Ответ на претензию образец – бланк 2022

Как написать ответ на претензию

При составлении ответа на претензию необходимо придерживаться определенного образца, который сложился в деловом документообороте. К тому же важно верно выдержать сроки ответа и учесть несколько нюансов, которые подробно описаны ниже.

Образец ответа на претензию 2022

Четко регламентированного образца такого документа, как ответ на претензию, в законодательстве не существует. Тем не менее, следует исходить из общепринятой практики, которая предполагает наличие следующих пунктов:

1. Начинается документ, как обычно, с шапки. В ней указывается полное наименование организации (без аббревиатур) – например, Общество с ограниченной ответственностью «Бенилюкс», и не ООО «Бенилюкс». Здесь же прописываются контактные данные компании (полный почтовый адрес) и ее реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН.
2. В нижней части шапки (обычно оформляется под чертой), в левом углу следует поставить внутреннюю отметку о дате (и в некоторых случаях – времени) отправления. Эти же данные переносятся в соответствующий регистрационный журнал входящей и исходящей корреспонденции. В правом углу прописывается ФИО, а также полный почтовый адрес лица, которому направлен ответ по его претензии.
3. После обращения к лицу (ФИО по центру) следует сам текст претензии. Состоит он из двух частей:

• в предваряющей части следует кратко указать существо претензии, а также о том, кто и когда рассмотрел ее;
• в резюмирующей части прописывается конкретное решение фирмы или должностного лица с обязательными отсылками к нормам законодательства, а также внутренним документам компании, на основе которых было принято подобное решение; здесь же можно привести и отсылки к документам технического характера, результатам экспертизы и т.п.

1. Наконец, в завершающей части указывается приложение, в котором описывается название документов, которые прикладываются к ответу на претензию и являются неотъемлемой его частью. Указывается, что приложена копия и количество экземпляров. Ставится подпись, расшифровка и должность лица, подготовившего ответ.

Примеры таких документов, взятые из реального документооборота, представлены ниже.

А за основу образца ответа на претензию можно взять такой бланк.

Сроки ответа

В законодательстве нет универсальной формулы, по которой можно определить предельный срок ответа на претензию, составленную по определенному образцу. Поэтому исходить нужно из таких соображений:

1. Если речь идет о покупателе в магазине, обоснованно применять действие закона «О защите прав потребителей», в котором указывается срок 10 рабочих дней.
2. Если в договоре нет соответствующих указаний, устанавливается «разумный срок» – т.е. 30 календарных дней, как и в случае ответа государственных органов по любому запросу гражданина.
3. Наконец, самый простой вариант, когда договор напрямую регулирует этот вопрос и указывает конкретный срок ответа – часто это 10-15 рабочих или календарных дней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если речь идет о переписке между контрагентами, которые ценят сложившиеся между ними деловые отношения, действует негласное правило, согласно которому срок ответа должен укладываться в пределах рабочей недели (5 дней).

Также следует понимать, что когда сроки ответа были нарушены, то считается, что контрагент исполнил свое обязательство по договору и принял все меры по досудебному урегулированию претензий. Соответственно, в связи с игнорированием претензии сторона, понесшая ущерб, имеет право обращаться в суд.

На что обратить внимание при составлении

Поскольку ответ на претензию – это полноценный юридический документ, следует уделить особое внимание не только его оформлению, но и вопросам, связанным с доставкой:

1. Прежде всего, составлять ответ можно и на обычной бумаге, но лучше воспользоваться специальным фирменным бланком, который следует сразу разработать и ввести в учетную политику предприятия.
2. Предполагается, что документ доставляется точно таким же способом, в какой форме было получено и само обращение претензионного характера:

• почтовое отправление следует оформить в виде заказного письма с уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь документальное подтверждение того, что сроки ответа не были нарушены;
• письмо в электронном виде – в этом случае потребителю или контрагенту можно ответить также по е-мэйлу или факсу, однако бумажный оригинал своего документа необходимо сохранить и держать вплоть до окончательного разрешения проблемы;
• наконец, самый надежный способ – передать письмо лично в руки (например, вместе с курьером) – часто так делают, если речь идет о партнерах, деловые связи с которыми представляют для компании особую ценность.

1. Как правило, требующему лицу отправляют копию документа. В любом случае оригинал необходимо оставлять у себя. То же правило касается и приложений (например, результатов технической экспертизы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если с контрагентом сложились достаточно доверительные отношения, ответ на обращение можно предоставить и в устном виде. Но даже в этом случае следует подкрепить свои слова письменным документом, отправив его на адрес лица.

Как правильно ответить на обоснованную и необоснованную претензию

Сами по себе претензии покупателей или контрагентов могут иметь разный характер – как обоснованный, так и необоснованный. Нередко речь идет только о частично обоснованной претензии, соответственно, и ответ будет содержать удовлетворение только некоторых пунктов письма.

