Право на дополнительный отпуск

Когда и как признаются в расходах суммы оплаты дополнительных отпусков сотрудников?

В каком случае работодатели обязаны предоставлять дополнительные отпуска работникам? Как они оплачиваются? Можно ли (и как) признать в составе расходов затраты в виде сумм оплаты дополнительных отпусков?

Виды дополнительных отпусков

Статьей 116 ТК РФ определено, что ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

имеющим особый характер работы;

с ненормированным рабочим днем;

работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (см. Письмо Минтруда России от 16.11.2022 № 14-2/ООГ-16941).

Помимо наиболее распространенных категорий работников (о которых сказано выше), есть еще и другие лица, кому полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, – например, спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ). Также дополнительные оплачиваемые отпуска могут быть предусмотрены условиями коллективного договора (или иным локальным нормативным актом).

Продолжительность дополнительных отпусков

Вредные условия труда

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2-й, 3-й или 4-й степени либо опасным условиям труда (ч. 1 ст. 117 ТК РФ). Минимальная продолжительность такого отпуска составляет 7 календарных дней (ч. 2 названной статьи).

В силу положений ч. 3 ст. 117 и ч. 3 ст. 219 ТК РФ более продолжительный отпуск может быть установлен работнику на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда, а также локального нормативного акта (см. Письмо Роструда от 04.12.2022 № ПГ/55760-6-1).

Особый характер работы

Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ). Однако пока такого документа нет.

Ненормированный рабочий день

Работникам с ненормированным рабочим днем (если режим рабочего времени отдельных категорий работников предусматривает такую работу) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней. Порядок предоставления данного отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации (ст. 119 ТК РФ).

К сведению: с 01.04.2022 запущен пилотный проект, согласно которому работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 18 дней для прохождения медосмотра с целью выявления ранних признаков профзаболеваний. Его организуют в центрах реабилитации ФСС по индивидуальному плану для каждого сотрудника. Затраты на оплату отпуска и проезда к месту профилактического лечения и обратно возмещает ФСС (что предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 18.03.2022 № 401).

Порядок предоставления дополнительных отпусков

Трудовым законодательством не предусмотрено запрета на объединение или разделение дней основного и дополнительного отпусков. Очередность предоставления дней отпуска утверждается графиком отпусков. График отпусков формируется таким образом, чтобы не возникало сбоев в протекании производственных процессов (см. Письмо Роструда от 04.12.2022 № ПГ/55760-6-1).

Иными словами, работник может взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю. При этом условие о предоставлении работнику ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (предусмотренного ст. 116–119 ТК РФ) относится к режиму труда и отдыха, являющемуся существенным признаком трудового договора. Это следует из ст. 57 ТК РФ.

Как оплачиваются дополнительные отпуска?

Ежегодные дополнительные отпуска (которые предоставляются на основании Трудового кодекса) оплачиваются исходя из среднего заработка. Специальных правил на этот счет законом не установлено.

Как и в случае с обычными отпускными, начисленные отпускные по дополнительному отпуску должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2022 № ПГ/20884-6-1).

Что касается дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (локальным актом), порядок их оплаты работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет в названном документе. Данное право работодателя обусловлено ч. 2 ст. 116 ТК РФ.

Налоговый учет затрат на оплату дополнительных отпусков

По общему правилу, установленному п. 1 ст. 252 НК РФ, в целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Пунктом 7 ст. 255 НК РФ установлено, что в затраты организации на оплату труда включаются суммы средней зарплаты, сохраняемой за работниками на период отпуска, предусмотренного ТК РФ, а также суммы оплаты проезда к месту отпуска на территории РФ.

Одновременно п. 24 ст. 270 НК РФ определено, что в расходах организации не засчитываются затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам по коллективному договору сверх установленной законом нормы.

Таким образом, если оплачивается дополнительный отпуск, предоставление которого обусловлено требованиями закона, то расходы на его оплату в целях уплаты налога с прибыли учитываются в затратах на оплату труда. В противном случае расходы на оплату дополнительного отпуска не могут быть учтены в облагаемой базе (см. письма Минфина России от 12.10.2022 № 03-03-06/2/82420, от 09.09.2022 № 03-03-06/1/73062, от 06.09.2022 № 03-03-06/1/71954).

В расходах для целей налогообложения прибыли организаций не могут учитываться затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей (п. 24 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.07.2022 № 03-03-06/1/61146).

Дополнительные оплачиваемые отпуска работодатели обязаны предоставлять сотрудникам в установленных ст. 161 ТК РФ случаях. Кроме того, исходя из производственных и финансовых возможностей, работодатели могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников (условия и порядок предоставления которых определяются в локальных нормативных актах).

Поскольку специальные правила по оплате дополнительных отпусков законом не установлены, они оплачиваются исходя из среднего заработка.

Если предоставление дополнительного отпуска обусловлено требованиями закона, то расходы на его оплату в целях уплаты налога на прибыль учитываются в затратах на оплату труда. В противном случае расходы на оплату дополнительного отпуска не могут быть учтены в облагаемой базе.

Порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться работнику по основаниям, закрепленным как на уровне федеральных нормативных актов, так и в локальных нормативах работодателя. Изучим примеры распространенных разновидностей дополнительных отпусков и специфику их предоставления сотрудникам.

Положен ли дополнительный ежегодный отдых работнику: как это определить?

Нормами непосредственно ТК РФ дополнительный оплачиваемый отпуск гарантирован для:

• специалистов на вредном или опасном производстве;
• сотрудников организаций с особым характером труда;
• специалистов с ненормированным графиком;
• трудящихся на Крайнем Севере и в регионах, приравненных к нему;
• спортсменов (ст. 116 ТК РФ, ст. 348.10 ТК РФ).

Дополнительный отдых может предоставлен и на санаторно-курортное лечение в случае наступления страхового случая (например, несчастного случая на производстве). Как предоставить дополнительный отпуск в этом случае, пояснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к Готовому решению бесплатно.

Прочие правовые основания для назначения человеку дополнительного оплачиваемого отпуска могут быть зафиксированы:

1. В положениях других федеральных источников права.

Например, закрепленных в п. 5.1 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ, по которому военные в статусе ветеранов боевых действий могут брать оплачиваемый отдых, что добавляется к основному, длительностью 15 дней.

2. В локальных нормативах работодателя.

Здесь дополнительный отдых может устанавливаться для любых категорий специалистов.

Ежегодный дополнительный отпуск нужно обособлять от удлиненного отдыха (более длительного в сравнении с обычным в 28 дней по ст. 115 ТК РФ), который назначается, к примеру:

• учителям (в порядке, определенном ст. 334 ТК РФ);
• сотрудникам силовых структур, гражданским служащим (в соответствии с отдельными федеральными источниками права).

Сотрудник, получающий удлиненный отпуск, полноценно может пользоваться и дополнительным периодом отдыха, если на то есть основания.

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от конкретной его разновидности. Изучим для примера, какую длительность могут иметь отпуска для категорий трудящихся, указанных в общеотраслевых нормах ст. 116 ТК РФ.

Расчет дополнительных дней к отпуску на вредном или опасном производстве: нюансы

Длительность рассматриваемой разновидности отдыха составляет не менее 7 дней (ст. 117 ТК РФ). Более продолжительный отдых для специалистов на вредном или опасном производстве может быть установлен контрактом с работодателем с учетом:

• норм коллективного соглашения;
• норм отраслевого или межотраслевого соглашения;
• результатов спецоценки условий работы.

Ознакомиться с особенностями проведения спецоценки условий работы на предприятии вы можете в этой статье.

