная адаптация подразумевает также идентификацию человека с профессией, осознание себя как специалиста. Именно в этот период необходимо обучить нового работника некоторым нюансам и тонкостям в структуре данного рабочего процесса.
Психофизиологическая адаптация
Значимость этого фактора нельзя преуменьшать, ведь он очень влияет на конечный результат привыкания. Оценка уровня и результата адаптации сотрудника дает некоторые прогнозы на будущую рабочую переносимость. Если у сотрудника не было опыта, например, ненормированного рабочего дня или смены вообще рабочих часов, то на первых порах будет налицо элементарная усталость, утомление. Естественно, что это сказывается на эффективности работы. Нередки в период адаптации вирусные заболевания, связанные с пониженным из-за стресса иммунитетом.
Все вышеперечисленные виды адаптации персонала зависят от структуры и организации самой компании. Адаптационный период должен проходить в непринужденной и ненавязчивой обстановке, ведь именно от него зависит раскрытие потенциала будущего сотрудника.
Как адаптировать новичка в коллективе: общие советы, правила и эффективные инструменты адаптации
Все вливаются в новый коллектив по-разному. Один через три дня уже душа компании, неформальный лидер и всеобщий любимец. Но это редкость. Обычно для новичка первое время на новом месте – тот еще стресс. Человек никого не знает, в работу еще не вник. Давайте вместе разбираться, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, разобраться в особенностях работы и стать частью команды. Вперед!
Работа с адаптацией состоит из двух больших частей. Часть первая – помочь новому работнику влиться в коллектив. Вторая – освоиться с профессиональными обязанностями. Эти части можно и нужно совмещать – все должно происходить параллельно. Начнем с социализации.
Социализация
Правило первое – начните с себя
В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому – нет! Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета – пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.
Правило второе – представьте нового сотрудника коллективу
Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство – сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса – не самая лучшая идея. Поэтому мы советуем поступить по-другому.
На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное – знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент – в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.
Правило третье – вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива
Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания – все это способствует сплочению сотрудников. Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.
Правило четвертое – оградите человека от токсичных сотрудников
На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников – оградите новеньких от их влияния.
Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак. Если чувак умен – он поймет ваши тонкие намеки.
Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех – работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.
Теперь перейдем к более важной части – профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.
Профессиональная адаптация
Правило первое – оцените компетентность сотрудника
Даже если новый работник – профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо – часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:
- какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
- чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
- чему бы вы хотели научиться?
Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.
Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.
Если вы закрепили нового работника за опытным специалистом – спросите у него. А дальше делайте выводы: какую работу поручать новичку, а какую еще рановато, куда направить его учиться и так далее.
Правило второе – всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей
Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”
Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все – это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.
Если не можете ответить сами – попросите разобраться в задаче других работников.
Правило третье – первое время будьте снисходительны
На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность – не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.
Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.
Правило четвертое – обучайте всех новых сотрудников
Вне зависимости от рода вашей деятельности – будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале – в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все – и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.
Если не можете организовать обучение на стороне – вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.
Правило пятое – интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте
Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что – не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.
Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.
Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.
Правило шестое – интересуйтесь мнением работника
Для вас новый сотрудник – отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему. Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.
Правило седьмое – сразу давайте новичку право голоса
Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа – вообще красота. Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете – это называется “глаз замылился”.
Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение – учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения – достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.
Несколько общих советов напоследок
- Будьте открыты и доброжелательны. Это правило касается не только новичков, но и всех остальных сотрудников.
- Будьте честны. Сразу раскройте сотруднику все карты: размер зарплаты, возможные наказания за нарушения, негласные правила компании.
- Своевременно корректируйте поведение работника. Если человек что-то делает не так и вы это видите – говорите об этом сразу. Человеческая натура такова, что все сразу чувствуют слабину начальства. Не наказали пару раз за опоздание – будьте уверены: они быстро войдут в привычку.