Ответ на обоснованную претензию

Поскольку в данном случае со стороны компании действительно имеет место нарушение, тон такого письма должен быть особенно дружелюбным. Если нарушены права потребителя, то своевременное реагирование на его обращение и реальное решение проблемы, а не простая отписка, практически всегда гарантирует, что он не обратится в суд. А в случае с контрагентами тоже лучше составить письмо в позитивном ключе, чтобы сохранить собственную деловую репутацию.

В структуре ответа на претензию можно придерживаться следующего образца:

1. Начинать нужно, как обычно, с именного обращения. Принято обращаться к должностному лицу или потребителю точно так же, как он указал себя в тексте обращения или как было принято до этого.

Уважаемый Юрий Сергеевич!

1. Далее очень важно начать сразу со своих изменений:

Коллектив компании «Бенилюкс» и лично генеральный директор Вожеватов И.Н. приносят Вам свои искренние извинения в связи с возникшими трудностями по несоответствию качества товара заявленным характеристикам.

1. После этого нужно более четко сформулировать проблему, чтобы пострадавшая сторона получила уверенность, что контрагент действительно детально ознакомился с его претензией. Здесь же нужно выразить безусловное признание своей ошибки.

Ознакомившись с вашим письмом, мы узнали, что товар, приобретенный Вами в нашем интернет-магазине, действительно был доставлен не в полном объеме, а именно: офисное кресло было укомплектовано без подлокотников. Это, бесспорно, наша ошибка, которая произошла по причине невнимательности сотрудников склада, собиравших Ваш товар.

1. Станьте на сторону пострадавшей стороны, буквально войдите в ее положение.

Мы полностью понимаем причины Вашей неудовлетворенности, а также мотивы, побудившие к составлению обращения претензионного характера.

1. Теперь нужно конкретно описать, какие меры примет компания, чтобы подобные случаи не повторялись.

Доводим до Вашего сведения, что работникам Верховскому А.Н. и Светозаровой Е.А. было выражено письменное замечание, по факту которого они составили объяснительные с заверением о том, что подобные случаи больше не повторятся. Поэтому Вы можете быть уверены, что в дальнейшем сможете получить качественный сервис в нашем магазине.

1. В конце нужно дать понять собеседнику, что вы готовы примириться с ним. Если ущерб действительно приобрел довольно большие масштабы, следует также выдвинуть предложение о том, как вы намерены исправить ситуацию. Важно убедить собеседника в том, что вы полностью понимаете его неудобства и спешите реально исправить ситуацию.

Наша компания понимает, что Вам доставлен ощутимый ущерб, поэтому в знак извинения направляем в подарок дополнительный комплект подлокотников, который поможет продлить срок службы Вашего кресла.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Слова с категоричной или негативной окраской («проблема», «претензия», «жалоба» «вы должны») лучше не использовать, а вместо них употребить соответственно: «ситуация», «обращение», «письмо», «вам следует» или «вы можете».

Ответ на необоснованную претензию

В данном случае ответ будет более коротким, тем не менее важно понимать, что для сохранения собственной деловой репутации не следует присылать обычную отписку. Любой потребитель или контрагент интуитивно хорошо чувствуют, чем отличается мотивированный отказ от типичной отписки. Если фирма дорожит своей репутацией, то в ответе на претензию, составленному по образцу, она обязательно подробно опишет обоснование отказа.

Структура изложения в данном случае примерно одинаковая, однако описательная часть будет чуть больше.

Мы понимаем и разделяем Ваше чувство неудовлетворенности, однако спешим уведомить, что наша компания занимается только пересылкой товара до места назначения. К сожалению, мы не проверяем комплектность каждой посылки, поскольку не обладаем подобными полномочиями: вскрывать отправление мы не вправе. Рекомендуем Вам обратиться непосредственно к производителю по адресу ____, чтобы решить эту ситуацию. Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вами!

Ответ на претензию. Образец правильного написания

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Образец и бланк документа актуален для 2022 и 2022 годов.

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

• В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
• Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
• Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

Ответ на претензию

Сразу отметим, что обязательность ответа на претензию предусмотрена несколькими нормативными актами, при этом ни один из них не предусматривает ответственность за отсутствие этого ответа.

Это можно отнести к лакунам законодательства, но такова реальность – в отношении работы с претензиями существует обязанность, но отсутствует возможность санкционирования, и ниже мы рассмотрим, почему.

Разные сроки

В соответствии с Федеральным Законом «О порядке рассмотрения заявлений граждан» срок ответа на обращение (а претензия, в первую очередь, является обращением) составляет один месяц.

Постановление Правительства РФ №354 от 6 мая 2011 года указывает на то, что управляющая компания должна ответить на претензию в течение 3 рабочих дней.

