Как правильно написать письмо-запрос

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

«на основании наших предварительных договорённостей»;
«в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
«в соответствии с заключенным договором»;
«для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

«просим сообщить о…»;
«будем крайне признательны, если Вы…»;
«просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

«просим ответить по возможности скорее»;
«настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
«просим дать ответ в двухнедельный срок»;
«с нетерпением ждём Вашего письма»;
«прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

индивидуальными предпринимателями;
частными гражданами;
представителями органов власти;
общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

Наименование отправителя.
Наименование получателя (адресата).
Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

по обычной почте;
по е-мэйл;
передать по факсу;
передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

READ

Общие правила проживания в многоквартирном доме

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

прайс-лист;
условия акции, предоставления скидок;
технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

форма доверенности на представление интересов в Росреестре

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге. Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.

Если нет фирменного бланка, то можно писать на листе формата А4 указав в верхнем левом углу все необходимые данные – номера телефонов, контактные лица, адреса. Содержание письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера. Всё зависит от того, какая информация запрашивается.

В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате. В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.

Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью. После чего оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера. Также указывается дата написания письма-запроса.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

разъяснение мотива письменного обращения;
ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
суть обращения;
конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
регистрация в качестве исходящей документации.

ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

«шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
дата, исходящий номер;
название запроса, отражающее характер просьбы;
личное обращение (кроме запросов в госорганы);
суть просьбы;
вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
завершение документа (подпись, печать).

ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх. № 12

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

название;
ИНН;
адрес;
ФИО и подпись руководителя;
печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура»
г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

правильное указание реквизитов автора письма;
ясное изложение проблемы;
по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

В АКБ «Мосбанк»
123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
проживающего по адресу:
123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
д. 90, кв. 213,
тел. 222-66-88
e-mail: lynch@mail.ru

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках , текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Запрос на предоставление документов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

физического лица или его представителя;
юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
деловым партнерам;
контрагентам;
головному предприятию и нижестоящей организации;
дочерней фирме;
обособленному подразделению;
органам корпоративного управления;
поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

должно иметь все необходимые реквизиты;
составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
о дисквалифицированных по решению суда лицах;
сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях;
сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.

набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера;
об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг;
о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции;
инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

целью получения необходимых сведений;
регламентом, если адресатом является госорган;
составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

Генеральному директору ООО «Холод»

Прохладная ул., 9

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2022 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и кому отправить

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:

о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.

оформляйте на бланке организации;
используйте деловой язык и стиль;
в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
используйте существующие образцы деловой переписки.

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

30 дней со дня регистрации;
45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

Если объем запрошенной информации превышает установленный правительством предел, то адресат в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет обратившемуся уведомление об объемах информации, ее стоимости и порядке оплаты. Если запрос находится вне компетенции адресата, он в течение 7 дней уведомляет об этом и называет орган, в который рекомендуется направить повторное обращение (ч. 7 ст. 18 ФЗ-8).

Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.

В каких ситуациях пишут запрос для получения информации

Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.

Обратиться компания вправе к следующим адресатам:

коммерческим партнерам, контрагентам за недостающими сведениями, отчетами, документами;
к различным организациям, чтобы уточнить данные о бывших работниках;
к государственным органам за разъяснениями, документами — в ПФР, налоговую инспекцию, Росстат, Росреестр, ФСС, медицинские учреждения и т.д.

В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:

прейскуранты на товары и услуги;
документы или заверенные копии;
уточнение условий предстоящих сделок;
данные о финансовом состоянии клиента (при кредитовании, например);
сведения об ассортименте продукции;
о технической характеристике товара;
о дате и способах доставки изделий;
о скидках и акциях и др.

В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:

о получении сведений из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
о владельцах объектов недвижимости;
о людях, дисквалифицированных по постановлению суда;
о нормативах и законодательных актах и др.

Разглашать информацию, содержащую коммерческую тайну и персональные данные людей, никто не вправе. Если предполагается, что в корреспонденции есть личные данные, то необходимо взять согласие на их обработку ( ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ №152 от 27.07.2006).

Кто и в какой форме составляет запрос

Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.

Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:

нормативные и законодательные акты;
постановления судебных инстанций;
контракты, заключенные ранее с контрагентами.

Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:

от кого отправляется (наименование компании с реквизитами и контактами);
кому адресовано (название компании и Ф.И.О руководителя);
дата и место составления;
исходящий регистрационный номер;
суть вопроса (описывается, какие данные запрашиваются и на каком основании, например, «в связи с договором», «на основании переговоров», «в соответствие с законом» и т.п.;
должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
печать (если принято в организации).

Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образцы

Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.

При составлении ориентируйтесь на этот бланк:

«___»______________20___г.

№___

Просим прислать вас _______________________________________________

А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.

Как отправить запрос о получении документов

Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:

По электронной почте. Это быстро и удобно, но не всегда надежно, если речь идет об официальных запросах.
По обычной почте с уведомлением о доставке. Это надежно, но подходит для отдельных писем, для массовой рассылки используют предыдущий вариант.
С курьером. Удобен для важных писем конкретному партнеру или госструктурам.
Факс, хоть и несколько устаревший, но еще актуальный в некоторых случаях.

Сколько ждать ответа на письмо-запрос

На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.

В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).

Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.

Если вопрос не входит в компетенцию госоргана, он обязан переправить его в другую организацию в течение недели (ст. 8 ФЗ №59). В целом на рассмотрение обращения дается один месяц (ст. 12 того же закона).

Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).

Как правильно написать письмо-запрос

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Назначение и содержание

индивидуальными предпринимателями;
частными гражданами;
представителями органов власти;
общественными деятелями и др.