Дополнительный период отдыха для рассматриваемой категории трудящихся предоставляется исходя из того факта, что в течение 12 месяцев (за которые дается соответствующий отпуск) человек работал именно на вредном либо опасном производстве. Если какую-то часть времени он отработал в обычных условиях, то это время не берется в расчет при исчислении длительности дополнительного периода отдыха (ст. 121 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! Если по результатам спецоценки условия труда признаны безопасными, дополнительный отдых не предоставляется (ч.4 ст. 219 ТК РФ).

Важный нюанс: при наличии нескольких законных оснований назначения дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда соответствующий отдых дается только по 1 основанию (п. 18 Инструкции, утвержденной приложением к постановлению Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы определили продолжительность дополнительного отпуска сотруднику, занятому на вредных производствах. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Какова длительность отдыха за особый характер работы?

Данный вид отпуска предусмотрен ст. 118 ТК РФ и устанавливается, в частности:

• для сотрудников, направленных в Чеченскую Республику — длительностью 2 дня за каждый полный месяц труда (п. 5 постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440);
• для медицинских специалистов общей практики — длительностью 3 дня за непрерывную работу на занимаемых должностях больше 3 лет (п. 1 постановления Правительства РФ от 30.12.1998 № 588).

Нормативными актами Правительства могут устанавливаться и иные правовые основания для направления трудящихся на отдых за особые условия ведения работы.

В положениях ряда нормативных актов можно обнаружить основания для назначения дополнительного оплачиваемого отпуска за ведение трудовой деятельности в особых условиях в сочетании с иными отпускными привилегиями.

Например, согласно положениям подп. 1 п. 1 и п. 4 ст. 58 закона «О службе в органах внутренних дел» от 30.11.2011 № 342-ФЗ, сотрудники силовых структур имеют право на дополнительный период отдыха длительностью до 10 дней за службу в особых условиях. Это не считая того, что силовики имеют также удлиненный обычный отпуск — 30 дней в регионе с обычным климатом, 45 дней — на Крайнем Севере (п. 1 ст. 57 закона 342-ФЗ).

Какова длительность отдыха для сотрудников с ненормированным рабочим днем?

Рассматриваемый вид дополнительного оплачиваемого отпуска назначается специалистам с ненормированным рабочим графиком, и длительность такого отдыха не должна быть менее 3 дней (ст. 119 ТК РФ, п. 3 Правил предоставления дополнительного отпуска, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884).

Список должностей, на которых работа ведется по ненормированному графику, устанавливается фирмой-работодателем в локальном нормативе (ст. 101 ТК РФ). В контрактах сотрудников, занимающих такие должности, также указываются сведения о соответствующем графике (ст. 57 ТК РФ).

При этом не имеет значения, в какие часы фактически работали сотрудники по «ненормированным» должностям: даже если часы их работы полностью совпали с установленными для работников со стандартным 8-часовым графиком, тем не менее их график считается ненормированным и дает право на рассматриваемый вид отдыха (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

Какова длительность дополнительного отдыха на Крайнем Севере?

В общем случае трудящимся на Крайнем Севере назначается 24 дня дополнительного оплачиваемого отпуска, а трудящимся в тех частях страны, что приравнены к нему, — 16 дней (ст. 321 ТК РФ). Если регион ведения человеком работы — не северный, но для него законом определен районный коэффициент и надбавка, то продолжительность дополнительного отпуска составит 8 дней (ст. 14 закона РФ «О государственных гарантиях для лиц на Крайнем Севере» от 19.02.1993 № 4520-1).

При этом если законом для тех или иных категорий работников на Крайнем Севере закреплены прочие привилегии в части определения длительности отдыха, то они могут дополнять те, что отражены в ст. 321 ТК РФ.

Так, выше мы отметили, что сотрудники силовых структур на Крайнем Севере в соответствии с п. 1 ст. 57 закона 342-ФЗ получают основной (удлиненный) отдых длительностью 45 дней. Трудящийся, имеющий право на данную привилегию в силу своего статуса, также сможет воспользоваться и отдельным дополнительным периодом отдыха в 24 дня на основании ст. 321 ТК РФ.

Когда предоставляются основной и дополнительный отпуска по ТК РФ?

Основной и дополнительный оплачиваемые отпуска могут:

1. Предоставляться отдельно.

2. Предоставляться одновременно (за счет соединения всех дней обоих видов отпусков).

2. Суммироваться и предоставляться частями (ст. 125 ТК РФ):

• в соответствии с договоренностью между сторонами трудового договора;
• при условии, что длительность хотя бы 1 периода непрерывного отдыха сотрудника не будет меньше чем 14 дней.

Оба отпуска в общем случае предоставляются по истечении 6 месяцев работы сотрудника в компании (ст. 122 ТК РФ). В отношении обеих разновидностей отдыха применяется правило, по которому выходные дни входят в отпуск, а нерабочие праздничные — исключаются при расчете его длительности (ст. 120 ТК РФ).

Таким образом, с точки зрения положений ТК РФ у основного и дополнительного периодов отдыха много общего. Но с точки зрения налогового законодательства разница между ними может быть в ряде правоотношений весьма существенной. Изучим данный нюанс подробнее.

Оплата дополнительного отдыха с точки зрения налогового законодательства: нюансы

В процессе ведения налогового учета работодателю, предоставляющему дополнительные периоды отдыха сотрудникам, следует иметь в виду, что:

1. Отпускные, выплаченные за дополнительный отдых при вредной и опасной работе, могут быть включены в расходы фирмы (п. 24 ст. 270 НК РФ), если:

• период отдыха не превышает того, что обязателен по закону, — в полном объеме;

• предоставление дополнительного отдыха регламентировано трудовым договором, локальным нормативом или иным источником норм, отличным от коллективного договора, — также в полном объеме.

А если добровольный дополнительный оплачиваемый отпуск назначается именно по коллективному договору, то включение отпускных в этом случае в расходы не допускается (письмо Минфина России от 31.05.2016 № 03-03-06/3/31323, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2009 № 09АП-8089/2009-АК).

Фирмам следует ожидать вместе с тем, что инспекторы ФНС в первоочередном порядке будут ориентироваться на ст. 270 НК РФ. Дело в том, что в состав налоговой отчетности в общем случае не входят внутренние кадровые регламенты, и инспекторы по умолчанию могут рассматривать именно коллективные договоры в качестве источника норм, устанавливающих в фирме дополнительные отпуска.

2. В некоторых случаях отпускные за дополнительный оплачиваемый отпуск могут освобождаться от обложения НДФЛ и социальными взносами, например выплачиваемые участникам ликвидации аварии на ЧАЭС. Как считает Минфин, они не связаны с выполнением трудовых функций и их следует приравнивать к компенсационным выплатам, которые по п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом (письмо Минфина РФ от 01.06.2007 № 03-04-06-02/8). В остальных ситуациях допотпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Итоги

Дополнительный оплачиваемый отпуск может назначаться сотруднику по разным основаниям: прописанным в ТК РФ, закрепленным в других федеральных нормативных актах, отраженным в локальных нормативах. Его длительность зависит от конкретного основания. Оно же определяет и специфику налогового учета при оплате трудящемуся дополнительного периода отдыха.

Узнать больше о специфике дополнительных отпусков вы можете в статьях:

Рассчитайте отпускные правильно. Поможет вам в этом наш онлайн-калькулятор.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Дополнительный отпуск: кому положен и на сколько дней

Дополнительный оплачиваемый отпуск — бонус, который доступен некоторым сотрудникам. Кому именно и на какой срок, разбираемся вместе с экспертом Контур.Персонала Дмитрием Шафраном.