- Вовремя принимайте решения о судьбе нового работника. Если человек находится на испытательном сроке и вы видите, что вам не по пути, то лучше расстаться сразу. Именно для этого и дается пробный период.
А вы как поступаете, когда в коллектив приходит новый сотрудник? Напишите нам в комментариях в соцсетях – обсудим вместе!
Адаптация персонала – как сделать нового сотрудника максимально эффективным в короткий срок?
Всем нам знакома ситуация из прошлого, когда мы учились в школе – в класс приходит новый ученик. Кто-то принимал в класс новичка, а кто-то сам был в этой роли. Все мы помним, как сложно было новому человеку влиться в коллектив. Пока ребёнок окончательно не становился «своим», проходило немало времени. То же самое происходит, когда работодатель нанимает нового сотрудника. Только здесь ситуация сложнее – вместе с тем, чтобы внедряться в коллектив, осваивать новые правила, новичку ещё нужно работать и приносить компании как можно больше пользы. Не каждый человек сможет справиться с этим достаточно быстро. А организации нужны результаты. Именно поэтому вопрос адаптации сотрудников изучается на профессиональном уровне. О нескольких эффективных способах адаптации мы расскажем ниже.
Немного об адаптации в целом
Многие руководители компании видят процесс найма сотрудников предельно простым – отдел кадров нашёл работника, принял его на работу, новичок поработал какое-то время на испытательном сроке, а потом стал полноценным членом коллектива. Эта схема стара, как мир, да только не всегда эффективна.
Конечно, многие люди достаточно быстро осваиваются в новых условиях и уже через месяц становятся незаменимыми работниками. Однако часто бывает так, что компания находит очень толкового специалиста, но после устройства на работу у него возникают трудности. Он тяжело вливается в коллектив, медленно осваивает какие-то внутренние порядки. В итоге на адаптацию уходят месяцы. А если у компании или у работника недостаточно терпения, сотрудник просто уходит искать более комфортные условия. В итоге организация теряет время, а, как известно, время – деньги.
Вопрос адаптации изучается специалистами уже не первый год. И на сегодняшний день разработано достаточно много методик, направленных на то, чтобы помочь новичку максимально быстро стать полноценной частью коллектива. Конечно, адаптация – это не задача руководителя. Для этого можно нанять профессиональных HR-менеджеров. Но и руководитель должен принимать определённое участие в адаптации, знать методики и инструменты.
Производственная и непроизводственная адаптация
Традиционно адаптацию разделяют на два типа: производственная и непроизводственная. Первая подразумевает знакомство нового сотрудника с нормами и правилами компании, со структурой работы, порядком выплаты зарплаты и различных премий. В рамках этой адаптации компания должна ознакомить сотрудника со всеми правилами предприятия, с режимом работы, со всеми нюансами финансовой стороны. В какие сроки нужно выполнять определённую работу, в какое время обеденный перерыв, можно ли на территории компании где-то разогреть себе еду или есть ли поблизости столовая, где находятся те или иные кабинеты и отделения и т.д и т.п. Обо всём об этом новичок должен быть проинформирован в первые же дни. Если сотруднику всё доходчиво объяснить и показать, он сможет достаточно быстро освоиться.
Непроизводственная адаптация – гораздо более сложная вещь. Именно на неё и уходит больше всего времени. Это так называемое «вливание в коллектив». Казалось бы, найти общий язык с коллегами – задача самого человека. Отчасти – да. Но чтобы этот процесс проходил быстрее, компания может этому посодействовать. Для этого можно организовывать различные корпоративы, совместные мероприятия (например, спортивные соревнования) или что-нибудь ещё в этом роде. Это поможет вашим сотрудникам чуть больше сплотиться.
Этапы адаптации
Большинство методик разделяют адаптацию на 4 этапа:
- Оценка работника;
- Общая ориентация;
- Действенная ориентация;
- Функционирование.
