Подписание документов факсимильной подписью
Широкое применение факсимильной подписи в налоговых правоотношениях считается рискованной затеей. Тем не менее, визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле вполне допустимо.
Термины “факсимиле” и “факсимильная подпись” на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает “делай подобное”. На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица. Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:
Материал по теме
Первичные учетные документы нельзя заверять факсимильной подписью
Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены “живой” подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение. На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору. Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.
О возможности негативных последствий
Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:
Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).
Счет-фактура с факсимильной подписью не дает права на вычет НДС
Долгое время оставался спорным вопрос о том, можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, который подписан факсимильной подписью. Точку в спорах поставил Президиум ВАС РФ в сентябре 2011 года. К сожалению, его решение оказалось не в пользу налогоплательщиков. Но и после такого прецедента некоторые арбитражные суды поддерживают организации.
Минфин РФ и налоговая служба против применения факсимиле
Финансовое ведомство по-прежнему настаивает на том, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры является нарушением правил составления этого документа. Следовательно, вычет НДС по такому счету-фактуре не должен предоставляться (письма Минфина РФ от 01.06.10 №03-07-09/33, от 17.09.09 №03-07-09,48, от 17.06.09 №03-07-09/31). В обоснование своей точки зрения Минфин РФ указывает, что счет-фактура, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поскольку возможность использования факсимиле налоговым законодательством не предусмотрена, получается, что счет-фактура должен быть подписан должностным лицом собственноручно. Несоблюдение этого требования влечет отказ в вычете НДС по такому счету-фактуре. Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба (Письма ФНС РФ от 19.10.05 №ММ-6-03/886@, от 17.05.05 №ММ-6-03/404@).
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица. Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур. В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему. По мнению некоторых арбитражных судов, использование факсимиле при подписании счета-фактуры допускается, только если это предусмотрено договором или иным соглашением между поставщиком и покупателем.
Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи
Этим решением суд надзорной инстанции наконец-то поставил точку в спорах о возможности вычета НДС по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 №4134/11). Принимая такое решение, Президиум ВАС РФ указал, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение подписи должностного лица средствами фотографии и печати. Однако документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Отступление от этого правила при оформлении поставщиком счета-фактуры влечет отказ покупателю в вычете НДС по такому документу. После того как Президиум ВАС РФ принял это постановление, арбитражные суды взяли его на вооружение и стали выносить решения не в пользу налогоплательщиков. Тем не менее и теперь арбитражные суды иногда все равно разрешают принимать к вычету НДС по счету-фактуре, имеющему факсимильную подпись. Так, например, поступил ФАС Московского округа (Постановление от 07.03.12 №А40-128912/10-127-739). Правда, при этом суд учел тот факт, что поставщик отразил в налоговой отчетности средства, полученные от покупателя, и исчислил с них НДС к уплате в бюджет.
Налоговым декларациям и расчетам противопоказано факсимиле
Подписывая налоговую декларацию или расчет, налогоплательщик либо его представитель подтверждает тем самым достоверность и полноту указанных в них сведений (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). В инструкциях о порядке заполнения деклараций по большинству налогов указывается, что руководитель организации ставит на декларации личную подпись, дату ее подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя или иного уполномоченного лица на декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений. По мнению Минфина России, замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением не может являться надлежащим подтверждением этих сведений (письмо от 26.10.05 №03-01-10/8-404). Суды также отмечают, что декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 №А56-66090/2010 и Волго-Вятского от 11.04.08 №А11-2499/2007-К2-24/126 округов). Следовательно, инспекция не обязана ее принимать. В итоге в налоговом органе могут посчитать, что налогоплательщик своевременно не представил декларацию или расчет, и оштрафовать его как минимум на 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). В общем же случае штраф за это нарушение составляет 5% от неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате или доплате на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления. При этом сумма штрафа не может превышать 30% от указанной суммы. Кроме того, за нарушение сроков представления декларации в инспекцию предусмотрена также административная ответственность. На должностных лиц налогоплательщика может быть наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ).