Из статьи вы узнаете:

Кому положен дополнительный отпуск

Каждый год сотрудники, которые заключили с работодателем трудовой договор, могут брать оплачиваемый отпуск на 28 дней (ст. 115 ТК РФ). Но этот срок может быть увеличен на дополнительный отпуск, если они (ст. 116 ТК РФ):

• заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеют ненормированный рабочий день;
• работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• имеют особый характер работы;
• в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Рассмотрим самые распространенные основания для дополнительного отпуска подробнее.

Ненормированный рабочий день

Ненормированный день — это режим, при котором сотрудники по распоряжению работодателя эпизодически выполняют работу за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).

Компании сами устанавливают перечень должностей с ненормированным днем в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 101 ТК РФ). А в трудовом договоре прописывают факт ненормированного рабочего дня (ст. 57 ТК РФ).

Сколько дней дополнительного отпуска положено

Минимальная продолжительность отпуска за ненормированный рабочий график — три календарных дня. Но работодатель может дать сотруднику больше времени на отдых, если пропишет это во внутренних документах компании для каждой должности.

Стаж работы в ненормированном режиме не имеет значения для дополнительного отпуска (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). И даже если в течение всего года сотрудника ни разу не привлекли к работе сверх нормальной продолжительности рабочего времени, дополнительный отпуск ему положен (письмо Минтруда от 13.10.2022 № 14-2/ООГ-15911), при условии, что его должность входит в перечень должностей с ненормированным днем.

Вредные и опасные условия труда

Условия труда по степени вредности и (или) опасности подразделяются на четыре класса: оптимальные, допустимые, вредные и опасные (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Дополнительный отпуск дают сотрудникам, которые трудятся во вредных условиях 2, 3 или 4 класса. Уровень для конкретного рабочего места определяют во время специальной оценки условий труда (СОУТ). Ее проводят раз в пять лет.

Сколько дней дополнительного отпуска положено

За работу во вредных и опасных условиях труда сотруднику положено не менее 7 календарных дней отдыха дополнительно к основному отпуску (ст. 117 ТК РФ). Большее количество дней может быть установлено картой спецоценки, отраслевым соглашением, коллективным договором, локальным нормативным актом.

Этот отпуск предоставляется в зависимости от стажа работы во вредных (опасных) условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0):

• больше 11 месяцев — отпуск нужно дать в полном объеме;
• меньше 11 месяцев — продолжительность отпуска следует пересчитать пропорционально отработанному времени.

Стаж работника — это количество полных месяцев, которые он отработал во вредных условиях. Определить его можно по такой формуле:

Стаж = фактически отработанные во вредных условиях дни в году / среднемесячное количество рабочих дней в году.

Пример расчета стажа для дополнительного отпуска за вредность и его продолжительности

Разберем расчет дополнительного отпуска за вредные условия труда на примере.

Колосов И. И. в 2022 году провел 20 дней на больничном, два — в командировке и уже полностью отгулял основной отпуск в 28 дней.

1. Находим среднемесячное количество рабочих дней

В 2022 году — 247 рабочих дней. Их делим на 12 месяцев в году и получаем среднемесячное количество рабочих дней: 247 рабочих дней / 12 месяцев = 20,5 рабочих дней

2. Определяем количество дней, фактически отработанных во вредных условиях

Из общего количества рабочих дней вычитаем все рабочие дни, когда сотрудник болел, был в командировке и отпуске. Для этого из периода больничного и основного отпуска нужно вычесть выходные дни.

Для Колосова И. И. расчет фактически отработанных во вредных условиях дней будет выглядеть так: 247 рабочих дней — 2 дня командировки — 14 дней больничного (20 — 6 дней выходных, которые на него выпали) – 20 дней основного отпуска (28 — 8 дней выходных, которые на него выпали) = 211 отработанных дней.

3. Находим количество полных месяцев работы во вредных условиях

Для этого общее количество отработанных во вредных условиях дней делим на среднемесячное количество рабочих дней: 211 дней / 20,5 дней = 10,2 месяца.

Когда в результате подсчетов получается нецелое число, его нужно округлить по правилам математики: если десятая часть меньше 0,5, месяц не засчитывают, больше 0,5 — считают за целый. Исходя из этой логики округляем 10,2 и получаем 10 полных месяцев.

4. Считаем, сколько дней дополнительного отпуска положено работнику

Для этого воспользуемся такой формулой:

Дни доп. отпуска = Продолжительность отпуска за вредность / 12 месяцев × Количество полных месяцев, отработанных во вредных условиях — Отгулянные дни доп. отпуска за вредность

Для Колосова работодатель установил 12 дней отпуска за вредность, поэтому расчет будет следующим:

Дни доп. отпуска = 12 дней / 12 месяцев × 10 отработанных месяцев — 0 дней отгулянного отпуска = 10 дней отпуска.

Если бы Колосов трудился во вредных условиях 11 месяцев и больше, то дополнительный отпуск «за вредность» ему нужно было бы посчитать в полном размере, т.е.12 дней.

Особый характер работы

Перечень работников, которым можно предоставить дополнительный отпуск за особый характер работы, а также его срок и условия определяет Правительство РФ (ст. 118 ТК РФ). Что именно понимать под «особым характером работы», в законе не указано. Есть лишь частные примеры, которые опубликованы в постановлениях. Например, дополнительный отпуск за особый характер работы задокументирован для:

• работников территориальных органов и работников, командированных в Чеченскую Республику (Постановление Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440);
• врачей общей практики и их медицинских сестер, которые трудятся непрерывно в этих должностях больше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 № 1588).

Сколько дней дополнительного отпуска положено

Зависит от конкретных условий и документов, которые их регламентируют. Например, работникам, командированным в Чеченскую республику, положено дополнительно два календарных дня за каждый полный месяц работы, а врачам общей практики — три календарных дня в год.

Работа в условиях Крайнего Севера

Перечень районов Крайнего Севера РФ и приравненных к нему территорий дан в Постановлении Совмина СССР от 10.11.1967 № 1029. Дополнительный отпуск распространяется на всех, кто трудится на этих территориях:

• по основному месту работы;
• по совместительству;
• вахтой.

Людям, командированным в районы Крайнего Севера и приравненные местности, дополнительный отдых не положен. Исключение — сотрудники, которые занимаются разведкой нефтегазовых месторождений и организуют экспедиции (п. 4 приложения к приказу Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2). Будьте внимательны, если командировки имеют признаки вахтового метода (регулярные, продолжительные), суды могут подтвердить право на дополнительный отпуск (обзор, утвержденный Президиумом ВС РФ 26.02.2014).

Когда в районе Крайнего Севера человек работает во вредных и опасных условиях труда, он может взять дополнительные дни за каждый из этих факторов (ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).

Сколько дополнительного отпуска положено

Для тех, кто трудится в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня. В местностях, приравненных к нему — 16.

Работникам, которые заняты по основному месту работы или совместительству, отпуск предоставляется через шесть месяцев работы у данного работодателя. У вахтовиков продолжительность дополнительного отпуска рассчитывается исходя из количества дней, которые они отработали в северных условиях и потратили на дорогу (ст. 302 ТК РФ). Например, если Голубев И. И. трудился на Чукотке шесть месяцев, а остальное время был дома в Краснодаре, то начислить ему нужно половину установленной законодательством нормы.

Дополнительный отпуск и основной: как разделить

Дополнительный оплачиваемый отпуск можно соединить с основным, также сотрудник может отгулять его отдельно. Обратите внимание, что раз в год сотрудник обязан брать неделимую часть отпуска длиной в 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Выделять ее лучше из основного отпуска, т. к. количество дней в нем фиксировано и, в отличие от дополнительного, не может быть уменьшено из-за длительного больничного или отмены вредных условий труда во время спецоценки.

Еще сотрудник может получить дополнительные дни к основному отпуску авансом. Исключение — отдых за ра­бо­ту во вред­ных усло­ви­ях труда, так как его, как мы рассказывали выше, дают за фактически отработанное время (ст. 121 ТК РФ, Пись­мо Ро­стру­да от 18.03.2008 № 657-6-0).

