Как рассчитать резерв отпусков

Резерв на оплату отпусков

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Резерв на оплату отпусков – это обязательство оценочного характера. Предполагает создание источника выплаты средств, который будет применен в будущем. Из резерва делаются выплаты различным сотрудникам на отпуск, а также оплачиваются взносы во внебюджетные фонды.

Что такое резерв?

Резерв должен создаваться всеми предприятиями, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения. Это признание своих обязательств по выплате отпускных. Цель создания резерва – фиксирование обязательств компании на конкретный отчетный период. Резерв образуется в следующие периоды:

• на последнее число месячного периода;
• на последнее число квартального периода;
• если предприятие создает только годовую отчетность, резерв формируется на 31 декабря.

Дата создания должна быть прописана в учетной политике организации.

ИНТЕРЕСНО! До 2011 года формирование резерва являлось добровольной мерой предприятия. Создавался он с целью равномерного списания всех трат. Правила создания содержались в пункте 72 Положения по бухгалтерскому учёту (БУ). Однако в январе 2011 года данное положение утратило свою юридическую силу. Его заменили оценочные обязательства. Они зафиксированы в Правилах БУ 8/2010.

Особенности создания резерва

Особенности создания резерва описаны в положении, указанном в Правилах БУ от 8/2010. Однако в нем не указан перечень трат, которые можно отнести к оценочным обязательствам. Согласно пункту 5 ПБУ, обязательство будет отражено в учете при наличии следующих обстоятельств:

1. Компания имеет обязательства, которые появились в прошедшем времени. Признаны будут они только в том случае, если избежать обязательств не получится или есть большой риск их возникновения. К примеру, организация взяла кредит в банковском учреждении, избежать выплаты по которому не получится. Следовательно, это оценочное обязательство. К данному определению также относятся отпускные. Выплата их – обязанность предприятия. Избежать оплаты отпускных также не выйдет. Даже если сотрудник увольняется, при его расчете выплаты по отпускам также будут учитываться.
2. Выполнение обязательств предприятием предполагает уменьшение финансовых выгод.
3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат известен. В случаях с отпускными размер выплат можно подсчитать. Он будет зависеть от количества сотрудников, размера их зарплат.

Очевидно, что отпускные траты относятся к оценочным обязательствам. Они соответствуют всем заявленным признакам. То есть, они должны быть отражены в бухучете.

ВАЖНО! Данное правило актуально для всех компаний. Исключение – предприятия, которые выбрали упрощенную систему налогообложения.

В законе отсутствуют пошаговые алгоритмы по расчету размера отпускных резервов. Определяются они в самостоятельном порядке самим предприятием. Нужно зафиксировать созданные правила в учетной политике. Размер резерва рассчитывается в зависимости от следующих показателей:

• объем отпускных;
• размер страховых взносов, которые выплачиваются с отпускных.

ВАЖНО! Источником прибылей некоторых компаний являются сезонные работы. В этом случае расчет отпускных происходит по особой системе. Предполагается, что сотрудники будут работать только один сезон. Остальное время считается отпускным. Поэтому фиксировать резерв, в данном случае, рекомендуется ежемесячно.

Инвентаризация резерва

Рассмотрим ситуацию, при которой предприятие формирует резерв ежегодно. То есть, в течение всего года бухгалтер не вносит никаких корректировок. Однако изменения необходимы в связи со следующими обстоятельствами:

• увольнение сотрудников;
• прием на работу новых специалистов.

Отчисления в резерв зависят именно от фактических трат. Требуется закладывать в него отпускные для новых работников, убирать траты на уволенных сотрудников.

В связи со всеми перечисленными обстоятельствами бюджет на конец года может не соответствовать фактическим тратам. Иногда выплаты по отпускным превышают бюджет, в других случаях средства резерва остаются после всех выплат.

На этот случай имеется статья 324.1 Налогового Кодекса РФ. В ней указаны необходимые действия компании, касающиеся осуществления инвентаризации резерва. В процессе инвентаризации сумма фактических трат сравнивается со средствами по резерву.

