Гарантийное письмо на возврат денежных средств

Формы и правила заполнения гарантийного письма

Гарантийное письмо удостоверяет обстоятельства сделки, в т. ч. размер долга одной стороны перед другой, является признанием задолженности, подтверждает факт возникновения обязательств между сторонами договора. Оно может быть дополнением к договору или выполнять его роль.

Чтобы гарантийное письмо смогло выполнить свою функцию, необходимо при его написании учитывать характерные особенности составления документа.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Специальных правил, которые регламентируют оформление и использование гарантийных писем в российском законодательстве, нет. Поэтому при составлении руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо больше выступает частью договора, в котором более полно отражаются все условия сделки. Оно является дополнительным гарантом выполнения обязательств, определенных договором.

В отдельных случаях гарантийное письмо может заменять договор.

Классификация

Гарантийные письма в зависимости от предназначения, какую сделку они обеспечивают, можно проклассифицировать по разным видам и формам.

Основными видами являются:

  • письмо-оферта;
  • письмо-акцепт;
  • дополнительное соглашение.
Гарантийное письмо-оферта

Оферта – это письменное предложение договориться, содержащее существенные условия сделки. Понятие и процедура применения предложения описана в статье 435 ГК РФ. Для того, чтобы оферта могла быть частью договора, в ней должны содержаться его индивидуальные признаки (наименование товара, услуги, срок выполнения, порядок доставки).

Обязательно должен быть прописан срок, т. к. оферта, направленная в адрес клиента, не может быть отменена в течение указанных периодов для ответных действий, если в самом тексте не содержится других условий. Какие предложения может содержать оферта:

  • оказания услуг;
  • произведения оплаты за товары и услуги;
  • выполнение работы;
  • доставка товара.

В письме-оферте может содержаться одновременно одно или несколько условий.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт – это согласие лица, которому адресована оферта. Оно выступает второй составной частью договора. Согласно ст. 438 ГК РФ, акцепт должен быть полным и безоговорочным, поэтому выражения одного только письменного согласия недостаточно. Гарантийное письмо-акцепт должно содержать порядок действий, необходимых для совершения сделки, обозначенной в письме-оферте.

Обратите внимание, при акцепте предложения считается, что клиент согласен на все условия оферты. Если клиент не акцептовал оферту, значит обязательств между сторонами не возникли.

Дополнительное соглашение

Гарантийные письма не содержат достаточной информации по условиям сделки. В них не прописываются порядок расчетов, ответственность за нарушение условий, способы урегулирования споров.

Чтобы более точно обозначить права и обязанности сторон сделки, можно заключить дополнительное соглашение. Однако, в этом случае проще оформить стандартный договор.

Какие формы гарантийного письма существуют

Форма гарантийного письма обозначает, для каких целей оно составлено. Наиболее распространенными направлениями являются:

  • оплата задолженности;
  • в налоговую;
  • арендная плата;
  • выполнение работ;
  • купленный товар.
По оплате задолженности

Письмо, гарантирующее оплату задолженности, является признанием долга со стороны должника. Оно может быть составлено, если должник в силу обстоятельств не может погасить задолженность в срок. Письмо должно содержать на какой срок переносится оплата и обязательство по погашению.

В налоговую

Гарантийное письмо могут запросить в налоговой инспекции при регистрации юридического лица. Это происходит в случае, когда требуется подтвердить юридический адрес местонахождения компании, если она арендует помещение. Гарантийное письмо по аренде, будет выступать подтверждением, что собственник помещения намеревается заключить договор аренды с регистрируемой организацией и предоставить ей юридический адрес.

READ
Могут ли меня лишить прав за статью 12.10 ч.1?
На оплату аренды жилья

Гарантийное письмо по оплате аренды жилья потребуется в случае, если арендатор не имеет возможности внести плату за арендуемое помещение в настоящий момент. В этом случае он может согласовать с арендодателем возможность и условия отсрочки платежа. При положительном ответе арендатор составляет арендодателю гарантийное письмо с указанием срока переноса оплаты.

На выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ будет содержать обязательства подрядчика по их исполнению в срок и в полном объеме. Оно может быть составлено в преддоговорный период и будет выражать серьезность намерений подрядчика.