В каких случаях нужно заявление на дополнительный отпуск

Когда сотрудники уходят в дополнительный отпуск по графику, заявление они могут не писать, а работодатель, в свою очередь, должен напомнить о предстоящем отдыхе за две недели (ст. 123 ТК РФ). Если со­труд­ник от­прав­ля­ет­ся в от­пуск вне гра­фи­ка, заявление он написать должен.

Ознакомившись с заявлением, руководитель подписывает приказ о предоставлении дополнительного отпуска на даты, указанные в заявлении. Сотрудника должны ознакомить с приказом.

Можно ли вместо отпуска выплатить деньги

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска больше 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией, если сотрудник напишет заявление. Но для некоторых работников это делать запрещено (ст. 126 ТК РФ):

• беременных,
• несовершеннолетних,
• трудящихся во вредных/опасных условиях.

Если работнику, который трудится во вредных условиях, положено больше семи дней, остальной срок он может не отгуливать, а попросить за него деньги (ст. 117 ТК РФ).

Эксперт: Дмитрий Шафран, руководитель проекта Контур.Персонал
Подготовила Елена Яркина, копирайтер

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Порядок предоставления дополнительного отпуска

Действующее законодательство предусматривает как право (ч. 2 ст. 116 ТК РФ), так и обязанность работодателя (ч.1 ст. 116 ТК РФ) предоставить работнику дополнительные отпуска.

Помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска в некоторых случаях работодатель обязан предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск:

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• дополнительный оплачиваемый отпуск, не связанный с условиями ежегодного предоставления (ст. ст.173, 173.1, 176 ТК РФ и ст.ст. 8, 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”).

Важно! Виды ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

А. По условиям труда

• за работу с вредными или опасными условиями труда;
• за работу, связанную с особым характером работы;
• за работу в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним;
• за работу в режиме ненормированного рабочего дня;
• за работу за границей в загранучреждениях (представительствах) Российской Федерации;

Б. По категориям работников

• спортсмену;
• тренеру;
• медицинским работникам;
• ветеринарным и другим работникам, участвующим в оказании противотуберкулезной помощи, а также работникам, обслуживающим больных туберкулезом сельскохозяйственных животных;
• работникам, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, работникам, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека;
• работникам, участвующим в оказании психиатрической помощи;
• работникам, пострадавшим в результате радиационных катастроф на Чернобыльской АЭС, на ПО “Маяк”, Семипалатинском полигоне, проходившим службу в подразделениях особого риска;
• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, формирований;
• работникам, входящим в состав Российской антарктической экспедиции (включая членов экипажей морских судов и воздушных судов);
• работникам воздушного транспорта.

1. Общий порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска

Важно! Дополнительный оплачиваемый отпуск по условиям труда и категориям работников работодатель в соответствии с законом обязан предоставлять ежегодно.

О начале отпуска работодатель обязан уведомить работника под роспись за 2 недели до его начала.

Важно! Если работодатель не известил работника о начале отпуска в указанный срок, работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. Перенесение отпуска на другой срок возможно при наличии письменного заявления работника.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Работодатель, исходя из своих производственных и финансовых возможностей, вправе самостоятельно установить дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска работникам. Вопрос о таких отпусках также может быть урегулирован коллективным договором/соглашением. Локальный нормативный акт работодателя и коллективный договор/соглашение о ежегодных дополнительных оплаченных отпусках не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством.

Важно! В случае, если ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск всем или некоторым категориям работникам установлен не законом, а коллективным договором/соглашением или локальным нормативным актом, работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

Важно! По соглашению сторон ежегодный дополнительный отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев с момента начала работы.

Следующим работникам отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить ранее истечения 6 месяцев непрерывной работы:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• мужу, в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
• совместителю – по месту совместительства – отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск при стаже работы менее шести месяцев предоставляется по заявлению работника. Если ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику авансом, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику пропорционально отработанному им в соответствующих условиях времени.

Важно! Ежегодный дополнительный отпуск за второй и последующий годы предоставляется в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков, в любое время рабочего года. Если в графике отпусков указана дата начала такого отпуска, заявления работника на его предоставление не требуется.

Некоторым работникам ежегодный отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Оплата отпуска должна быть произведена за 3 дня до его начала.

Важно! Работодатель обязан перенести ежегодный дополнительный отпуск на другой срок, согласованный с работником, если отпуск не был своевременно оплачен. Необходимо письменное заявление работника на перенесение неоплаченного отпуска на другой срок.

2. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда

Важно! Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда при наличии следующих условий:

• условия труда признаны вредными в результате специальной оценки условий труда;
• вредность условий труда на рабочих местах определена 2, 3 или 4 степенью или условия труда признаны опасными;
• в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск, включено время, фактически отработанное во вредных/опасных условиях труда.

Минимальная продолжительность дополнительного отпуска – 7 календарных дней.

Важно! Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска каждого работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора.

Часть отпуска, превышающая 7 календарных дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией при соблюдении следующего порядка:

• наличие письменного заявления (согласия) работника на замену отпуска денежной компенсацией;
• условие о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией предусмотрено в отраслевом соглашении или коллективном договоре.

3. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за особый характер работы

Важно! Отпуск предоставляется при соблюдении одновременно следующих условий:

• работа (должность) лица, которому предоставляется дополнительный отпуск, включена в перечень категорий работников, определяемый Правительством РФ,
• минимальная продолжительность дополнительного отпуска определена Правительством РФ,
• условия предоставления дополнительного отпуска определены Правительством РФ.

4. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день

Отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется при соблюдении следующих условий:

• должность работника включена в список работников, которым установлен ненормированный рабочий день (приложение к Правилам внутреннего трудового распорядка);
• минимальная продолжительность отпуска – 3 календарных дня.

Конкретная продолжительность устанавливается в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективным договором.

Важно! Работодатель обязан предоставлять отпуск независимо от того, привлекался работник к работе в режиме ненормированного рабочего дня или нет.

5. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в районах Крайнего Севера

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, установленный законодательством предоставляется работникам по истечении шести месяцев работы у данного работодателя.

Важно! Продолжительность дополнительного отпуска составляет:

• в районах Крайнего Севера предоставляется отпуск – 24 календарных дня,
• в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера – 16 календарных дней,
• в остальных районах Севера, где установлен районный коэффициент и процентная надбавка – 8 календарных дней (ст. 321 Трудового кодекса РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).

Важно! Порядок предоставления дополнительного отпуска:

• работник работает в РКС, МКС или районах, где установлены районные коэффициенты и процентные надбавки (ст. 321 Трудового кодекса РФ);
• работодатель компенсирует оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно 1 раз в 2 года (ст. 325 Трудового кодекса РФ);
• работодатель предоставляет работнику отпуск без сохранения заработной платы для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 Трудового кодекса РФ);
• общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска при суммировании всех видов отпусков не превышает 6 месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 Трудового кодекса РФ).

Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается не более чем за два года.

6. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в загранучреждениях (представительствах) Российской Федерации

Важно! Работодатель обязан предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск при наличии в стране пребывания одного следующих условий:

• тяжелые климатические условия;
• неблагоприятная экологическая и (или) эпидемиологическая обстановка;
• военные действия, вооруженные конфликты;
• нестабильная общественно-политическая обстановка, включая террористическую деятельность;
• высокий уровень преступности.

Важно! Постановлением Правительства РФ от 21.04.2010 № 258 утвержден перечень государств, за работу в которых работнику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска составляет 3 календарных дня.

Важно! Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска в зависимости от страны пребывания определена приказом МИД РФ от 08.08.2011 № 14299.

7. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска спортсменам и тренерам

Важно! Минимальная продолжительность дополнительного отпуска составляет 4 календарных дня.

Конкретная продолжительность отпуска определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором (ст. 348.10 Трудового кодекса РФ).

8. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельным категориям медицинских работников

Важно! Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск при наличии следующих условий:

• непрерывная работа в качестве медицинского работника;
• должность (профессия) работника включена в перечень, утв. постановлениями Правительства РФ от 06.06.2013 № 482, от 30.12.1998 № 1588, от 03.04.1996 № 391;
• продолжительность отпуска в зависимости от стажа, вида деятельности и замещаемой должности установлена постановлениями Правительства РФ от 06.06.2013 № 482, от 30.12.1998 № 1588, от 03.04.1996 № 391.

9. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска ветеринарным, иным работникам, участвующим в оказании противотуберкулезной помощи; работникам, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных; работникам, участвующим в оказании психиатрической помощи

Важно! Дополнительный отпуск предоставляется при наличии следующих условий:

• должность (профессия) работника включена в перечень, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22, постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 № 482.
• продолжительность отпуска в зависиМОСТИ от вида деятельности и замещаемой должности и установлена постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22, постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 № 482.

10. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, пострадавшим в результате радиационных катастроф

Важно! Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск следующим работникам (п. 5 ч. 1 ст. 14, п. 4 ч. 1 ст. 19 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1):

• продолжительностью 14 календарных дней – лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь, другие заболевания, и инвалидам вследствие катастрофы;
• продолжительностью 7 календарных дней – постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с социально-экономическим статусом.

Важно! Оплата ежегодного дополнительного отпуска производится за счет средств федерального бюджета в размере среднего заработка работника. Работодатель обязан предоставить работнику справку о размере среднего заработка.

11. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска спасателям профессиональных аварийно-спасательных формирований

Важно! Работодатель обязан предоставить ежегодный дополнительный отпуск спасателю в следующем порядке (п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ):

• 1 день дополнительного отпуска за 24 часа аварийно-спасательных работ,
• максимальная продолжительность дополнительного отпуска – не более 15 суток.

12. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска членам Российской антарктической экспедиции

Важно! Продолжительность дополнительного отпуска составляет 44 календарных дня (п. 12 ст. 5 Федерального закона от 05.06.2012 № 50-ФЗ)

13. Порядок предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам воздушного транспорта

Важно! Дополнительный отпуск предоставляется при наличии следующих условий:

• работа (должность) включена в перечень, утв. приказом МГА СССР от 13.03.1986 № 50;
• продолжительность дополнительного отпуска зависит от налета часов.

Совместитель имеет право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск без каких-либо исключений не только в тех случаях, когда отпуск предоставляется в зависимости от условий его труда, но и тогда, когда такой отпуск предоставляется в зависимости от категории работников, к которой совместитель принадлежит.

Особенности предоставления дополнительного отпуска разным категориям работников

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Каждая компания обязана предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Право работника на отдых оговорено в Конституции РФ (пункт 5 статья 37) и ТК (глава 19). Некоторым сотрудникам полагается дополнительный отпуск. Предоставляется он на основании ТК или федеральных законов. Решение о выделении дополнительного отпуска может принимать сам работодатель.

Особенности дополнительного отпуска (ДО) по ТК РФ

Минимальная длительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Продолжительность стандартного и дополнительного отпуска суммируется для определения совокупной длительности ежегодного отпуска сотрудника. Работодатель обязан оплачивать все рабочие дни, включенные в плановый отдых. Отпускные за праздничные и выходные дни начисляться не будут согласно статье 120 ТК РФ.

Ежегодный оплачиваемый отпуск (в который включается ДО) может предоставляться по частям на протяжении всего года на основании части 1 статьи 125 ТК РФ. Минимальная продолжительность такого мини-отдыха составляет 14 дней.

В каких случаях предоставляется дополнительный отпуск?

ДО предоставляется лишь некоторым категориям сотрудников на основании следующих источников:

• Трудового кодекса.
• Письма Роструда.
• Постановления Правительства РФ.

ДО может выдаваться как в качестве компенсации за определенные условия труда, так и в качестве поощрения за продолжительный стаж работы в организации, выслугу лет. Рассмотрим подробно все случаи предоставления ДО.

При работе во вредных или опасных условиях

Обязательное предоставление ДО людям, работающим во вредных или опасных условиях, регламентировано статьей 117 ТК РФ. К таким условиям относятся:

• Горные работы под землей.
• Открытые горные работы (к примеру, в карьерах).
• Деятельность, сопряженная с взаимодействием со вредными химическими, биологическими и прочими элементами.

Минимальная продолжительность ДО в данном случае составит 7 дней. Эта длительность оговорена в пункте 1 Постановления Правительства № 870.

Один из документов, на основании которого предоставляется отпуск – это Список производств с вредными условиями труда, утвержденный 25 ноября 1974 года. В нем рекомендуемая продолжительность ДО выражена без учета выходных дней. В зависимости от должности, сотруднику может быть предоставлено 6-36 дней отдыха.

ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить продолжительность ДО. Это решение нужно закрепить при помощи ряда внутренних документов: трудовых и коллективных договоров, положения о порядке предоставления отпусков.

Более подробно о дополнительном отпуске при вредных условиях труда мы написали в соседней статье.

При работе особого характера

Предоставление ДО сотрудникам, работа которых отличается особым характером, оговорено в статье 118 ТК РФ. Перечень подобных «особенных» видов деятельности утверждается Правительством страны. ДО выдается таким категориям служащих, как:

• Врачи и медсестры общей практики при условии беспрерывной работы в течение трех лет.
• Сотрудники территориальных структур власти Чеченской республики или командированные в Республику.
• Работники транспорта и связи с особым характером работы.

Не все категории сотрудников, имеющих право на ДО, перечислены в ТК. К примеру, сотрудникам органов Чеченской Республики отпуск предоставляется на основании соответствующего постановления.

При ненормированном рабочем дне

Ненормированный рабочий день предполагает режим, при котором работодатель может привлечь сотрудника к выполнению должностных функций вне установленного графика. Деятельность служащего сверх установленной продолжительности трудового дня не предусматривает выплаты компенсаций в денежной форме. В качестве компенсаций выступает предоставление оплачиваемого ДО.

Подробнее о предоставлении дополнительного отпуска при ненормированном рабочем дне можно ознакомиться в отдельной статье.

При ненормированном рабочем дне предоставляется ежегодный ДО, минимальная продолжительность которого составляет 3 дня (указана в статье 119 ТК). Работодатель не вправе сокращать продолжительность ДО, однако может увеличить его длительность. Максимальная длительность отдыха утверждена пунктом 8 Правил «О ДО» от 30 апреля 1930 года. Согласно до сих пор актуальному закону, отпуск может длиться до 14 дней (календарных). Порядок предоставления отпуска установлен Постановлением Правительства № 884.

На что ориентироваться работодателю при определении длительности дополнительного отдыха? Обычно продолжительность отдыха зависит от того, часто ли сотрудник задействован в сверхурочной работе. Если это редкая практика, то и отпуск будет коротким.

ВАЖНО! Ненормированный рабочий день сотрудника должен быть зафиксирован в трудовых договорах и коллективных соглашениях. Данная необходимость оговорена в статье 57 ТК РФ.

При работе в районах Крайнего Севера

Минимальная продолжительность ДО при работе в условиях Крайнего Севера утверждена статьей 321 ТК РФ:

• При работе в районах Крайнего Севера – 24 дня.
• При работе на территориях, по условиям приравненных к Крайнему Северу – 16 дней.