ВАЖНО! Если фактические траты превышают средства, начисленные по резерву, то средства будут выделяться из расходов по оплате труда. Полученные средства должны соответствовать разнице на 31 декабря. Если резерв превысил фактические издержки, «остаток» можно внести в резерв на следующий год.

Примеры проводок

Оценочные обязательства фиксируются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Для формирования резерва открывается субсчет. Рассмотрим примеры проводок:

• ДТ 20, 25, 44 КТ 96 (субсчет «Резерв на выплату отпусков). Пояснение: формирование резерва.
• ДТ 96 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных или компенсационных выплат за отпуск, который не был использован.
• ДТ 96 КТ 69. Пояснение: производилась уплата страховых взносов по отпускным.

В том случае, если резерва не достаточно на все имеющиеся выплаты, то начисление отпускных происходит в стандартном порядке. Его особенности указаны в пункте 21 ПБУ. В данной ситуации актуальны следующие проводки:

• ДТ 20, 25-26 КТ 70. Пояснение: начисление отпускных.
• ДТ 20, 25-26, 44 КТ 69. Пояснение: произошло начисление страховых взносов.

То есть, в этом случае не будет создаваться субсчет.

Особенности налогового учета

Формирование резерва в налоговом учете – это не обязанность предприятия. Создавать его можно в добровольном порядке. Данное правило указано в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ. Если было принято решение о создании резерва, нужно прописать его в учетной политике. В частности, нужно указать следующие пункты:

• метод резервирования;
• максимальная сумма начислений;
• процент, который помещается в резерв каждый месяц.

Для отражения объема ежемесячных начислений необходимо создать соответствующий расчет. Данная мера является обязательной для всех организаций. Процент начислений – это соотношение годовой суммы трат на отпускные к годовой сумме трат на зарплату.

ВНИМАНИЕ! Выплаты сотрудникам, которые работают на основании гражданско-правового характера, не учитываются в резерве. Связано это с тем, что данным сотрудникам отпуск не предоставляется. К гражданско-правовым договорам относятся, к примеру, договоры подряда. Однако учитывать в резерве нужно траты на дополнительный отпуск. Правило указано в письме Минфина.

Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Резерв на отпуска в бухгалтерском учете — кто обязан его формировать, а кто нет, как его рассчитать, как отразить в бухучете? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в статье. И обязательно увидите пример расчета резерва на практике.

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

• по будущим отпускам работников;
• планируемым начислениям налогов;
• затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010, отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

• за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
• административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.

Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.

Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете

Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.

Однако точнее и корректнее (в первую очередь, для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.

В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.

Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:

«Отпускной» резерв: порядок формирования и использования

Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.

Способы определения величины «отпускного» резерва

Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).

Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.

При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:

на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;

на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.

Методика 1.

Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;

С – ставка страховых взносов (здесь и далее).

Методика 2.

Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Методика 3.

Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;

Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).

• на оплату отпусков – 153 000 руб. (180 дн. х 850 руб.);

• на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, – 46 206 руб. (153 000 руб. х 30,2%).

Учет формирования и использования резервов

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).

В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Сформирован резерв на оплату отпусков

1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)

1 401 60 211 (213)

0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)

0 401 60 211 (213)

Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*

1 501 93 211 (213)

1 502 99 211 (213)

0 506 90 211 (213)

0 502 99 211 (213)

* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).

Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете операции по использованию «отпускного» резерва отразятся следующими проводками:

Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

• способ резервирования,
• предельную годовую сумму резерва,
• ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) – 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) – (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. – 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Резерв отпусков: как рассчитать и вести учет

Резерв на оплату отпусков создают в текущем периоде для использования в будущих. За счет резерва потом выплачивают отпускные, компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск, страховые взносы в фонды. В этой статье раскрываем вопросы формирования, расчета и учета резерва отпусков 2022.

• Создание и учёт резерва под обесценение финансовых вложений
• Правила инвентаризации резервов

Как создать резерв отпусков

Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.

Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.

Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:

• на последнее число каждого месяца;
• на последний день отчетного квартала;
• ежегодно 31 декабря.

Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.

Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.

Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.

Выбранный метод компания закрепляет в приказе по утверждению учетной политики.

Бухгалтерский учет резерва отпусков

Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:

Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).

Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».

Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:

• Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
• Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.