В период выполнения работ, чтобы конкретизировать сроки их проведения. Гарантийное письмо может выполнять роль договора между сторонами. В этом случае подрядчик указывает в письме какие работы и в какие сроки он обязуется выполнить, а заказчик в акцепте принимает обязательства по оплате.

На поставку товара

Гарантийное письмо-оферта содержит предложение поставки товара. Оно составляется, если поставщик хочет предложить взаимовыгодное сотрудничество другой компании. Предназначением документа выступает проявление заинтересованности потенциального партнера и впоследствии заключения договора на поставку товара.

Другие формы документа

Аналогичные гарантийные письма составляются при осуществлении и других событий и сделок в процессе хозяйственной деятельности компаний или для физических лиц.

Например, гарантия, что контракт будет заключен в установленный срок; при получении займа должник гарантирует выплату займодавцу в установленный срок в определенной сумме; студенту необходимо гарантийное письмо о том, что работодатель примет его на работу для предоставления в ВУЗ.

Юридическая сила документа

Главные юридические функции гарантийного письма:

  • доказательство факта оформления соглашения между контрагентами;
  • удостоверение условий обязательств между сторонами сделки;
  • факт признания задолженности.

Как правильно составить документ

Поскольку установленной законом формы гарантийного письма нет, оно составляется в зависимости от вида, формы, кто является составителем. При написании обязательно соблюдать правила делового общения, четкие и понятные формулировки.

Необходимо учитывать реальные свои возможности по выполнению принимаемых обязательств.

Какая информация должна присутствовать в документе

Какие реквизиты должны присутствовать в обязательном порядке, независимо от статуса составителя:

  • номер и дата;
  • адресат;
  • вид гарантийного письма;
  • текст предложения или обязательства;
  • данные отправителя;
  • подпись составителя с расшифровкой.
От юридического лица

Если составителем гарантийного письма выступает юридическое лицо, документ будет иметь следующие особенности:

  • составляется на фирменном бланке компании;
  • должен содержать юридический адрес, контактные телефоны, реквизиты банковского счета организации;
  • документ подписывается первым лицом компании, гл. бухгалтером, ставится печать.

Пример письма на оплату задолженности:

письмо на оплату задолженности

При написании писем других видов, меняется только их содержательная часть.

письмо на поставку товара

Пример текста письма на поставку товаров:

гарантийное письмо по выполнению работ

Пример текста гарантии по выполнению работ:

письмо на прием на работу

Пример текста письма на прием на работу:

От индивидуального предпринимателя

Особенность гарантийного письма от предпринимателя в том, что у него может не быть расчетного счета и печати, поэтому он вписывает свои данные паспорта. Если расчетный счет открыт, форма письма будет аналогичной, как по юридическому лицу.

От физического лица

Написание гарантийного письма физическим лицом требует указания в нем паспортных данных и места регистрации составителя. Форма и содержание документа остаются стандартными.

гарантийное письмо от физического лица

Пример:

Образец документа

гарантийное письмо

Стандартный бланк документа выглядит следующим образом:

Формулировка текста может включать дополнительные необходимые условия.

Распространенные ошибки при заполнении документа

Какие самые распространенные ошибки допускаются составителями гарантийных писем:

  • Расплывчатые формулировки. Документ должен содержать четкие и понятные условия предложения или обязательства, не допускать двусмысленности или иносказания.
  • Не прописываются существенные условия сделки. Не указывается сумма, объем, срок исполнения обязательств, ответственность сторон. Необходимо максимально точно обозначить все существенные параметры.
  • Не указывается контактная информация. Это является необходимым условием гарантийного обязательства.
  • Не прикладываются дополнительные документы. Если содержание гарантийного письма требует дополнительный документ-подтверждение, оно должно быть приложено. Например, свидетельство о праве собственности при представлении гарантийного письма в налоговую службу для регистрации ООО.
READ
Как оплатить квартплату через интернет онлайн

Как вручить документ

  • Лично под роспись руководителю компании или уполномоченному лицу. При этом нужно либо приготовить два экземпляра документа, чтобы на втором была поставлена подпись о получении, либо получить расписку о принятии.
  • Использование курьерской доставки.
  • Отправка по почте с уведомлением о вручении.
  • Использование электронных способов отправки.