Также отпуск, согласно статье 302 ТК РФ, предоставляется лицам, работающим вахтовым способом в условиях Крайнего Севера.

Согласно статье 322 ТК, два ежегодных отпуска могут быть объединены. Совокупная продолжительность такого отдыха не должна быть более полугода. Если при сложении обоих ДО выходит длительность свыше 6 месяцев, остаток перераспределяется на следующий отпуск. К примеру, при сложении двух ДО получилась продолжительность в 7 месяцев. Один месяц будет присоединен к следующему дополнительному отпуску.

При работе на условиях совместительства

Определение совместительства изложено в 282 статье ТК РФ. Согласно Кодексу, это выполнение определенной работы в свободное от основного труда время. Совместительством подобный труд будет являться только в том случае, если он является регулярным. Особенности предоставления ДО в данной ситуации оговорены в статье 286 ТК РФ. Отпуск на месте работы по совместительству предоставляется одновременно с отпуском на основном месте трудоустройства. Если на первом месте человек отработал менее полугода, а потому не может рассчитывать на отпуск, то ДО оформляется авансом.

При профессиональном заболевании

Если заболевание или инвалидность сотрудника были получены вследствие ЧП на производстве, работодатель обязан предоставить ДО. Выдается он для того, чтобы работник смог получить полноценное санаторно-курортное лечение. К периоду отпуска прибавляется время, которое требуется человеку для проезда до курорта. ДО оплачивается из средств ФСС.

Для медицинских работников

Право на дополнительный отпуск предоставляется только после того, как была проведена оценка условий труда. Данный порядок оговорен статьей 116 ТК РФ. Если при оценке условия были признаны вредными или опасными, сотрудники могут рассчитывать на получение дополнительного отдыха. Рассмотрим продолжительность ДО для различных категорий медработников:

• Врачи психиатрических учреждений, оказывающие непосредственную помощь больным, – 35 дней.
• Персонал лабораторий психиатрических больниц – 21 день.
• Врачи, предоставляющие противотуберкулезную помощь, – 14 дней.
• Сотрудники рентген-лабораторий в противотуберкулезных больницах – 21 день.
• Врачи, оказывающие помощь ВИЧ-инфицированным, – 14 дней.

Данный перечень приведен в Постановлении Правительства от 6 июня 2013 года № 482. Если сотрудник имеет несколько оснований для получения допотпуска, выбирается только одно. К примеру, человек одновременно и помогает ВИЧ-инфицированным, и работает в психиатрическом учреждении. По первому основанию ему положен отпуск в 14 дней, по второму – 35 дней. Продолжительность ДО суммироваться не будет. Длительность отпуска составит 35 дней.

Для пенсионеров

Работающие пенсионеры могут рассчитывать только на неоплачиваемый ДО. Длительность его составляет 14 дней. Если пенсионер имеет оформленную инвалидность, продолжительность отпуска увеличивается до 60 дней.

Для ветеранов боевых действий

Дополнительный отпуск ветеранам предоставляется на основании следующей нормативной базы:

• ФЗ №5 «О ветеранах».
• ФЗ №76.
• Статьи ТК 128, 116, 125.

Государство предоставляет ветеранам следующие льготы:

• Возможность получения ежегодного отпуска в любое удобное время.
• Неоплачиваемый отпуск до 35 дней.
• Оплачиваемый ДО сроком до 15 дней.

К ветеранам боевых действий относятся участники летного состава, работники воинских частей и подвергшиеся ранению.

Для инвалидов

В законе не предусмотрен специальный ДО для инвалидов. Дополнительные дни отдыха предоставляются на общих основаниях. К примеру, если инвалид работает в тяжелых условиях.

ВАЖНО! Работодатель вправе предоставлять ДО служащим с инвалидностью. Данная льгота фиксируется в коллективных договорах и нормативных актах предприятия.

Более подробно о дополнительном отпуске для инвалидов 2 и 3 группы мы рассказываем в другой статье.

Порядок оформления оплачиваемого ДО

Рассмотрим все важные этапы оформления дополнительного отпуска:

1. Издается приказ о ДО. Он должен соответствовать форме Т-6 или Т-6а. Правила оформления изложены в Постановлении Госкомстата № 1.
2. Составление записки-расчета, на основании которой предоставляются отпускные. Напомним, что работник должен получить все нужные выплаты за три дня до начала отдыха (согласно 136 статье ТК). Соответственно, записку требуется оформить заранее. Составляется она на основании Постановления Госкомстата по форме Т-60.
3. В 8 раздел личной карточки сотрудника нужно внести сведения о предоставленном дополнительном отпуске: отработанное время, продолжительность отпуска, дату начала и завершения. Понадобится также указать основание предоставления ДО. В личную карточку заносятся реквизиты приказа об отпуске.
4. Ставятся все необходимые отметки в табеле учета рабочего время. Коды для дополнительного отпуска: «ОД» и «10».

Сотрудник должен своевременно получить все необходимые выплаты. В процессе оформления важно правильно рассчитать продолжительность ДО. Следует учитывать, что в современном законодательстве длительность отпуска указана в календарных днях. Однако иногда при проведении расчетов приходится упираться на законы старого образца, в которых указываются только рабочие дни без учета выходных.

ВНИМАНИЕ! Допотпуск предоставляется на основании письменного заявления работника. Если отпуск не оплачивается, работодатель не имеет права отправить в ДО сотрудника по своей инициативе. На все требуется письменная инициатива служащего.

Что делать, если сотрудник отказывается от допотпуска?

Работник имеет право отказаться от дополнительного отпуска и потребовать выплаты компенсации. Требование нужно оформить в виде письменного заявления. Работодатель может как выплатить компенсацию за неиспользованный ДО в полном объеме, так и отказать в просьбе сотрудника.

Как отразить отпускные в бухгалтерском учете?

Выплаты, произведенные в связи с ДО, относятся к расходам по обычным формам деятельности предприятия. Отражать их нужно по дебету учета расходов на производство. Корреспонденция – счет 70 «Расчеты с персоналом».

ВАЖНО! Если совокупная длительность ежегодного отдыха сотрудника (включая ДО) превышает 28 дней, выплаты за последующие дни будут включены в состав бухгалтерского убытка.

При выдаче отпускных образуется постоянное налоговое обязательство. Его нужно отразить по дебетовому счету 99 «Прибыль и траты». Корреспонденция – кредитовый счет 68 «Расчеты по налогам»

НДФЛ при выплатах в связи с ДО

НДФЛ удерживается в дату выплаты средств работнику. Данное правило изложено в пункте 4 статьи 226 НК. Согласно статьям 209 и 210 НК отпускные являются налогооблагаемым доходом сотрудника. НДФЛ будут удерживаться в любом случае, даже если ДО предоставляется работнику в связи со вредными условиями труда.

ВАЖНО! Дополнительный отпуск положен лицам, подвергнувшимся действию радиации во время катастрофы на Чернобыльской АЭС. Он, согласно положениям письма Минфина от 23 июля 2010 года, облагаться НДФЛ не будет.

Удержание страховых взносов

Согласно части 1 статьи 7 ФЗ №212 отпускные по дополнительному отдыху облагаются страховыми взносами. Существует только одно исключение – выплаты в связи с отпуском, предоставленным людям, подвергнутым радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Это особый случай, так как выплаты являются скорее не отпускными, а компенсацией за вред здоровью. Данная форма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Включение отпускных по ДО в состав расходов по налогу на прибыль

Траты налогоплательщика – это любые начисления сотрудникам: зарплата, компенсации, различные стимулирующие начисления, отпускные (согласно статье 255 НК РФ). Траты будут признаны расходами в целях оплаты налогов только в том случае, если они подтверждены первичной документацией. Налогооблагаемой базой являются только выплаты по ДО, продолжительность которого установлена законодательством.