Если компании не хватило ранее начисленного РО, то отпускные и взносы в части превышения отражают в общем порядке по дебету затратных счетов.

Как рассчитать резерв отпусков

Законодательные акты не содержат порядка формирования резерва на оплату отпусков. Поэтому компания вправе самостоятельно разработать данный порядок и утвердить его приказом по учетной политике.

Для работы можно использовать несколько вариантов расчета РО. Эти варианты объединяет одно: всех работников делят на блоки, исходя из счета, на который начисляют зарплату. Другими словами, в один блок будут объединены сотрудники, чью оплату труда относят на счет 20, в другой блок – те, чью з/п начисляют на счет 25, и так далее.

Рассмотрим подробнее предлагаемые варианты.

Первый вариант расчета РО

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируют на основе среднедневного заработка каждого работника. Для расчета по каждому конкретному работнику определяют число неиспользованного отпуска на каждую расчетную дату (месяц, квартал, год).

Для расчета среднего дневного заработка применяют стандартную формулу, с которой вы можете ознакомиться в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2022 году».

Итак, РО каждого конкретного работника с учетом взносов во внебюджетные фонды рассчитывают по формуле:

РОр = Q × СрЗП × (1 + Твф / 100%)

• РОр – отпускные работника с учетом начисления взносов во внебюджетные фонды;
• Q – количество неиспользованных дней отпуска;
• СрЗП – среднедневной заработок работника, руб.;
• Твф – тариф взносов во внебюджетные фонды, %.

Далее складывают РО по всем работникам. Полученная величина и будет резервом отпусков.

Второй вариант расчета РО

Если в первом варианте определяют средний заработок каждого конкретного работника, что довольно трудоемко, то во втором варианте можно определить среднедневной заработок работников, объединенных в соответствующие блоки (о распределении по блокам было сказано выше).

Поэтому в этом случае определяют количество дней неиспользованного отпуска по соответствующему блоку работников. Далее необходимо рассчитать среднедневной заработок по каждому блоку сотрудников за отчетный период (месяц, квартал или год). Это делают по формуле:

СрЗПб = ∑ / q / S

• СрЗПб – среднедневная заработная плата по блоку работников;
• ∑ – сумма з/п, начисленная всем работникам по блоку за отчетный период;
• q – количество дней в отчетном периоде;
• S – количество работников в блоке.

Далее надо определить сумму РО по каждому блоку работников:

РОб = (СрЗПб + СрЗПб × Твф) × Qб

• РОб – резерв отпусков по блоку работников;
• Qб – количество неиспользованных дней отпуска по блоку работников.

В итоге полученные величины по всем блокам необходимо сложить и получить сумму РО.

Третий вариант расчета РО

В третьем варианте величину РО рассчитывают по итогам прошлого года. Для этого необходимо определить норматив по блоку работников на 31 декабря прошлого года. Делают это по формуле:

Данный норматив – постоянная величина. Он не меняется независимо от того, как компания будет корректировать РО – ежемесячно или каждый квартал.

Далее на каждую отчетную дату (месяц, квартал или год) сумму отчислений в РО по блоку работников рассчитывают следующим образом:

В конце необходимо сложить найденные величины РО по всем блокам работников.

Налоговый учет

В отличие от бухгалтерского учета, в налоговом учете создание РО – право работодателя.

Также отличительная черта формирования РО в налоговом учете – способ создания. Он прописан в ст. 324.1 НК РФ. Данный способ предусматривает:

• определение процента отчислений в РО;
• расчет суммы РО ежемесячно на последнюю дату месяца;
• проведение инвентаризации РО на конец года.

Если компания хочет избежать разниц в налоговом учете по РО, она может начислять резерв и в бухучете, и в налоговом учете одинаково:

В конце года проводят инвентаризации начисленного РО. Для корректировки РО необходимо рассчитать фактически сложившуюся сумму неотгулянных дней отпуска по состоянию на 31 декабря. Полученную сумму сравнивают с расчетной и при необходимости делают корректировку.