Постановление №731 Правительства РФ срок в качестве срока ответа на претензию указывает уже 10 дней. О таком же сроке говорит и Закон «О защите прав потребителей».

ГК РФ оставляет сроки ответа на претензию (глава 11) на усмотрение сторон договора.

Срок ответа на жалобу по ОСАГО составляет 5 дней, в том время как в случае судебного спора в расчет будут приниматься 30 дней.

Вообще не касаются сроков ответа на претензию и обязанности давать ответ на претензию «Правила продажи отдельных видов товаров», на которые любит ссылаться Роспотребнадзор.

Таким образом, срок ответа на претензию диверсифицируется в зависимости от оснований претензий. То есть, если претензия подана в соответствии с определенным рамочным законом, который предусматривает сокращенный срок, то следует этот срок соблюсти. Если же претензия не регулируется специализированным законом, то срок на ответ будет составлять 30 дней в соответствии с Законом «О порядке рассмотрения заявлений граждан».

Что будет, если не ответить

Ответственность за непредоставление ответа законом не предусмотрена. Существует мнение, что в КоАП РФ содержится статья, по которой адресаты претензий могут быть привлечены к административной ответственности. Это не так.

Ответственности за недачу ответа не существует вообще. Существует ответственность за неисполнение законных требований претензии. А для того, чтобы доводы претензии были признаны законными, требуется решение суда.

Таким образом давать или не давать ответ на претензию – это вопрос выбора адресата претензии. Разумеется, цивилизованность методов работы диктует уважение к контрагенту и на претензию желательно ответить даже при условии, что это не обязательно.

Более того, ответ на претензию является неофициальным способом затянуть время и не дать возможности автору претензии вовремя обратиться в суд. Данный способ выхода из сложной ситуации не самый честный, но весьма действенный.

Именно поэтому и авторам претензии мы рекомендуем не возлагать большие надежды на ответ на претензию и не вступать в длительную переписку. Если в установленный срок требования претензии не были удовлетворены или ответ вообще не был получен, не мучайте себя составлением новой претензии и обращайтесь в суд.

Структура и содержание ответа

Содержание ответа на претензию зависит от того, считаете ли вы эту претензию обоснованной. Если да – то есть смысл признать ее доводы и вступить в переговоры на предмет исправления ситуации.

Если претензия не обоснованна, то ответ на нее должен включать в себя разъяснения этого обстоятельства.

Структура ответа на претензию не имеет правовой регламентации и при его составлении придется руководствоваться соображениями здравого смысла. Вполне логично, чтобы ответ на претензию содержал в себе:

1. ФИО (или наименование) автора претензии, которому направляется ответ;
2. общие сведения о претензии (когда получена и по какому поводу);
3. отношение автора ответа к доводам претензии и ее требованиям (обоснованы, частично обоснованы, не обоснованы вообще);
4. предложения автора ответа по урегулированию ситуации в случае, если доводы жалобы признаны им обоснованными или частично обоснованными;
5. дату составления ответа и подпись.

Способ отправки ответа не имеет особого значения, тем более что подтверждать факт отправки ответа не придется нигде. Ответ можно отправить курьером, почтой или вручить лично.

Ответ на претензию пример

Бланк документа «Ответ на претензию пример» относится к рубрике «Прочие документы». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.

от ИП ____________________________
____________________________

Ответ на претензию

______________ обратился с претензией о возврате денежных средств по договору об оказание юридических услуг. Свои требования мотивируя тем, что «__» _____________ года заключил договор об оказании юридических услуг.
По договору ИП _________________- обязался оказать услуги по выезду в налоговую и подачу заявления о перерасчете.
При заключении Договора _____________ оплатил ИП __________ _______ рублей. Однако __________ считает взаимодействие нецелесообразным, а так же считает, что работа по договору не была выполнена.
Хочет вернуть денежные средства в размере __________ рублей.