Прочие документы, которые не рекомендуется подписывать факсимиле
Практика показывает, что в отношении некоторых видов документов суды высказывали мнение, причем как в пользу компаний, так и в пользу налогового ведомства, о недопустимости подписания их с использованием факсимиле. Товарные и товарно-транспортные накладные, акты о выполнении работ. Формально все эти документы можно визировать с помощью факсимиле, но только при наличии между сторонами сделки соглашения об этом. Но даже в таком случае не исключено, что в налоговом ведомстве посчитают отгрузку, транспортировку товаров либо факт выполнения работы или услуги документально не подтвержденными. В результате инспекторы могут доначислить организации-покупателю налог на прибыль и отказать ему в вычете НДС. Чаще всего проверяющие ссылаются на то, что акты, товарные и товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами и, значит, должны соответствовать предъявляемым к ним требованиям. А одним из обязательных реквизитов первичных документов являются личные подписи ответственных должностных лиц. Однако требование о наличии обязательных реквизитов распространяется лишь на те документы, унифицированные формы которых законодательно не утверждены. Типовые формы обеих накладных установлены. Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132, а товарно-транспортная накладная по форме №1-Т – Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78. В указаниях по их заполнению не содержится требования о том, что на накладных необходимо ставить только “живые” подписи должностных лиц. Как нет и запрета на замену личной подписи на ее факсимильное воспроизведение. Таким образом, визирование товарной или товарно-транспортной накладной с помощью факсимиле не является нарушением порядка составления этих документов и не может быть основанием для исключения расходов и отказа в вычете НДС. Унифицированная форма акта о выполнении работ или оказании услуг не установлена. Поэтому такие акты составляют в произвольной форме с отражением в них всех обязательных реквизитов, в том числе личных подписей ответственных должностных лиц. Суды отмечают, что факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. По мнению судей, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимильных подписей они вправе визировать первичные и иные документы именно с помощью факсимиле (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 №А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 №А42-4217/2006 округов). Следует отметить, что после принятия Президиумом ВАС РФ постановления, запретившего вычет НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью, суды пытаются использовать ту же аргументацию и при оценке правильности составления товарных накладных (ФАС Северо-Западного округа от 11.04.12 №А56-69600/2010). Доверенности и другие документы, имеющие финансовые последствия. Выдача доверенности является односторонней сделкой (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Поэтому в принципе не может быть никакого соглашения о подписании доверенностей с помощью факсимиле, так как его не с кем заключать. Значит, на доверенности должна быть собственноручная подпись выдавшего ее лица либо руководителя организации, от имени которой она составлена (п. 5 ст. 185 ГК РФ). В противном случае работники налоговой службы могут посчитать, что лицо, действовавшее по доверенности с факсимильной подписью доверителя, не имело на то полномочий. Например, если такое лицо заключило договор купли-продажи или подписало счет-фактуру или накладную, покупатель может лишиться права на учет расходов на приобретение товаров и на вычет НДС по данной сделке. О недопустимости использования факсимильной подписи на доверенностях в налоговом ведомстве указывали еще в 2004 году – в Письме МНС России от 01.04.04 №18-0-09/000042@. В настоящее время к аналогичному выводу приходит и большинство судов. Кроме того, МНС России отмечает, что рискованно подписывать факсимильными подписями платежные и другие документы, имеющие финансовые последствия, например платежные поручения и чеки (Письмо от 01.04.04 №18-0-09/000042@).
Что такое факсимиле
Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.
Факсимиле – что это
Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.
Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.
Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.
Срочно нужны деньги? Совкомбанк поможет быстро и без проблем получить кредит без отказа. Заполните заявку на кредит, а наши сотрудники сообщат вам о принятом решении как можно скорее. Деньги привезет курьер, или вы получите их на свою карту «Халва».
Как правильно использовать факсимиле
Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.
Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.
Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.
Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.
Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.
Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:
- назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
- прописать основание, по которому действует каждый субъект;
- прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).
Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.
Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.
Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.
Где можно использовать факсимиле
На каких документах можно ставить штамп:
- договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
- наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
- служебные удостоверения;
- полисы (медицинские и страховые);
- письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).
Какие документы нельзя подписывать факсимиле
Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.
Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.
Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.
Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.
Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.
Подписание первичных документов факсимиле
Использование факсимиле удобно, но не всегда возможно. Если одна из сторон хочет проставить на документах факсимильную подпись, остальные участники сделки должны быть уведомлены об этом, а также необходимо документально оформить согласие всех заинтересованных лиц на применение неоригинальной подписи руководителя. Согласие выражается в форме отдельного соглашения, в нем проставляются собственноручные подписи.
Факсимиле – на каких документах можно ставить?
Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.
В письме Минфина от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме.
На каких документах можно ставить факсимиле руководителя (при наличии соглашения):
наградные листы, грамоты, благодарности;
служебные удостоверения, пропуски;
письма от имени руководителя организации, извещения и уведомительные бланки;
Можно ли ставить факсимиле на первичных документах
Правила оформления первичной документации регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. К такому типу формуляров предъявляются особые требования, так как они служат оправданием сделки, подтверждают экономическую обоснованность расходов. На какие документы можно ставить факсимиле директора, указано выше, форм первичного учета в этом перечне нет.