Итоги

В данном материале мы разобрали, что такое резерв отпусков и как его формировать. Также здесь представлены проводки начисления резерва на оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков

В Российской Федерации существуют нормы трудового законодательства, которые работодатель обязан соблюдать. Эти нормы гласят, что сотрудник организации имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск (при официальном трудоустройстве). А при увольнении — сотруднику выплачивают компенсацию за неиспользованные дни отпуска (ст. 114,115,126,127 ТК РФ).
Что такое и зачем создаётся резерв на оплату отпусков разберёмся дальше.

Резерв на оплату отпусков (РО) — источник для покрытия расходов, которые будут осуществлены в будущем.

Простыми словами: накопления организации для покрытия будущих расходов, при условии, что расходы можно посчитать и они наступят обязательно — это и есть резерв на оплату отпусков. На 2022 год резерв на оплату отпусков нужно было создавать в 2022 году.

Для чего создаётся резерв?

РО создаётся как источник финансирования компенсаций за неиспользованный отпуск, отпускных, ежегодных выплат за выслугу лет и взносов во внебюджетные фонды.

Бухгалтерское обслуживание в «Моё дело» всего от 1667 рублей в месяц

Кто создаёт резерв отпусков

Интересный факт — с позиции бухучёта создание резерва рассматривается как обязанность организации, а с позиции налогового учёта — право организации. Разъяснения можно найти в ПБУ 8/2010 — создавать РО должны все юридические лица, кроме организаций, применяющих упрощённые способы ведения бухучёта.

Важно! Не путать с УСН.
В п. 5, ст. 6 402-ФЗ от 06.12.2011 перечислены субъекты, не имеющие права на применение упрощённых способов формирования бухгалтерской отчётности.

Как часто создаётся резерв

Создавая резерв, предприятие выбирает 1 подходящий для себя вариант из 3 возможных:

• последнее число каждого месяца. Это самый трудоёмкий вариант, т.к. пересчитывать резерв нужно будет ежемесячно. Подходит для организаций, в которых происходит частое увольнение сотрудников;
• последнее число каждого квартала. Можно сказать, это самый приемлемый вариант, учитывая соотношение «эффект-затраты»;
• 31 декабря. Самый лёгкий вариант.

ВАЖНО! Формирование резерва на конец года разрешено тем организациям, которые составляют отчётность по итогам года.

Подытожим — резерв отпусков создается на отчётную дату. В учётной политике обязательно нужно отразить способ создания РО.

Как рассчитать резерв отпусков

Ни налоговый кодекс, ни ПБУ не дают чётких указаний по расчёту резерва. Каждая организация вынуждена сама устанавливать порядок определения величины РО. Есть общие рекомендации Минфина для бюджетных учреждений (Письмо от 20.05.2015 №02-07-07/28998), как определить величину резерва отпусков.

• Сперва сотрудников организации нужно поделить на группы по принципу: в одну группу попадают работники, доход которых учитывается на одном и том же счёте учёта затрат.

Например: если доход работников учитывается по дебету 44 счёта, то они относятся к одной группе, а работники, чья зарплата учитывается по дебету 20 счёта (основное производство) попадают в другую группу.

• Рассчитываем величину РО и не забываем про взносы во внебюджетные фонды.
  Для определения величины РО нужно выбрать способ расчёта:

Способ 1

Используя схему ниже, на каждую отчётную дату, которая закреплена в учётной политике (конец месяца, квартали или года) для каждой группы работников нужно рассчитать РО (исходя из величины среднего дневного дохода, приходящегося на каждого работника).

Способ 1

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Способ 2

Немного упростим задачу, рассчитаем РО не по каждому сотруднику, а сразу по всем работникам, относящихся к одной группе.

Этапы расчёта такие:

Способ 2

Как и в первом способе,найденная сумма является величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт «Резерв на оплату отпусков» на конец отчётного периода.

Способ 3

Самый простой способ расчёта РО — по итогам прошлого года.

Рассчитывается по формуле:

Резерв отпусков = общее число неиспользованных дней отпуска * средний дневной заработок по организации + суммы страховых взносов на получившуюся величину

В любом случае нужно определить, остались ли у организации неиспользованные суммы резерва за прошлый год (Письмо Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

НР = сумма резерва, начисленного за год – фактические расходы на оплату отпусков за год,
где НР — недоиспользованная сумма резерва.

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.