ИП _________________ с данным требованием не согласен.
В соответствии со ст.779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Согласно ст.781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг.
На основании ст.782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.
Согласно ст.4 Закона РФ «О защите прав потребителей» исполнитель обязан выполнить работу, оказать услугу, качество которого соответствует договору. При отсутствии в договоре условий о качестве товара (работы, услуги) продавец (исполнитель) обязан передать потребителю товар(выполнить работу, оказать услуги),соответствующий обычно предъявляемым требованиям и пригодный для целей, для которых товар(работа, услуга) такого род обычно используется.
Согласно п.п.2.2. договора об оказании юридических услуг, по условиям которого ИП ____________________ взял обязательство по выезду в налоговую и подачу заявления.
Согласно п.6.1 Договора указано, что расторжение договора допустимо лишь с согласия обеих сторон.
ИП ____________________ было изготовлено заявление в ИФНС № __ по г. __________, по адресу: ___________________________________. ______________ года __________ была изготовлена доверенность на представление интересов в ИФНС г. _________. «__» ___________ года было подано заявление в ИФНС №__ входящий номер __________, о чем имеется соответствующее подтверждение.
Доказательств ненадлежащего исполнения Договора не предоставлено.
Из смысла ст. 779 ГК РФ следует, что в предмет услуг входит только совершение определенных действий или осуществление определенной деятельности исполнителем, и следовательно не включает достижение результата этой деятельности. При оказании услуг оплате подлежат только сами действия исполнителя, а не тот результат, для достижения которого заключается договор. Таким образом, отсутствие акта не является доказательством неисполнения ответчиком своих обязательств по договору.
А также ________________ не отрицает факта составления и подачи ИП ______________________ заявления в налоговую и его принятие.
Доводы о том, что договор был не выполнен полностью считаю необоснованными.
Согласно ст.431 ГК РФ при толковании условий договора принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.
Если правила, содержащиеся в части первой настоящей статьи, не позволяют определить содержание договора, должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом принимаются во внимание все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон.
Стороны согласно ст.421 ГК РФ свободны в заключении договора, а также вправе определять условия договора по своему усмотрению.
Согласно ст.32 Закона РФ «О защите прав потребителей» потребитель вправе отказаться от исполнения договора о выполнении работ (оказании услуг) в любое время при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, связанных с исполнением обязательств по данному договору.
ИП _______________ провел устные консультации с _______________, составил для него заявление о перерасчете, подал заявление в ИФНС №__ г. __________-. Согласно действующему прайс-листу:
1. Составление заявления в организацию – от ___________ рублей (в зависимости от сложности)
2. Выезд специалиста в организацию/суд – от _________ рублей (в зависимости от сложности)

На основании вышеизложенного, а также руководствуясь ст.ст.421,431,779,781,782 ГПК РФ, ФЗ «О защите прав потребителей»
В возмещении в полном объеме денежных средств __________ отказать.

Отвечаем на претензию

Ответ на претензию покупателя — это документ, направляемый продавцом заявителю с целью разрешения спорной ситуации по качеству приобретенного товара или услуг. Он используется как инструмент досудебного разрешения разногласий сторон.

Почему надо отвечать

На поступившее обращение следует дать ответ. Обдумывая, как ответить на претензию, помните — аргументов должно быть достаточно, чтобы:

• сохранить отношения с клиентом или партнером;
• избежать суда;
• снизить судебные издержки, например, на компенсацию морального вреда;
• исключить или минимизировать финансовые потери;
• избежать жалоб в контролирующие органы.

Отсутствие ответа означает для заявителя:

• согласие с предъявленными требованиями и их последствиями — например, с приостановкой выполнения работ или отгрузки товара по договору;
• несогласие получателя рекламации с изложенными в ней требованиями и, соответственно, отказ от их исполнения.

Последний пример важен, когда закон или договор устанавливают обязательный досудебный порядок. Отправителю по истечении срока для ответа, установленный им самим, договором или же законом, следует обратиться в суд с иском.

Не стоит игнорировать заявления, направленные по электронной почте, отвечать на них следует в обычном порядке. В гражданском и арбитражном обороте возможен такой обмен документами — ст. 160, 434 ГК и ч.3 ст. 64 АПК. Электронная переписка является письменным доказательством в суде и подлежит оценке наряду с другими.

Нужно ли соглашаться

У получателя нет обязанности соглашаться с жалобой. Варианты:

• направить отказ;
• принять доводы и признать суть требований;
• согласиться частично.

Кто и в какие сроки готовит ответ

Получив обращение клиента, определите срок для ответа. Его устанавливает:

• характер жалобы — требование о расторжении договора (п. 2 ст. 452 ГК);
• договор, положения которого нарушены;
• законодательство.

Законодательство устанавливает сроки ответа на некоторые досудебные обращения. Например, ответ на претензию о возврате денежных средств следует дать в течение 10 дней. В таблице — длительность и НПА по некоторым видам требований клиентов.

Отвечают в разумный срок. Если он не установлен заявителем, договором и законом, суды принимают его в интервале 2 — 3 недели (определение Хабаровского краевого суда от 14.07.2017 по делу №33-5747/2017).

В зависимости от организационной структуры ответ готовят разные сотрудники:

• секретари по поручению ответственных лиц;
• юристы;
• руководители подразделений, в зоне ответственности которых находится объект жалобы.

Как соглашаться и возражать

Согласие предполагает, что требования заявителя будут удовлетворены:

Лучше согласиться, если:

• судебное разбирательство с большой вероятностью закончится в пользу заявителя;
• допущенная ошибка (недоделка, нарушение и пр.) случайна и быстро исправима;
• признание вины позволит уменьшить размер санкций или увеличить срок на исправление ситуации.