Советы юристов

Для того, чтобы правильно составить гарантийное письмо, юристы советуют обратить внимание на следующее:

  • Из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. Просто признать наличие задолженности мало, необходимо указать № и дату договора, реквизиты первичных документов (накладных, актов приемки-передачи).
  • В документах должны быть четко определены стороны сделки. Недостаточно указывать только наименование, т. к. вполне могут быть зарегистрированы юридические лица с одинаковыми названиями. Поэтому дополнительно надо указать, как минимум ИНН компаний.
  • Получать гарантийные письма лучше всего с личной подписью и синей печатью, а не по электронной почте. Может потребоваться проверка подписи на аутентичность, если письмо не подписывалось в присутствии другой стороны.

Будет ли иметь гарантийное письмо юридическую силу в суде?

Это зависит от того, как составлен документ. Если в нем изложены все необходимые сведения, которые подтверждают согласие на исполнение обязательств, то суд непременно примет его во внимание. Если письмо составлено неправильно, оно может быть проигнорировано или учтено как несущественное доказательство.

Зачем банку требовать составления гарантийного письма о погашении задолженности должником?

Здесь все дело в сроке исковой давности. Если он истекает, написание должником гарантийного письма будет считаться признанием задолженности и продлит срок еще на 3 года. Поэтому по тем долгам в отношении которых есть вероятность погашения без судебных разбирательств, кредитор таким образом оставляет за собой возможность обращения в суд, если долг всё же не будет погашен добровольно.

Письмо о возврате денег на расчетный счет

Бывает, что организация должна вернуть денежные средства, переведенные контрагенту. Причины могут быть разными. В этом случае компания должна отправить второй стороне письмо о возврате денег на расчетный счет. Разберемся, как его составить.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Образец и бланк документа актуален для 2022 и 2022 годов.

В каких ситуациях нужно отправлять такое письмо?

Можно назвать несколько ситуаций:

  1. Деньги были переведены по ошибке. Например, бухгалтер ошибся с суммой и перечислил больше, чем нужно. Или перевод по привычке был сделан компании, с которой организация уже не сотрудничает.
  2. Расторжение договора или изменение его условий.

К сведению! Если поступил некачественный товар, то оформляют претензию (письмо) на возврат товара, акт о выявленных недостатках и заполняют накладную по форме ТОРГ-2.

Письмо о возврате денег отправляют контрагенту, когда они уже списаны со счета и перечислены компании-получателю. Деньги, полученные ошибочно, организация обязана вернуть, поскольку тут имеет место неосновательное обогащение (ст. 1102 ГК РФ).

Составляем письмо о возврате денег на расчетный счет

Документ составляют в произвольной форме, законодательно закрепленного бланка не существует. Распечатывать письмо рекомендуется на фирменном бланке компании, содержащем все данные о ней (название, ИНН, КПП, адрес и т. п.).

READ
Наследование вкладов после смерти

Какая информация должна быть в письме:

  1. Об организации. Автоматически ставится, если письмо будет на бланке компании.
  2. Кому адресовано письмо. Указывают должность и ФИО руководителя.
  3. Исходящий номер. Его присваивают всей корреспонденции, которую отправляет компания. Под таким номером письмо регистрируют в журнале исходящей корреспонденции.
  4. Дата написания.
  5. Наименование документа.
  6. Текст письма. Здесь объясняют, почему контрагент должен вернуть денежные средства (ошибка в сумме, расторжение договора и т.п.), когда и по какому платежному поручению они были переведены, в каком размере, по какому договору, на какой счет. Затем формулируют просьбу: вернуть денежные средства в течение определенного времени. Не забываем указывать сумму. Необходимо включить реквизиты, также можно приложить их к письму. Для указания на обязанность компании вернуть деньги желательно сослаться на законодательство (ст. 395 ГК РФ, ст. 1102 ГК РФ) и последующее обращение в суд.
  7. Приложения к письму. Это может быть копия платежного поручения, реквизиты для перевода денег, акт сверки взаиморасчетов.

Письмо заканчивается подписью руководителя компании. Количество экземпляров не ограничивается: можно составить несколько: для контрагента, руководителя, главного бухгалтера и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком стоит приложить, поскольку он может внести ясность в расхождениях в учете.

К сведению! Для написания документа нужно использовать официально-деловой стиль, следует избегать разговорных и просторечных слов и выражений. Не должно быть орфографических и другого вида ошибок.