Оценка работника. Этот этап обычно происходит ещё при найме человека на работу. Дело в том, что все мы разные. Кто-то осваивается быстро, кто-то медленно. Это зависит не только от характера человека, но и от того, как часто он менял места работы. Если вы взяли человека без опыта работы или же до этого он трудился в одной компании в течение 10 лет, освоится ему будет сложнее. Более молодым людям обычно легче осваиваться, чем людям старшего поколения. HR-специалист должен оценить все эти факторы и подобрать для человека наиболее подходящую методику.
Общая ориентация. На этом этапе проходит знакомство со всеми правилами, порядками, обычаями компании, знакомство с коллективом. С сотрудниками новичка лучше всего знакомить в неформальной обстановке, но это получается не всегда.
Этот этап должен продолжаться не более недели. За неделю новый человек должен знать всё о внутренних порядках.
Действенная ориентация. Здесь полученные на предыдущем этапе знания применяются на практике. Новый работник должен усвоить все правила и привыкнуть к существующим порядкам. Для разных людей этот этап может длиться разное количество времени. Его можно ускорить или, по крайней мере, контролировать, если постоянно общаться с сотрудником, проверять, всё ли он понял и не возникает ли каких-то трудностей.
Функционирование. Завершение адаптации, когда работник полностью усвоил всё, и может работать со стопроцентной отдачей.
От оценки до функционирования в идеале в среднем должно проходить не больше 8 недель. Всё зависит от индивидуальности новичка и участия компании.
Методики и инструменты
На сегодняшний день методик и инструментов существует огромное количество. Прогрессивные компании обычно нанимают профессионалов, которые либо эффективно используют существующие методы, либо на их основании составляют свои собственные.
Ниже мы расскажем только о некоторых приёмах, о которых полезно знать.
Чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и не думал об уходе, нужно постоянно создавать ему мотивацию к работе: экономическую и личностную. Для создания экономической мотивации никаких особых хитростей не нужно. Работника должна устраивать его зарплата, а усердный труд хорошо бы поощрять премиями.
А вот личностная мотивация гораздо сложнее. Она подразумевает создание для сотрудника таких условий, чтобы ему хотелось расти и развиваться в этой компании, приносить пользу. Сотрудник должен чувствовать возможность карьерного роста. Но этим всё не ограничивается.
Мы можем назвать несколько самых полезных методов, которые увеличат личностную мотивацию и помогут ускорить адаптацию:
- Различные обучающие мероприятия для новичка – это может быть обучение внутри компании, а могут быть различные тренинги и мастер-классы. Если вы наняли опытного сотрудника, который прекрасно справляется с работой, всё равно на первое время к нему лучше приставить человека, который будет контролировать его работу и разрешать возникающие вопросы.
- Поэтапное усложнение заданий – даже для опытного человека что-то в новой работе можно показаться непонятным. Поэтому не стоит сразу заваливать его тяжёлыми заданиями. Это может вызвать стресс, и в итоге человек может решить, что такая работа ему не по силам.
- Общественные поручения – это поможет новичку более тесно познакомиться с коллективом. Если человек общительный, он с этим справится и сам, но такими бывают не все. Этой же цели послужит организация тимбилдингов.
- Корпоративны пиар – чтобы сотрудник был уверен в своём новом месте работы, компания должна позиционировать себя, как надёжное, перспективное предприятие. Хороший имидж важен не только для привлечения клиентов, но и для мотивации сотрудников.
- Единое информационное пространство для персонала – такое пространство обеспечит сотрудникам общение между собой, наладит функционирование компании, позволит новичку быстрее и лучше понять внутреннее устройство организации. С этой функцией неплохо справляются корпоративные социальные сети.
Скорость адаптации во многом зависит от того, какую политику в этом отношении ведёт компания. Приложите в этом направлении немного усилий, и это принесёт вам большую прибыль.