Заявителю согласие позволит сэкономить время и не обращаться в суд. В ответ включите:

• подтверждение (полного или частичного) согласия с доводами;
• описание порядка и сроков удовлетворения требований;
• если речь идет об отсрочке исполнения обязательств, в ответе фиксируется дата или период завершения их в полном объеме;
• просьбу о неприменении штрафных санкций или уменьшении их размера;
• предполагаемый план выполнения своих обязательств;
• график погашения задолженности.
• указание на удовлетворение жалобы клиента (контрагента), если к моменту написания они выполнены.

В случае несогласия, приведите правовую позицию по каждому из требований — подготовьте возражения:

• сформулируйте доводы против необоснованных претензий, фактических обстоятельств либо правовых доводов, изложенных в претензии;
• используйте возражения любого вида, подтверждающие вашу правоту;
• приведите доказательства и приложите подтверждения своей позиции.

Сделайте ответ понятным для другой стороны. В ответе следует сообщить о результатах ее рассмотрения. Констатация своей позиции, приведенные аргументы и доказательства, ссылка на законы и НПА составят основную часть текста ответа.

Общество с ограниченной ответственностью «Пила»
Почтовый адрес: 321123, г. Поповка, ул. Зубова, д. 69

Генеральному директору
ООО «Наждак»
И.И. Иванову
(адрес: 125008, г. Поповка, ул. Бумажная, д. 20)

ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ
о замене товара ненадлежащего качества

8 декабря 2019 г. между нашими организациями был заключен договор поставки №130 (далее – Договор), во исполнение которого 15 декабря 2019 г. наша организация передала Вашей организации шлифовальную машину «Шлифовальщик» (товарная накладная от 15.12 2019 г. №154).

30 апреля 2022 г. нами была получена претензия (от 29 апреля 2022 г., исх. №17) Вашей организации с требованием о замене товара по причине плохой проработки боковых поверхностей.

В ответ на претензию сообщаем следующее.

Согласно пункту 2 статьи 475 Гражданского кодекса РФ покупатель вправе требовать замены товара ненадлежащего качества только в случае существенного нарушения требований к качеству товара. К таким нарушениям относятся неустранимые недостатки, недостатки, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, или проявляются вновь после их устранения, и другие подобные недостатки.

Недостаток, указанный в рекламации, не является существенным, так как может быть устранен путем настройки шлифовальных функций машины.

Таким образом, Ваша организация не может требовать замены машины «Шлифовальщик», переданной по Договору, и наша организация не находит оснований для удовлетворения претензии от 29 апреля 2022 г., исх. № 17. Мы готовы провести настройку работы переданного вам оборудования в сроки, согласованные дополнительно.

Приложения: копия претензии от 29 апреля 2022 г., исх. №17 – на 2 стр.

Как подготовить ответ: пошаговая инструкция

Письмо составляется в той же форме, что и сама претензия. Требования, предъявляемые к ее форме и реквизитам, применимы и к ответу. Документ оформляется и излагается:

• в свободной форме;
• в письменном виде на бланке;
• адресуется заявителю;
• подписывается получателем претензии лично либо лицом, им уполномоченным.

Структура письма заявителю и пошаговая инструкция, как написать ответ на претензию, основываются на действующих НПА и практике разрешения подобных споров.

Шаг 1. В шапке укажите отправителя — полное название организации, фактический адрес, ИНН, КПП. Заполните данные адресата:

• должность, фамилию, имя, отчество;
• либо полное наименование компании, фактический адрес.

Укажите регистрационные данные исходящего обращения в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставьте дату составления.

Шаг 2. Вторая часть — основная, содержащая подробный и аргументированный ответ. Здесь обязательно укажите:

• точную дату получения претензии;
• обозначьте ее суть и при наличии финансовых требований, впишите сумму (цифрами и прописью);
• номер и дату подписания документа, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор).

Сформулируйте текст ответа — ваше мнение по существу содержания требования.

Резюмирущая часть, как показывает пример ответа на претензию, содержит ссылки на пункты договора и нормы действующего законодательства.

Шаг 3. Подведите резюме. Отразите в нем готовность выполнить выдвигаемые требования полностью, частично или несогласие с ними.

Шаг 4. В завершение текст подписывается ответственным сотрудником предприятия с обязательной расшифровкой подписи.

Как отправить

Способ направления изберите на основании условий договора. В случае отсутствия четкого указания, направьте письмо-ответ на претензию заказным почтовым отправлением. Сопроводите описью вложения. Кроме того, направьте обращение:

• электронным письмом;
• факсом;
• в виде телефонограммы.

Адрес и иные реквизиты получателя вписываются в точном соответствии с данными или общими реквизитами контрагента.

Как правильно написать ответ на претензию потребителя?