Образец письма о возврате денег на расчетный счет

Общество с ограниченной ответственностью «Мегатрон»
Адрес: 426008, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 123, оф. 3
ИНН 1823456785, КПП 1234567896, ОГРН 2233445566789, тел.: 8 (3412) 33-33-33

Генеральному директору
ООО «Фламинго»
Широбокову Ивану Ивановичу

Исх. № 123
«12» июля 2022 года

Письмо о возврате денег на расчетный счет

На Ваш расчетный счет были излишне перечислены денежные средства в размере 45000 (сорока пяти тысяч) руб. по платежному поручению № 345 от «10» июля 2022 года по договору подряда № 234 от «28» июня 2022 года. Причина — ошибка в расчетах.

Просим вернуть денежные средства в течение 7 (семи) календарных дней согласно п. 2 ст. 314 ГК РФ. Реквизиты счета прилагаем.

  1. Акт сверки взаиморасчетов от «12» июля 2022 года.
  2. Платежное поручение № 345 от «10» июля 2022 года.
  3. Выписка банка о списании денежных средств от «12» июля 2022 года.
  4. Реквизиты счета.

Генеральный директор
ООО «Мегатрон»

Романов / Николай Ильич Романов

Как передать документ контрагенту

Чтобы получить подтверждение того, что письмо доставлено адресату, можно отправить его такими способами:

  1. По почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
  2. Лично или курьером. В этом случае надо иметь при себе два экземпляра письма. Один останется у адресата, а второй с проставленной отметкой о получении — у компании отправителя.

Важно получить подтверждение о вручении, поскольку оно может пригодиться в суде, если компания-получатель откажется возвращать денежные средства.

Внимание! Хранить письмо о возврате денег на расчетный счет необходимо 5 лет, как и любую деловую переписку.

Сроки возврата денег

Согласно законодательству ошибочные или излишне перечисленные платежи нужно возвращать в течение 7 дней с момента получения требования об этом (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Если имеет место незаконное удержание денег и уклонение от взыскания, то действует норма п. 1 ст. 395 ГК РФ: на сумму долга будут начисляться проценты.

READ
Оспаривание сделки купли продажи квартиры

Точно такая же практика по начислению процентов используется при расторжении договора поставки товаров. Норма прописана в ст. 487 ГК РФ.

Письмо на возврат денежных средств от поставщика

Расскажем, как правильно составить письмо на возврат на примерах с актуальными бланками документов.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги. Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

  • реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
  • банковские реквизиты для возврата средств;
  • имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
  • тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
  • предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Документы которые устанавливают правила

Образец письма на возврат денег от поставщика

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

READ
Как оформить опекунство над родителями в 2022 году

Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Гарантийное письмо о выплате задолженности по договору — это официальный документ, в котором заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту.

Скачать бланк гарантийного письма заказчика о задолженности по оплате из КонсультантПлюс
Скачать образец гарантийного письма по оплате задолженности из КонсультантПлюс
Скачать образец гарантийного письма о погашении задолженности с графиком платежей
Скачать образец гарантийного письма об оплате за товар
Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности по аренде

Что представляет собой гарантийное письмо

Иногда у заказчика нет возможности своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он направляет поставщику гарантийное письмо.

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы такой гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях, используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, сообщить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно рассчитать и взыскать неустойку.

Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его необходимо составлять грамотно и корректно. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

  1. У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью: гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
  2. Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
  3. В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основой прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008).

Если исполнитель принял гарантийные обязательства от заказчика, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

Если нарушения произошли не по вине заказчика, а из-за не зависящих от него причин (например, отсутствие бюджетных средств на оплату по причине задержки финансирования), то судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.

Как составить гарантию

Форму бланка заказчик разрабатывает самостоятельно, руководствуясь своими потребностями. Инструкция, как правильно написать письмо о задолженности по оплате от имени организации-заказчика:

  1. Документ составляется на фирменном бланке. В шапке обязательно проставляется номер и дата исходящего обращения, указывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя.
  2. В текстовой части описывают причину задолженности и период гарантии, в течение которого будут проведены взаиморасчеты.
  3. При необходимости указывают реквизиты сторон.
  4. После текста идут подписи ответственных лиц — руководителя и по возможности главного бухгалтера.
  5. Оттиск печати ставится, если она используется в учреждении.
READ
Что такое 13 зарплата и кому она положена в 2022 годах?

Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.

Вот образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности заказчику, — используйте шаблон в работе:

Дата: «__» _________20____

Гарантийное письмо на оплату задолженности

Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г.

Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования.

Руководитель _______________________ /_____________/

Главный бухгалтер ________________________/_______________/

пример гарантийного письма об оплате задолженности

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Как написать поставщику письмо на возврат денежных средств

Письмо на возврат денежных средств — это письменное обращение к партнеру. Его направляют контрагенты, обнаружившие ошибки при перечислении средств и желающие получить деньги назад.

В жизни хозяйствующего субъекта складываются ситуации, при которых необходимо вернуть денежные средства, ранее перечисленные поставщику. Рассмотрим отражение операций в бухгалтерском учете и юридические нюансы при возвращении денежных средств.

Как получить деньги назад

Возможны различные причины, вследствие которых необходимо вернуть деньги, например:

  • излишнее перечисление денежные средства;
  • ошибочное перечисление;
  • расторжение или изменение условий договора.

Чтобы вернуть деньги при переплате или получить их назад в связи с возвратом некачественного товара, необходимо направить требование поставщику. Это может быть письмо на возврат денежных средств в связи с отказом от товара или в связи с ошибкой при перечислении средств.

Как составить требование

Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление на возврат денежных средств составляется в свободной форме, на фирменном бланке, в котором указывают:

  • банковские реквизиты, куда поступят излишне перечисленные денежные средства;
  • основания, по которым были неверно переведены деньги или произошла переплата;
  • реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
  • ожидаемый срок поступления денег;
  • подпись и расшифровку ФИО ответственного лица — руководителя организации.

Шаблон заявления

Заявление при переплате

Заявление на возвращение аванса

В целях устранения разногласий с поставщиком рекомендуем к письму приложить акт сверки расчетов.

Образец акта сверки

При составлении требования и акта сверки обязательно сделайте ссылку на договор.

Если товар некачественный

Если покупатель выявил недостатки оплаченного товара, он направляет поставщику претензию и акт возврата товара (или акт о выявленных недостатках), возврат оформляет с помощью накладной. Брак, замеченный при приемке товара, оформляйте с помощью унифицированной формы ТОРГ-2.

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки:

Излишне перечислен аванс

Дт 51 Кт 62 — поступил аванс;

Дт 51 Кт 76/2 — излишне полученная сумма.

Дт 60 Кт 51 — перечислена предоплата;

READ
Оплата сверхурочной работы по ТК РФ при окладе

Дт 76/2 Кт 51 — излишне перечисленная сумма.

Дт 51 Кт 76/2 — ошибочно полученная сумма.

Дт 76/2 Кт 51 — ошибочно перечисленная сумма.

Расторжение или изменение условий договора

Дт 51 Кт 62 — поступила предоплата.

Дт 60 Кт 51 — перечислен аванс.

При возвращении ошибочных платежей совершаются обратные бухгалтерские записи.

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода. При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Срок возврата платежей

Ошибочно или излишне перечисленные платежи возвращаются в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

В случаях неправомерного удержания денежных средств и уклонения от их взыскания на сумму долга начисляются проценты в соответствии с нормами, изложенными в п.1 ст. 395 ГК РФ и п. 5 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением норм о неосновательном обогащении (Инф. письмо ВАС РФ №49 от 11.01.2000).

Аналогичные обращения по начислению процентов применяются при расторжении договора поставки товаров (п. 3 – 4 ст. 487 ГК РФ).

Чтобы избежать выплаты процентов за пользование чужими деньгами, обратите внимание на дату документа и не позднее семи дней исполните обязательства.

Иная юридическая ситуация складывается в случае возвращения аванса при расторжении или изменении договора подряда. Организация, получившая предоплату, приступила к выполнению работ. В этом случае подрядчик обязан доказать, что на момент получения уведомления о расторжении договора часть его уже выполнена. При выполнении этого условия подрядчик удерживает часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора, и возмещает убытки, причиненные прекращением договора подряда (ст. 717 ГК РФ).

Хранение документации

Вся служебная переписка хранится не менее 5 лет, не являются исключением и письма на возвращение денег.