Если длительность отпуска превышает установленные сроки, выплаты по оставшимся дням не относятся к налогооблагаемой базе.

Налогооблагаемой базой согласно пункту 24 статьи 270 НК РФ не будут считаться выплаты по ДО, который предоставлен на основании коллективных договоров и нормативных актов предприятия. К примеру, на предприятии работает сотрудник с инвалидностью. Данной категории служащих не предоставляется согласно закону дополнительный отпуск. Однако работодатель может самостоятельно установить ДО для сотрудника. Предоставляться отпуск будет на основании нормативных актов предприятия. Отпускные, выдаваемые на период отдыха, не будут считаться налогооблагаемой базой.

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Дополнительные отпуска по ТК РФ — это регламент предоставления отдельным категориям трудящихся ежегодного отдыха сверх установленной продолжительности в 28 календарных дней. Помимо Трудового кодекса и других нормативных актов федерального уровня, правила предоставления допотпусков устанавливаются локальным нормативным актом предприятия.

Особенности допотпуска

Наряду с основным отдыхом в 28 календарных дней, законом установлены дополнительные отпуска ( ТК РФ, ст. 116 ), и они оплачиваются. Кроме того, существует возможность отдохнуть от работы без сохранения заработной платы. Работодатель вправе утвердить на предприятии и другие виды отпусков (часть 2 ст. 116). Порядок и принципы их предоставления определяются в коллективном договоре или иных ЛНА. Мнение выборного органа работников учитывается в обязательном порядке.

Таким образом, дополнительные отпуска бывают оплачиваемыми и неоплачиваемыми. ТК РФ и внутренние нормативные акты предприятий регулируют их продолжительность и порядок предоставления. Следует помнить, что организации вправе увеличивать количество дней допотдыха, предусмотрев это локальными актами. Оформлять их следует так же, как ежегодные оплачиваемые или административные (без сохранения заработной платы).

Срок выплаты отпускных — не позднее трех календарных дней до его начала (например, если отдых начинается в понедельник, перевести отпускные необходимо не позднее четверга).

За непредоставление дополнительных дней отдыха к работодателю применяется ответственность в виде штрафов в размерах и порядке, установленных ст. 5.27 КоАП .

Кому положены допотпуска и какой продолжительности

Этот вопрос урегулирован главой 19 ТК РФ , где дан список оснований для получения дополнительного времени отпуска. Этот перечень неполный, отпуска сверх установленной продолжительности вводятся и иными нормами. Закон связывает установление такого отпуска с местом работы (например, Крайний Север) или ее характером (выполнение определенных обязанностей), графиком и т. д. В соответствии со ст. 116 ТК РФ, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется отдельным категориям работников.

Ненормированный рабочий день

На основании ст. 119 ТК РФ дополнительный отпуск работающим в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется, если по условиям трудового соглашения установлен рабочий день с нефиксированной продолжительностью. Этим способом работодатель компенсирует переработку. Оплачивается он в том же порядке, что и основной, его заменяют денежной компенсацией по заявлению сотрудника. Она рассчитывается исходя из среднего заработка. Следует помнить, что в трудовое соглашение обязательно включается условие об установлении работнику ненормированного рабочего дня. И если в течение года работник не привлекался к работе за пределами фиксированной продолжительности дня, отпуск все равно предоставляется. А всего в год гарантирован не один дополнительный день к отпуску, а минимум три календарных дня такого отдыха.

Образец заявления при ненормированном рабочем дне

Особый характер работы

За особый характер работы ( ст. 118 ТК РФ ) дополнительный отдых гарантирован сотрудникам, особенности труда которых перечислены в соответствующих постановлениях правительства РФ. Они регламентируют и его продолжительность: например, врачам и медсестрам, если они проработали непрерывно более трех лет (постановление № 1588).

Вредные, опасные условия труда

Этому случаю посвящена ст. 117 ТК РФ , которая говорит, что если условия труда отнесены ко 2, 3 или 4 степени вредности, дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться продолжительностью минимум 7 дополнительных дней отдыха. Конкретное число дней для каждого работника указывается в коллективном договоре. Также обязанность работодателя по предоставлению такого отдыха фиксируется в трудовых договорах. Работодатель перечисляет деньги вместо дней только за дни, превышающие минимальное время отдыха, если это прописано в отраслевом соглашении и колдоговоре.

Следует помнить, что полное количество дней отдыха полагается тем, кто во вредных условиях отработал 11 и более месяцев. В противном случае продолжительность рассчитывается пропорционально отработанному времени в таких условиях.

При этом в стаж для получения допотдыха не включаются:

• периоды нахождения на больничном;
• время в отпуске по беременности и родам;
• период, в который беременная женщина, или кормящая грудью, или имеющая ребенка до года была переведена на легкие работы;
• период, в который сотрудник выполнял государственные или общественные обязанности.

На основании п. 12 постановления № 273/П-20 в счет времени для определения стажа засчитываются только дни, в которые работник трудился во вредных условиях не менее половины дня. Это значит, что если сотрудник менее 50% рабочего времени проработал во вредных условиях, такой день в расчет стажа для допотпуска ему не зачтется. Если 51% и более — такой день зачтется в стаж как полностью отработанный во вредных условиях. Но Верховный Суд признал такую норму недействительной и в своем решении от 26.01.2017 № АКПИ16-1035 (также см. решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 № ГКПИ2004-481) установил единственно верным при расчете такого стажа руководствоваться нормой ст. 121 ТК РФ : брать в расчет фактически отработанное время. Таким образом, на сегодняшний день стаж исчисляется:

• в днях, если работник отработал в таких условиях весь день;
• в часах, если он работал неполный рабочий день. Количество отработанных во вредных условиях часов затем пересчитывается в дни, исходя из установленной работнику продолжительности рабочего дня.

Работодатель обязан обеспечить учет рабочего времени, отработанного работником, в том числе времени, отработанного во вредных или опасных условиях труда.

Инвалидам

В число тех, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск, входят и люди с ограниченными возможностями.

Предоставление инвалидам отдыха сверх обычной продолжительности (не менее 30 календарных дней) с оплатой предусмотрено ст. 23 ФЗ-181 от 24.11.1995. Это право есть у всех работников-инвалидов независимо от присвоенной группы инвалидности.

В соответствии с ТК РФ, инвалидам 3 группы, для которых установлен ненормированный день, предоставляется не менее 3 календарных дней. Работодатель в коллективном договоре вправе разработать собственные правила режима труда и отдыха, в том числе для трудящихся у него инвалидов.

Есть у работников-инвалидов и право на допотпуск без оплаты продолжительностью до 60 календарных дней в году ( ст. 128 ТК РФ ).

Медработникам

К числу тех, кому положен дополнительный отпуск, относятся и некоторые категории медицинских работников. Им положены дополнительные дни отдыха за выполнение работы особого характера (например, врачам общей практики при нахождении в должности не менее 3 лет, по постановлению правительства РФ № 1588 от 30.12.1998), а некоторым — за труд во вредных условиях. Перечень таких должностей и условия предоставления указываются в подзаконных актах, постановлениях правительства РФ.

Северянам

Таким работникам полагается допотпуск, длительность которого, в соответствии со ст. 321 ТК РФ , составляет 24 календарных дня. 16 календарных дней — продолжительность допотпуска, предоставляемого гражданам, трудящимся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Работникам, пострадавшим на производстве

Кто еще вправе отдохнуть дополнительно? Гражданам, здоровью которых причинен вред вследствие несчастного случая на производстве или профзаболевания, — вот кому предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения (ст. 17 ФЗ-125 от 24.07.1998). Он полагается, если необходимо санаторно-курортное лечение по заключению врачей. Кроме того, в его длительность включается и время проезда к месту лечения и обратно.