Цель претензионной переписки заключается в том, чтобы как можно быстрее решить спор между сторонами на взаимовыгодных условиях без участия суда и других государственных органов. В области защиты прав потребителей продавцу товаров или поставщику услуг важно знать, как правильно ответить на претензию покупателя, чтобы конфликт был разрешен, а деловая репутация фирмы не пострадала. Именно за продавцом остается последнее слово при досудебном урегулировании спора: ответ на претензию должен быть таким, чтобы потребитель не пошел жаловаться и не навлек на Вас лишние проверки и судебные тяжбы.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

В статье расскажем:

Можно ли не отвечать на претензию?

Ответ на претензию – право продавца, закон не обязывает его отвечать потребителю. Тем не менее, составить ответное письмо следует в любом случае, даже если фактически произошло признание претензии, а требования потребителя выполнены, поскольку:

1. Претензионное общение – это официальная переписка. Правильно направленная претензия предполагает, что у покупателя есть доказательство обращения к продавцу, поэтому он должен получить официальный ответ.
2. Если организация создана с целью длительного осуществления предпринимательской деятельности, для нее важна не только ее репутация, но и каждый клиент. Чтобы не получить отрицательный отзыв и вернуть расположение клиента, нужно оказать внимание ему и его проблеме и при необходимости принести извинения.
3. Если покупатель все-таки пойдет по контрольным инстанциям или в суд, без официального письменного ответа на претензию он получит явное преимущество, а на самого продавца будут наложены дополнительные штрафные санкции за несвоевременное выполнение требований потребителя. Таким образом, отсутствие ответа на претензию может привести к увеличению убытков продавца в несколько раз.
4. Существует ряд отраслей, в которых досудебное урегулирование спора является обязательным, например, страхование. Это значит, что закон обязывает продавца и покупателя попытаться решить спор до суда. Кроме того, обязательный претензионный порядок может быть установлен договором.

Важно! Существует лишь одно исключение, когда на претензию не нужно отвечать: если она анонимная или не содержит никаких контактных данных заявителя, а связаться с ним не представляется возможным.

Общие правила составления ответа на претензию

При составлении ответного письма нужно проявлять индивидуальный подход, но существуют общие рекомендации, сложившиеся обычаи деловой переписки, которых лучше придерживаться.

Оформление

Чтобы придать письму силу юридического документа, должен быть соблюден определенный порядок ответа на претензию:

• письмо регистрируется, как и вся корреспонденция организации: присваиваются исходящий номер и дата. Эти данные отображаются в начале письма;
• ответ на претензию покупателя печатается на бланке организации. Если такого нет, нужно оформить шапку письма, где будет написано наименование организации, ее основные реквизиты и контакты;
• должно быть указано, кому направляется письмо, а сам текст следует начать с обращения к данному человеку;
• письмо должно быть подписано. Лучше всего, если это делает руководитель организации: это подчеркнет значимость ответа, а также устранит сомнения по поводу того, владело ли подписывающее лицо соответствующими полномочиями. Если у руководителя нет возможности подписывать все письма, можно обзавестись факсимильной печатью. Печать же самой организации проставлять не обязательно.

Содержание

Претензия может быть составлена как опытным юристом, так и самим потребителем, который может не уметь составлять деловые письма, не привести аргументацию или просто не указать важную информацию. Так или иначе, нужно стараться отвечать по существу и не давать формальных отписок.

Важно! Если данных, указанных в претензии, недостаточно для принятия решения по жалобе, или, к примеру, заявитель не указал реквизиты счета, на который ему нужно вернуть деньги, можно позвонить ему или попросить уточнить информацию ответным письмом.

Сама структура ответа довольно простая:

(Вариант: считаем Вашу претензию необоснованной по следующим основаниям)

Согласно ст. 18 Закона «О защите прав потребителей» в отношении технически сложного товара потребитель в случае обнаружения в нем недостатков вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за такой товар суммы либо предъявить требование о его замене на товар этой же марки (модели, артикула) или на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены в течение пятнадцати дней со дня передачи потребителю такого товара. По истечении этого срока указанные требования подлежат удовлетворению в одном из следующих случаев:

• обнаружение существенного недостатка товара;
• нарушение установленных настоящим Законом сроков устранения недостатков товара;
• невозможность использования товара в течение каждого года гарантийного срока в совокупности более чем тридцать дней вследствие неоднократного устранения его различных недостатков.

Обращаем Ваше внимание, что мы не отказываемся от своих обязательств и готовы выполнить Ваши законные требования.

Помимо приведенного выше примера Вы также можете ознакомиться с другим образцом ответа на претензию потребителя.

Обратите внимание! Если Вы не уверены в своей правоте, иногда лучше согласиться с требованиями клиента. Законодательство считает потребителя слабой стороной правоотношений, а потому суды чаще становятся на их сторону. Урегулирование спора в досудебной стадии поможет минимизировать Ваши убытки. Если же Вы желаете отстоять свои права, лучше обратиться за помощью к юристам.