В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:
в письме Минфина от 13.04.2015 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;
в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.
Как применять факсимиле, на каких документах можно ставить в 2019 году? Пока законодательство в этом плане не менялось – на документах, относящихся к сфере регулирования ГК РФ. То есть договор, заверенный таким способом, будет считаться действительным, оспорить его можно будет в суде только при условии, что между участниками сделки нет письменного соглашения о применении факсимильных средств удостоверения бланков или такое соглашение не завизировано собственноручными подписями сторон.
Подписание первичных документов факсимиле запрещено. Эта норма распространяется не только на накладные, акты выполненных работ, но и на счета-фактуры. Если субъект хозяйствования примет к вычету суммы из счета-фактуры, заверенного факсимильным оттиском, налоговая при проверке сочтет это действие неправомерным.
В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.
Договор, подписанный факсимиле, считается действительным, а платежные бланки должны содержать собственноручные подписи. Так, банковские организации не будут проводить платежные поручения, завизированные факсимильным штампом, так как доступ к оттиску может быть получен сторонним лицами без разрешения, а для проведения перевода денежных средств банку необходимо удостовериться в наличии собственного волеизъявления руководителя, что подтверждается подписью.
Штампы подписей не допускаются на налоговых декларациях, счетах-фактурах, других налоговых и финансовых документах. Эта позиция, например, была озвучена не только Минфином, но и рядом судов. Так, Арбитражный суд Поволжского округа в своем постановлении от 20.06.2012 г. № А12-13422/2011 указал не неприемлемость отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных, которые взяты из документов, заверенных факсимиле – факсимильная подпись на документах, по мнению суда, может быть только в сфере гражданских правоотношений. Факсимильная подпись на оправдательных документах служит препятствием для признания расхода по сделке в целях налогообложения.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Вопрос-ответ: обсуждаем факсимиле
Подскажите, пожалуйста, имеется ли какая-то нормативная база по использованию в госучреждении факсимиле. Конкретно интересует, на каких документах оно может использоваться и круг лиц, имеющих право пользоваться факсимиле.
Ответ:
ч. 1 ст. 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов – когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта ( ч. 11 ст. 21 Федерального закона “О бухгалтерском учете”).
В то же время подпись руководителя на бухгалтерской отчетности должна быть собственноручной ( ч. 8 ст. 13 Федерального закона “О бухгалтерском учете”). Ведь пользователями отчетности является неограниченный круг лиц. “Договориться” с ними о применении факсимильной подписи невозможно.
Что такое факсимиле и когда его можно использовать
Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, – это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Часто выполняется путем проставления печати с такой подписью.
При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон ( п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. Это, например, Закон о социальной защите инвалидов. Он устанавливает, в частности, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации ( ст. 14.1 указанного Закона).
В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.
Если вы хотите использовать факсимиле при взаимодействии с госорганами, рекомендуем изучить требования и разъяснения конкретного органа по данному вопросу. Например, Роспатент указывает, что заявление для государственной регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности должно быть подписано физлицом собственноручно. При этом он допускает использование факсимиле руководителя юрлица при определенных условиях ( п. 2.2.8.8 Рекомендаций, утвержденных Приказом Роспатента от 29.12.2009 N 186).
Можно ли подписать первичный документ факсимиле
Нет. Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы , подписанные факсимиле , не могут подтверждать расходы и вычеты (Письма Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951 , от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 , Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11).
Если вы получили от контрагента первичный документ с факсимильной подписью, потребуйте заменить его на документ, подписанный собственноручно.
Использование факсимильной подписи (факсимиле)
Закон допускает использование в сделках факсимильных подписей, но только в тех случаях, когда данная возможность и порядок прямо предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки ( п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Примером случая возможного использования факсимильной подписи, прямо предусмотренного в нормативных актах, может служить п. 3 ст. 75 АПК РФ: документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.
Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле. Например, письмом Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 установлен прямой запрет на подписание первичных документов, устанавливающих вычеты и расходы, факсимиле.
В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ “Об использовании факсимиле подписи” указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц ( Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 N Ф06-13814/2016 по делу N А55-30317/2015).
Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.