Чернобыльцам

Чернобыльский отпуск предоставляется отдельным категориям граждан, участвовавшим в ликвидации аварии или попавшим в зону поражения, длительность его зависит от степени поражения здоровья и определяется в законе от 15.05.1991 № 1244-1. Он предоставляется по заявлению работника, к которому необходимо приложить подтверждающие статус документы.

Подробнее об этом читайте в статье «Чернобыльский отпуск».

Предоставление неоплачиваемых допотпусков

Правила предоставления неоплачиваемого отдыха регулируются ст. 128 ТК РФ :

• работающим пенсионерам (по возрасту) гарантирован дополнительный отпуск 14 дней в течение года;
• инвалидам — до 60 дней;
• ветеранам боевых действий — до 35 дней в году.

Основанием для ухода на отдых служат заявление сотрудника и приказ руководителя. Отказать лицам, перечисленным в ст. 128 ТК РФ, работодатель не имеет права.

Образец заявления от пенсионера, инвалида, ветерана

Примеры расчетов

Пример расчета стажа для допотпуска.

Рабочие дни за год по производственному календарю — 248. Следовательно, среднемесячное количество рабочих дней равно 20,66 дня (248 / 12 мес.). За расчетный период отработано 230 дней.

Стаж работы равен 11 месяцам (230 / 20,66 = 11,13, а с учетом округления — 11 месяцев). По расчету сотруднику положено полное количество дней отпуска.

Пример расчета количества дней допотпуска.

В трудовом договоре установлено 10 дней допотпуска, поэтому за каждый месяц стажа полагается 0,83 дня отдыха. По дальнейшим расчетам, сотрудник получит право отдохнуть все 9 дней (0,83 × 11 мес. = 9,13, с округлением — 9).

Разрешено ли заменить компенсацией

По общему правилу это разрешается, но только ту часть, которая превышает установленную ТК РФ стандартную продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха. В ст. 126 ТК РФ установлены и исключения. Беременным женщинам предоставляется дополнительный отпуск, а не денежные средства.

Кроме того, нельзя вместо отдыха предложить компенсацию несовершеннолетним работникам и трудящимся во вредных и опасных условиях. Она разрешается, только если длительность отдыха превышает установленную минимальную (7 дней) и только за превышающую эту норму часть.

Кому положен дополнительный отпуск

Дополнительные дни к отпуску — это добавочные выходные, предоставляемые определенным категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. Если их не предоставить, компанию оштрафуют.

Кто вправе претендовать

Статья 116 Трудового кодекса Российской Федерации определяет, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск и каким категориям он предоставляется.

1. Работники, занятые на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Речь идет о гражданах, чьи условия труда по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными или опасными (2, 3 и 4 степени). Им положено отдыхать дополнительно не менее 7 календарных дней. Причем продолжительность добавочного отдыха за вредные условия труда должна устанавливаться трудовым договором на основании отраслевого, межотраслевого соглашения и коллективного договора с учетом результатов проведенной спецоценки.

2. Работники, имеющие особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) Правительство РФ, которое определяет, кому положен дополнительный отпуск, зафиксировало для него минимальную длительность и условия (количество дней определяется отдельно для каждой группы трудящихся).

Так, например, врачам общей практики полагается дополнительно три дня в году оплачиваемых выходных при условии, что в этой должности человек непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 № 1588). Работникам, командированным в Чеченскую Республику, придется выделить два добавочных оплачиваемых календарных дня за каждый полный месяц работы (в соответствии с п. 5 все еще действующего Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440 «Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике»). До сих пор отсутствует общее Постановление Правительства РФ с единым перечнем таких работников, поэтому выделять бонусные выходные за особый характер работы затруднительно.

Важно! Если предприятие самостоятельно разработает правила об очередных и дополнительных отпусках и укажет в них перечень специалистов и длительность выходных, то оплата этих дней производится за счет собственных средств после уплаты налога на прибыль.

3. Работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). В этом случае ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации (не менее 3 календарных дней). Если человек трудится в условиях ненормируемого рабочего дня, то добавочные выходные ему полагаются, даже если за год он ни разу не привлекался к деятельности за пределами рабочего дня (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

4. Работники, занятые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ и Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1). Требования: сотрудникам, постоянно работающим на Крайнем Севере, необходимо предоставлять дополнительно не менее 24 календарных дней; сотрудникам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, необходимо выделить не менее 16 календарных дней; сотрудники, трудящиеся в остальных районах Севера, должны отгулять не менее 8 календарных дней. Право на дополнительные дни отпуска на общих основаниях имеют лица, работающие в этих районах по совместительству и выезжающие туда для выполнения работ вахтовым методом (ст. 302 ТК РФ). В стаж работы, дающий лишние выходные, включаются календарные дни работы в перечисленных регионах.

5. Работники, имеющие право в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Здесь речь идет о гражданах, помимо перечисленных выше, чья привилегия на дополнительный отдых зафиксирована законодательно. Часть постановлений, регулирующих этот вопрос, была утверждена еще во времена существования СССР, и до сих пор имеет свою юридическую силу.

Например:

• инвалиды любой группы (общая продолжительность их отдыха составляет не меньше 30 дней в году);
• лица, подвергшиеся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы (от 7 до 14 дней в зависимости от статуса, указанного в удостоверении);
• спортсмены и тренеры (не менее 4 дней в году);
• служащие органов внутренних дел (от 3 до 15 дней в зависимости от стажа службы).

При наличии профсоюза в организации его представителей тоже необходимо привлечь к обсуждению. И если уж на предприятии принято решение о выделении бонусных дней отдыха, то люди должны оповещаться об этом, и впоследствии отказать им в таких выходных работодатель не сможет.

Что еще надо знать

Право на отпуск возникает у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. Если добавочные дни приходятся на государственные праздничные дни, то они не включаются в число календарных дней отдыха и не оплачиваются (статья 151 «Исчисление продолжительности отпусков», часть первая статьи 147). Можно как объединять положенные дни с регулярным отпуском, так и воспользоваться своим правом в удобное время по согласованию с работодателем. Важно, чтобы один из периодов составлял 14 дней непрерывно.

В табеле учета рабочего времени добавочные выходные дни обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10». Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, то в табеле это обозначается буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».

Компенсация

Оплата бонусных выходных производится в том же порядке, что и обычного очередного отпуска, то есть исходя из среднего уровня зарплаты трудящегося. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, компенсируется деньгами на основании заявления, но не всегда. В обязательном порядке, по (ст. 126 ТК РФ), беременным женщинам предоставляется дополнительный отпуск и следующим категориям граждан:

• несовершеннолетним;
• лицам, подвергшимся радиационному заражению во время ликвидации Чернобыльской катастрофы;
• работникам, трудящимся во вредных, опасных условиях труда.

Образцы заявлений

В основной и дополнительный оплачиваемые отпуска работники обязаны уходить по графику. Тогда писать заявление не нужно. Но если сотрудник с согласия работодателя отправляется отдыхать вне графика или хочет получить денежную выплату, то заявление необходимо.

Образец заявления на предоставление дополнительных дней ежегодного отпуска (скачать Word)

Генеральному директору

ООО «Звезда»

Иванову И.И.

от главного инженера

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск в количестве 10 календарных дней и дополнительный оплачиваемый отпуск в количестве 7 дней с 10 января 2019 года.

01.01.2019 П.П.Петров

Образец заявления на предоставление компенсации за дополнительный ежегодный отпуск (скачать Word)

Генеральному директору

ООО «Звезда»

Иванову И.И.

от главного инженера

Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со ст. 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период

10 апреля 2018 г. — 09 апреля 2019 г. в количестве пяти календарных дней.

05 апреля 2019 года П.П.Петров

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.