Сроки ответа

Общего срока ответа на претензию в законодательстве не установлено. Гражданских кодекс РФ предлагает руководствоваться «разумным сроком», который, как следует из обычаев делового оборота, составляет 30 дней.

Закон «О защите прав потребителей» устанавливает сроки удовлетворения отдельных требований потребителя. Так, в соответствии со ст. 22 денежные требования заявителя подлежат удовлетворению в течение 10 календарных дней. Соответственно, и ответ на претензию должен быть дан до истечения срока выполнения указанного в ней требования. Так, ответить на претензию о возмещении ущерба нужно будет в течение все тех же 10 дней с момента ее получения.

Заявитель может указать и иные сроки для ответа. Их следует придерживаться, только если они отвечают требованиям разумности.

К примеру , если Вас просят направить по почте ответ в течение 2 дней, это может оказаться трудновыполнимым.

Более подробно со сроками ответа на претензию можно ознакомиться в нашей статье: «Срок ответа на претензию по закону ГК РФ».

Как отправить ответ заявителю?

Направлять письмо-ответ на претензию лучше всего тем же способом, каким была получена претензия, если заявитель специально не оговорил, каким способом он желает получить ответ:

• по электронной почте;
• почтой на указанный адрес. Лучше отправлять заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы убедиться, что заявитель получил ответ;
• лично. Если заявитель желает забрать ответ самостоятельно, нужно составить 2 экземпляра письма, чтобы один отдать ему, а на втором попросить поставить отметку о получении.

Как правильно написать претензию на некачественный товар и возврат денег?

Сроки рассмотрения и ответа на претензию по закону о защите прав потребителя

Как написать претензию в интернет-магазин Wildberries?

Заключение эксперта

1. Если Ваша организация получила претензию от клиента, ее нельзя игнорировать: потребитель должен получить ответ.
2. Любой отказ должен быть обоснован законом или договором и аргументирован в письме. Формальные «отписки» урегулировать спор не помогут.
3. Важно при ответе проявить к заявителю максимум внимания и уважения, чтобы не пострадала Ваша деловая репутация.
4. Если в штате организации нет юристов, можно обратиться за помощью в юридические компании.

Как правильно написать претензию, заявление в управляющую компанию?

Как правильно написать претензионное письмо?

Как написать претензию о возмещении ущерба в ТК «ПЭК»?

Как написать и подать жалобу или претензию на Почту России?

Как написать претензию на некачественное оказание услуг?

Как написать претензию в банк о возврате денежных средств?

Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ

Здравствуйте меня зовут Игорь, мне нужно Грамотно ответить на претензию.Я занимаюсь изготовлением мебели из массива, в частности изготовлением двухъярусных кроватей. Клиент написал претензию, хочет вернуть изделие и забрать деньги. Кровать была изготовлена и установлена в феврале, в мае произошла поломка.Клиент отказывается от гарантийного ремонта, просто хочет забрать деньги !

Добрый вечер, Игорь.
Тот факт, что кровать через несколько месяцев эксплуатации пришла в негодность не обязательно означает, что виноват Изготовитель. В силу ч.5 ст.18 ФЗ №2300-1 «О защите прав потребителей» вы имеете право для начала провести экспертизу с целью установления причины неисправности и если в итоге выясниться, что поломка возникла в виду нарушения правил использования в рамках ч.6 ст.18 ФЗ №2300-1 вы как Изготовитель ответственности за возникшие недостатки нести не будете и соответственно не обязаны будете возвращать деньги. Вот об этом и уведомьте клиента, что для начала необходима экспертиза, по итогам которой и будет принято решение.
Будут еще вопросы, обращайтесь.

Здравствуйте! Помогите разобраться в ситуации! Клиент купил у нас в интернет -магазине товар, во время транспортировки к покупателю в другой город товар получил повреждения, мы помогли клиенту составить претензию и он получил денежную компенсацию от ТК, прошло 10 дней клиент пишет,что из-за повреждений возникли дефекты, которые не позволяют использовать товар по назначению,хочет вернуть товар и получить деньги назад,товар на гарантии.

Добрый вечер, Елена.
Безусловно, клиент в своем праве. В силу ст.18 ФЗ №2300-1 «О защите прав потребителей» он имеет право на возврат средств за товар с дефектом и покупателя не касаются проблемы с доставкой, транспортную компанию выбирал не он, договор о перевозке с ним не заключался. Поэтому товар придется принять, а деньги вернуть. Но коль убытки вашему магазину возникли в виду проблем при транспортировке и первоначально с претензией к перевозчику обращался покупатель, с претензией о компенсации к ТК уже обращаетесь вы, как юридическое лицо в порядке ст.796 ГК РФ . если перевозчик добровольно откажется возместить убытки, обращаетесь в суд.
Будут еще вопросы, обращайтесь.