Министерством экономического развития РФ в письме от 02.09.2016 N Д28и-2252 разъяснено, что факсимильное воспроизведение подписи можно использовать в сфере контрактных отношений в соответствии с Федеральными законами от 18.07.2011 N 223-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” и от 05.04.2013 N 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке, приняты заказчиком.
Таким образом, однозначно выраженные и закрепленные договоренности сторон о возможности подписания документов с помощью факсимильной подписи делают ее использование легальным. Документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.
Основным моментом при решении вопроса о возможности подписания того или иного документа факсимильной подписью или о действительности подписанного такой подписью документа будет установление такой возможности специальными нормами законодательства или договоренность об этом сторон сделки.
Используя такой подход, можно прийти к выводу, что, например, доверенность от юридического лица, подписанная с помощью факсимиле подписи руководителя, не будет являться действительной. Законодательством прямо не установлена возможность использования факсимиле при выдаче доверенности, а соглашением сторон использование факсимиле в данном случае не может быть предусмотрено, т.к. выдача доверенности является односторонней сделкой (Апелляционное определение Томского областного суда от 22.11.2016 по делу N 33-4823/2016, Определение Ивановского областного суда от 26.12.2016 по делу N 33-3556/2016).
Однако в судебной практике существует и противоположный подход, согласно которому допускается такое заверение, в том числе в силу сложившейся практики в правоотношениях с контрагентами ( Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.11.2016 N Ф06-15581/2016 по делу N А65-28215/2015; Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2017 N 05АП-2191/2017, 05АП-2193/2017, 05АП-2194/2017, 05АП-2195/2017, 05АП-2196/2017 по делу N А51-12878/2016). Не будет действительным вексель, на котором подпись векселедателя выполнена факсимильными методами, поскольку вексельные отношения регулируются специальным законодательством, где предусмотрено, что обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. Поскольку специальным законодательством о векселях иной, кроме собственноручной, подписи не предусмотрено, вексель без обязательного реквизита в виде собственноручной подписи не имеет юридической силы ( п. 7 ст. 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341). В абз. 2 п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33, Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 “О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с обращением векселей” акцентировано внимание на собственноручную подпись векселедателя как условие подлинности векселя.
Следует также помнить, что при использовании в практике штампа факсимиле имеется риск, что он попадет третьим лицам, что, в свою очередь, может повлечь неблагоприятные последствия финансового характера ( Постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.09.2016 N Ф05-6617/2014 по делу N А40-22605/13-142-220).
На каких документах можно ставить факсимиле руководителя?
Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.
Нормы трудового законодательства не содержат определения понятия “факсимиле”, а также не предусматривают порядок или возможность его применения. В то же время трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
В связи с этим, по нашему мнению, использование факсимиле руководителя при подписании графика работы, распоряжений (приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и т.п.) законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (смотрите также решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 20.05.2016 по делу № 2-4297/2016, апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2015 № 33-45672/15).
Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, “Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” (“Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, “Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).
В заключение отметим, что если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то это следует оформить локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле (смотрите ответ 1 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, а также решение Заволжского районного суда г. Твери Тверской области от 29.03.2016 по делу № 2-1135/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.08.2015 по делу № 33-1993/2015, апелляционное определение СК по гражданским делам Тульского областного суда от 04.02.2014 по делу № 33-10). Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответ подготовил: Панова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Воронова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
 | Нужна электронная подпись? Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >> |
«Электронный экспресс» – это электронные услуги в составе информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. Компания “Гарант” основана в 1990 году.
В каких случаях можно использовать факсимиле?
Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати. Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица. Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации. Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи:
1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя;
2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле.
Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки 1 . Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами 2 . Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.
В ГК РФ содержится одно единственное упоминание о факсимильной подписи: в ч. 2 ст. 160 ГК РФ закреплено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Следовательно, возможность использования факсимиле при подписании договора должна быть закреплена в соответствующем соглашении, которое, в свою очередь, стороны подписывают собственноручно. Только после оформления такого соглашения они могут подписать договор с помощью факсимиле, иначе письменная форма сделки не является соблюдённой в силу ст. 160 ГК РФ.
Кроме того, правоприменительная практика сложилась таким образом, что стороны вправе предусмотреть условие о возможности использования факсимильной подписи непосредственно в тексте самого договора 3 .
Такой же позиции придерживалось МНС России. Так, в Письме от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» МНС России разъяснило, что порядок использования факсимильного воспроизведения подписи не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.
Арбитражные суды при отсутствии такого соглашения признают договоры незаключёнными по причине несоблюдения требований к форме договора 4 .
Таким образом, использование факсимильной подписи основывается на принципе взаимного согласия сторон.