Если хозяйственная деятельность ведется активно и переписка объемная, используйте журнал регистрации входящих и исходящих писем, утвердив его форму в учетной политике и включив в должностные обязанности ответственного лица обязанность вести журнал учета корреспонденции.

Письмо о возврате денежных средств

Ситуации, когда необходимо вернуть ошибочно или излишне перечисленные на счет контрагента деньги нередки в финансовой практике. Ситуация эта не из приятных, но и не безнадежна – разрешить ее можно, отправив письмо о возврате денежных средств в обслуживающий банк.

  • Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств
  • Письмо на возврат денежных средств: образец и форма документа в конкретных ситуациях
  • Письмо о возврате перечисленных денежных средств: образец по вариантам и нюансы формирования
    • Первое письмо: возврат ошибочно перечисленных денежных средств
    • Второе письмо: возврат излишне перечисленных денежных средств
    • Третье письмо: на возврат денежных средств от поставщика

    В этом обзоре вы найдете информацию о том, как правильно оформить письмо на возврат денежных средств (образец мы приведем на каждую из возможных ситуаций), рекомендации по особенностям формирования письма применительно к каждому случаю, а также разъяснения о том, каким образом пишется претензионное письмо о возврате денежных средств (образец со сносками на законодательную базу), которое используется в тех случаях, когда контрагент, на расчетный счет которого поступили средства не торопится их возвращать.

    Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств

    Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:

    излишне перечисленной суммой;

    ошибочной отправкой платежа контрагенту, его получившему;

    некорректным указанием платежных реквизитов (неточностью в написании расчетного счета, или реквизитов банка, обслуживающего контрагента плательщика).

    В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.

    Письмо на возврат денежных средств: образец и форма документа в конкретных ситуациях

    В номенклатурной сетке внутренних документов письмо возврата денежных средств – это ходатайство, сутью которого является просьба плательщика вернуть в адрес отправителя деньги, излишне или ошибочно перечисленные.

    Стандартной формы такого письма, утвержденной законодательно, не существует. Однако в деловой финансовой переписке используются образцы, содержание и форма которых сложились с учетом многолетней практики. Кроме того, могут использоваться формы, рекомендованные конкретными банками, клиентом которых является плательщик.

    Используйте наш бланк письма. Как его правильно заполнить, зависит от ситуации, в которой нужно вернуть деньги: образцы заполнения мы покажем далее

    Как написать письмо о возврате денежных средств? Принцип формирования содержащихся в письме сведений и их последовательность идентичен требованиям к формированию деловых документов:

    письмо банку о возврате денежных средств составляется на фирменном бланке плательщика, если такового нет – в верхней границе листа указываются стандартные регистрационные данные и банковские реквизиты заявителя;

    ФИО и должность руководителя компании-контрагента,

    наименование возглавляемой им организации;

    суть ходатайства, изложенная в следующей последовательности:

    информация о произведенном платеже – когда, на основании чего (к примеру – договор, требование, п/п или иные документы) и в какой сумме были перечислены средства,

    причины, являющиеся основанием для возврата,

    сумма, подлежащая возврату,

    сроки, в течение которых необходимо осуществить возврат денежных средств;

    сведения в подписанте и дате формирования документа.

    Обращаем внимание! Если в адрес контрагента направляется письмо-претензия о возврате денежных средств (как правило, претензия отправляется в случае, если на первичное обращение получатель не отреагировал), в него включается дополнительный пункт – информация о рассмотрении претензии через судебную инстанцию, выдвижение требований на начисление штрафных санкций за незаконное использование финансов, ответственность согласно действующему законодательству.

    Письмо о возврате перечисленных денежных средств: образец по вариантам и нюансы формирования

    Принцип написания информационной части заявления о возврате средств имеет общую концепцию, однако ее содержание различается с учетом причины подачи ходатайства. Рассмотрим три варианта и нюансы написания писем.

    Первое письмо: возврат ошибочно перечисленных денежных средств

    Данный вариант ходатайства актуален для случаев, когда плательщик отправил средства на расчетный счет контрагента, которому они не предназначались. К примеру, на возврат ошибочно перечисленных денежных средств письмо, образец которого мы рассматриваем в этой части, должно быть подано, если:

    отправителем платежа была допущена ошибка при автоматическом выборе получателя в электронной форме платежного поручения;

    платеж был отправлен контрагенту, с которым сотрудничество завершено;

    банк произвел зачисление денег по ошибочным реквизитам.