Образец положительного ответа на претензию

Поставщики услуг и товаров тратят большое количество времени для выстраивания эффективной системы регулирующей их взаимоотношения с заказчиками. Последние, в случае неудовлетворения сервисом и продукцией, обращаются устно или письменно с требованиями устранить допущенные недочеты.

Во избежание траты времени, финансовых средств и нервов, а также разрешения вопроса в суде, в интересах поставщика всегда незамедлительно реагировать на такие претензии. Мы настоятельно рекомендуем реагировать в письменной форме. Впоследствии это оградит вас от дальнейших требований.

Давайте разберемся, как юридически грамотно оформить ответ.

Как написать ответ-согласие на претензионное письмо?

В природе не существует образца оформления ответа на претензию, в этом плане перед вами открыто широкое поле возможностей. Однако в ваших интересах придерживаться грамотной структуры при изложении сути ответа. Это только будет вам на пользу, как свидетельство налаженности и эффективности вашего бизнеса.

Обратите внимание, грамотно написанное письмо – всегда красивое. Красота выражается в логичности, структурированности, содержательности, лаконичности, обоснованности и уважении к контрагенту.

Претензия, заслуженно полученная вами вследствие невыполнения обязательств по договору, конечно, заслуживает ответа в примирительном ключе с извинениями, предложениями загладить свою вину.

Приведем рекомендуемую структуру ответа:

• Исходные данные: дата, номер;
• Название адресата, организационно-правовая форма, юридический адрес;
• Ссылка на исходные данные полученной претензии;
• Выражение вашего согласия с претензией, признание вины, сожаление, принесение извинений;
• Перечисление предлагаемых вами вариантов исправления ситуации;
• Указание сроков для выполнения контрактных обязательств.
• Подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи и должности (по желанию — печать).

На дворе 21 век, поэтому пишите письмо на компьютере, это быстро и удобно, автоматически проверяется наличие ошибок, письмо будет легко читаться.

Если вы юридическое лицо, используйте фирменный бланк.

Письмо составьте в двух экземплярах, первый для адресата, на втором экземпляре при отправке курьером получатель распишется и поставит число. Если вы воспользовались услугами почты, то прикрепите уведомление о получении письма к вашему экземпляру. Аккуратно регистрируйте и храните исходящую переписку.

Особенности положительного письма, написанного в ответ на полученную от потребителя претензию

Существует общее правило отвечать в той же форме, что и полученная претензия. Мы рекомендуем всегда отвечать письменно с обоснованием вашей позиции. Тем более, если вы идете навстречу заказчику и выполняете его требования. Это демонстрирует эффективную работу с клиентами, которую вам удалось наладить, потребители всегда этот ценят.

Образец досудебной претензии о возврате денежных средств.

О том, как составляется претензия по договору купли-продажи товара, читайте тут.

Отсутствие ответа или устный ответ, который вы не сможете доказать в будущем может быть расценен как несогласие с претензией и грозит последующим рассмотрением вопроса в суде. Такой сценарий принесет вам ненужные хлопоты.

Бывает, что получатель претензии согласен не со всеми требованиями ее отправителя. Это называется частичное согласие. В этом случае необходимо отдельно выразить, с чем вы согласны, а с чем нет. Последнее должно быть мотивировано ссылками на письменные договоренности и положения законодательства.

Если вы полностью признаете доводы, изложенные в претензии справедливыми, начинайте ответ с извинений, если частично — с признательности о сообщении вам и сожалении о случившемся. Заканчивайте письмо заверениями о недопущении подобного впредь.

Важно: отвечайте на претензию в срок, указанный в самой претензии, договоре или законе, регулирующем ваш вид деятельности.

Имейте в виду, в соответствии с Законом об отмене обязательности печати хозяйственных обществ (№ 82-ФЗ от 06.04.15) скреплять ваше согласие печатью не обязательно.

В какие сроки нужно дать ответ на принятую претензию?

Сроки рассмотрения претензии устанавливаются в самой претензии, письменных договоренностях либо специальных законах (например: «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» – 10 дней, «О защите прав потребителей» 3-45 дней в зависимости от вида требования, ОСАГО – 5 дней).

В противном случае согласно статье 314 Гражданского кодекса РФ срок исполнения обязательств составляет семь дней, требование изменить договор рассматривается в соответствии с п.2 статьи 452 30 дней. Также, государственным организациям надлежит отвечать в течение 30 дней согласно закону «О порядке обращения граждан Российской Федерации».

Рассмотрим сроки, предусмотренные в Законе «О защите прав потребителей».

Бесплатно исправить изъяны По соглашению сторон, до 45 дней.

Обменять товар 7-30 дней

Возмещение стоимости 10 дней

К ответу на претензию нужно отнестись максимально внимательно. Последствия необдуманного ответа могут нанести деловой репутации непоправимый урон.