Рекомендации
Прежде чем заключить договор и подписать его факсимиле, составьте соглашение об использовании факсимильной подписи. В соглашении можно применить следующую формулировку: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью». Отдельное соглашение об использовании факсимиле будет являться приложением или дополнением к основному договору.
Или другой действенный вариант: в тексте договора отдельным пунктом укажите на возможность использования факсимиле при подписании документов.
Также по условиям использования факсимильной подписи целесообразно предусмотреть следующую информацию:
1) документы, которые могут быть подписаны факсимиле (к примеру, заявки, заказы, промежуточные отчёты, гарантийные и информационные письма, справки, дополнения и изменения к договору);
2) перечислить уполномоченных лиц, подписи которых будут использоваться;
3) образцы оттисков факсимиле.
При наличии письменного соглашения либо отдельного указания в условиях договора на подписание документов посредством факсимиле можете смело применять такую подпись-клише.
А как же обстоит дело с трудовым договором?
Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству 5 .
Для сведения. С 21 октября 2014 года начинает действовать Федеральный закон от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этим законом внесены изменения в ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в соответствии с которыми инвалиды по зрению в некоторых случаях вправе использовать факсимильную подпись в банках. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с её факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.
Риск использования факсимиле на первичных документах
Официальная позиция контролирующих органов по вопросу признания легитимными первичных документов, подписанных с использованием факсимиле, изложена в Письмах Минфина России от 26.10.2005 № 03-01/10/8-404; УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@. Так, использование факсимиле не допускается на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Также необходимо иметь в виду, что законодательство о бухгалтерском учёте и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Между тем судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В основном арбитры придерживаются мнения контролирующих органов, что подтверждается судебными актами: Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010; Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 15АП-4381/2012-НР по делу № А32-36163/2010.
Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012 обратил внимание, что апелляционным судом со ссылкой на ч. 2 ст. 160 ГК РФ верно указано на отсутствие норм действующего законодательства, устанавливающих запрет на использование штампа-факсимиле при подписании договоров подряда, актов формы КС-2 и справок формы КС-3.
Интересная оценка доказательствам дана в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2012 по делу №А40-59141/11-111-489. Суд указал, что соглашение о применении штампа-факсимиле может следовать из конклюдентных действий. Само по себе отсутствие в договоре ссылки на возможность применения факсимиле без учёта иных обстоятельств не может являться формальным основанием для признания накладных не имеющими юридической силы. В данном случае на накладных имеется печать покупателя. Более того, сторонами подписан акт сверки, в котором отражена спорная задолженность. В результате суд обязал покупателя погасить остаток задолженности за полученный товар.
Таким образом, с учётом сложившейся судебной практики подписание первичных документов посредством проставления факсимиле чревато спорными ситуациями с контрагентами и налоговыми инспекторами.
Возможно ли использование факсимиле в счёте-фактуре?
В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС 6 .
ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков 7 .
Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.
- На налоговых декларациях (расчётах) 8 .
- На векселях 9 .
- На доверенностях, платёжных поручениях 10 . Однако существует позиция, согласно которой на доверенности можно ставить факсимиле, если это оговорено в договоре 11 .
- На заявках для участия в торгах в целях обеспечения государственных нужд и документах, входящих в состав заявки 12 .
- На банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати 13 .
- На приглашениях, поздравлениях и других документах, которые не влекут финансовые последствия.
- На договорах, дополнениях и изменениях к договорам, но только в том случае, если стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.
Руководителю организации необходимо самостоятельно решить вопрос об использовании своей факсимильной подписи в документообороте компании. В случае если руководитель примет решение в пользу факсимиле, то оно должно быть отражено в локальных нормативных актах организации путём издания соответствующего приказа. Такой приказ составляется в произвольной форме.
Пример приказа
ПРИКАЗ №11/14
О применении факсимильной подписи директора ООО «Ромашка»
Петровым П.П.
Подробный порядок использования факсимиле, в том числе перечень документов, которые разрешено визировать посредством факсимиле; перечень лиц, которые могут использовать факсимиле; порядок хранения и уничтожения факсимиле, – целесообразно зафиксировать в инструкции, которую руководитель компании также утверждает своим приказом.
Таким образом, факсимиле является удобным средством использования собственноручной подписи, но отнюдь не безопасным, так как ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве применение факсимиле не регламентировано. Но если правильно соблюдать ряд ограничений при использовании факсимиле, то риск наступления неблагоприятных юридических последствий минимален.
Загрузка...