Наименование отправителя.
Наименование получателя (адресата).
Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Отправить можно разными способами:

по обычной почте;
по е-мэйл;
передать по факсу;
передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

О предоставлении информации

прайс-лист;
условия акции, предоставления скидок;
технические характеристики товара и т.п.

О подтверждении информации

О предоставлении документов

Запрос в налоговую инспекцию

Запрос в банк

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях: готовые примеры и образец письма-запроса

В России, нельзя просто так получить какую – либо информацию или документацию не написав официальный запрос в письменной форме. Для составления подобной бумаги существует определённые правила и требования для сотрудников. Если она написана правильно, то составитель сможет сэкономить массу своего времени. Для чего необходим документ? Куда отправляется? Что такое предоставление котировок? Эти и многие другие вопросы рассмотрим в статье.

Для чего необходим документ?

Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.

Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.

Внимание! Если использовать чистый листок, то придётся написать всю эту информацию в левом углу сверху.

Общие правила составления

Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:

Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.

Готовые примеры написания таких писем можно скачать ниже.

Как пишется:

О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.

Куда отправляется?

Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.

Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.

На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.

Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.

Справка! Если нет желания связываться с российской почтой, то вполне можно осуществить отправку через интернет.

Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.

Возможные ответы

Положительный

Положительный ответ также представляет собой деловое письмо, поэтому оно тоже должно быть оформлено правильно. Стоит отметить, что при получении запроса необходимо дать на него ответ как можно быстрее. Излишнее промедление может выставить организацию, в которую пришёл запрос в дурном свете.

Ответ на запрос в обязательном порядке должен оформляться на бланке организации, в которую пришло письмо.
Он должен содержать всевозможные реквизиты, такие как:

ИНН;
ОГРН;
дату составления;
подпись составителя;
регистрационный номер;
информацию об исполнителе.

Отрицательный

Отрицательный ответ должен быть построен немного иначе.

Первым делом, нужно выразить благодарность за обращение в организацию, которая пишет ответ.
Потом нужно чётко сформулировать причины отказа в предоставлении информации или документов.
Далее, следует констатировать, что на основании вышеизложенных причин организация вынуждена отклонить запрос или отказать. При написании ответа такого типа необходимо использовать исключительно вежливые формулировки, так как текст, написанный сухим тоном, может обидеть отправителя письма и сформировать у него неправильное мнение об организации, которая прислала ему такой ответ.
Помимо этого, составителю ответа настоятельно рекомендуется указать в тексте другие органы, имеющие возможность предоставить подобную информацию.
Ещё следует прописать, когда и при каких обстоятельствах можно добиться от них желаемого. Конечно, писать подобное следует, если есть точная информация относительно подобного.

Как обосновать причину отказа?

Основания могут быть разными в зависимости от ситуации. Например, налоговая служба присылает запрос на предоставление фактур, накладных и т.д. При этом запрос производиться вне налоговых проверок и мотивируется необходимостью получения сведений относительно конкретной сделки.

В данной ситуации можно сослаться на статью 93 НК РФ. В ней чётко прописано, что вместе с требованиями должна быть предоставлена копия поручения того органа, который хочет произвести проверку контрагента. Ещё в ней прописано что:

Если налоговая служба запрашивает определённую документацию о сделке на весомых основаниях вне проверок, то она вправе требовать данные бумаги у участников данной сделки или прочих лиц, располагающих ими.
При проведении проверок налоговый орган имеет полное право направлять поручения об истребовании нужной ему документации, касающейся деятельности человека, которого проверяют. В такой ситуации в поручении должно быть чётко прописано, какое именно мероприятие проводится, сведения, на основании которых можно идентифицировать сделку, интересующую налоговую службу.

Важно! Любое несоответствие с пунктами статьи НК РФ, описанными выше, может послужить основанием для обоснованного отказа в предоставлении документов или сведений, которые в них содержатся.

О том, как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.

Предоставление котировок – что это такое?

Если верить статье 72 ФЗ №44, то запрос котировок представляет собой определение поставщика, подрядчика или исполнителя, в рамках которого неограниченному кругу лиц предоставляются сведения относительно потребностей заказчика.

Статья 72 №44-ФЗ. Проведение запроса котировок

Под запросом котировок понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд товарах, работах или услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса котировок и победителем запроса котировок признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта.
Заказчик вправе осуществлять закупки путем проведения запроса котировок в соответствии с положениями настоящего параграфа при условии, что начальная (максимальная) цена контракта не превышает пятьсот тысяч рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения запроса котировок, не должен превышать десять процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем сто миллионов рублей.
Не допускается взимание платы за участие в запросе котировок.

Люди получают сведения за счёт их размещения в единой информационной системе. Победителя в таком случае определяют из числа участников закупки имеющей ценовое предложение, которое является минимальным, это позволяет минимизировать коррупционную составляющую в сфере закупок.

Когда используют данный метод, то не допускают внесение обеспечения, а также иное взимание оплаты любого типа. Когда производится запрос котировки, то основным фактором, влияющим на определение поставщика, исполнителя или подрядчика является цена.

При этом заказчику, должно быть, обеспечено получение контракта, обладающего максимальной выгодой. Однако запрос котировки может быть осуществлён не всегда, а только в том случае, когда выполняются следующие условия:

Максимальная стоимость определённого контракта не превышает 500000 руб.
Общий объём годовых закупок, производимый при помощи запроса котировок не должен превышать 10% от общего объёма денег. Последние выделяются с целью осуществления закупок, которые производит заказчик за отчётный период.

Подробнее о предоставлении информации по запросу цен читайте здесь.

Из всего изложенного выше можно сделать вывод, что сам запрос, как и ответ на него должен быть составлен в соответствии с определёнными правилами. При их нарушении запрос, скорее всего, будет не удовлетворён, а неправильно написанный ответ может сформировать ошибочное мнение об органе, который его прислал.