    и в иных, аналогичных случаях.

    В первом и втором приведенных случаях, претензия на возврат составляется на имя получателя платежа. В третьем случае – претензия адресуется банку, который в приведенной ситуации фактически нарушил правила совершения банком платежных операций и несет ответственность в соответствии со ст. 866 ГК РФ.

    Второе письмо: возврат излишне перечисленных денежных средств

    Данная версия письма актуальна в случаях, когда отправитель платежа неверно указал, а в частности – неправомерно завысил, сумму перечисляемых средств, допустив ошибку в расчетах или механическую ошибку.

    Приводим пример, как должно быть написано письмо на возврат излишне перечисленных денежных средств, образец которого содержит указание на тип ошибки, и дополнительные документы – акт сверки, подтверждающий переплату.

    Третье письмо: на возврат денежных средств от поставщика

    Письмо о возврате денежных средств за товар – это уже не столько заявление о возврате денег, сколько полноценная финансово-правовая претензия, которая и оформлена должна быть соответствующим образом.

    Содержание этого письма, которое в свою очередь может впоследствии стать документальным доводом при рассмотрении иска в хозяйственном арбитраже, должно в обязательном порядке иметь:

    сноску на положения Договора о поставке товара,

    указание на непоступление или ненадлежащее качество товара;

    невыполнение обязательств поставщиком в части соблюдения сроков поставок.

    Данный вид претензии на возврат средств подразумевает обязательное наличие и предоставление банку подтверждающих документов – договора поставок и акта сверки.

    О дополнениях к ходатайству о возврате денег

    Хотя основным документов при обращении по вопросу возврата средств является Письмо, оно не всегда признается самодостаточным документом.

    В ряде случаев (при возврате денежных средств за товар, излишне перечисленных денег) банк может и имеет право затребовать дополнительно такие документы, как:

    контракт или договор поставок;

    банковскую выписку о списании со счета плательщика денежных средств;

    и проч. расчетно-платежные документы.

    Об ответственности, предусмотренной законом за невозврат платежа

    Защиту денежных средств плательщика, ошибочно или излишне перечисленных в адрес контрагента, обеспечивает государство положениями Гражданского кодекса РФ.

    Так, нормами закона установлены для лиц, неправомерно удерживающих и не вернувших денежные средства в установленный срок, что признается законом как неосновательное обогащение:

    персональная ответственность и обязанность финансового возмещения (ст. 1102и ст. 1109 ГК РФ);

    размер процентов, которые обязан уплатить получатель платежа, неправомерно удерживающий и не вернувший денежные средства в установленный срок .

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Гарантийное письмо

    Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

    На начало 2022 года материал полностью актуален.

    Что такое гарантийное письмо

    Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

    Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

    Что должно содержать гарантийное письмо

    Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

    • от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
    • реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
    • дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
    • суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
    • должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
    • печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
    • если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

    Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

    Образцы гарантийных писем

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

    Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

    Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

    Гарантийное письмо об оплате задолженности

    Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

    Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

    Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

    Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

    А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

    ООО «ВАСИЛЕК»

    ОГРН _____________ИНН_______________

    Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

    Гарантийное письмо

    Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) оплату по счету № 147/р в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за размещение рекламы, в срок до 01.08.2018 г.

    Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

    В любом случае необходимо указать, что именно вы гарантируете сделать, и в какой срок.

    Однако, обязательствами по договору может быть и, к примеру, поставка товара, выполнение работ. Приведем пример гарантийного письма на поставку товара (образец):

    ООО «ВАСИЛЕК»

    ОГРН _____________ИНН_______________

    Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

    Гарантийное письмо

    Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

    Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

    А также, образец гарантийного письма на выполнение работ по договору подряда:

    Гарантийное письмо о приеме на работу

    Гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу — еще один вид гарантийного письма. В нем, как нетрудно догадаться, работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии на определенную оплату. К примеру, такое письмо может понадобиться для оформления визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране. Либо, студенту, который стажировался у данного работодателя, и тот пообещал его у себе устроить после окончания обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

    Как видите, ничего сложного в составлении гарантийных писем нет. Главное — внимательность.

Ссылка на основную публикацию